Elektronikus számla befogadása és megőrzése
Az elektronikus számlázásnak nemcsak a kibocsátása, hanem a befogadása is felvet kérdéseket, sokszor nagy kihívás elé állítja a számla befogadóját. Minden esetben a számla befogadójának a feladata kialakítani olyan belső ügyviteli rendszert vagy megoldást, melyen keresztül a számlák ellenőrzése, feldolgozása megtörténik.
A számla befogadója dönti el például azt is, hogy az elektronikus számlát elektronikus formában vagy papíralapon szeretné feldolgozni. Van arra is lehetőség például, hogy a feldolgozás során az elektronikus számlákat a befogadó kinyomtassa, a befogadási folyamatban különböző adatokkal lássa el. Azt is megteheti, hogy a feldolgozás során az elektronikus számla kinyomtatott képét ugyanúgy tárolják, mintha papíralapú számla lett volna.
Ugyanakkor fontos hangsúlyozni, hogy bizonyító erővel egyedül az elektronikus számla rendelkezik, tehát hiteles dokumentumként az elektronikus számlát kell megőrizni. Így függetlenül a fenti megoldásoktól, kiemelt szerepe van az archiválásnak.
Elektronikus számlák megőrzése
Az elektronikus számlák megőrzésének olyan módon kell történnie a 114/2007. (XII. 29.) GKM -rendelet alapján, mely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, valamint védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a vétlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. Ugyanakkor a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabályunk számos egyéb követelményt is támaszt az archiválással szemben, de ugyanígy tartalmaz archiválásra vonatkozó előírásokat az áfatörvény és az Art. is. Tehát a látszólag egyszerűnek tűnő alapelvből egyre bonyolultabb jogszabályi környezet tárul fel előttünk, melyeknek való megfelelés nem kevés erőfeszítésbe kerül a gazdálkodó szervezetek részéről.
A GKM-rendelet három technikai megoldást sorol fel, amelyek elősegítik az előbbi követelmények teljesítését:
-
legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott dokumentum megfelelő megőrzése: a módszer előfeltétele, hogy a dokumentum tartalmazzon legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást. A hosszú távú megőrzéshez ezen kívül időbélyeg is szükséges, mellyel archiváláskor is elegendő ellátni a dokumentumokat, amennyiben az nem tartalmazott időbélyeget.
-
zárt rendszer alkalmazása: a rendelet alapján ez a megoldás kizárólag akkor alkalmazható, ha a dokumentumon nincs elektronikus aláírás, vagy nem EDI rendszerben készült. Az informatikai rendszer zártságát egy akkreditált tanúsító szervezet által kiállított tanúsítvány igazolja.
-
elektronikus adatcsere (EDI) rendszer igénybevétele: a megőrzés is lehet az EDI rendszeren belül. A jogszabály olyan archiválási rendszer kiépítését írja elő, mely megfelel az alapkövetelményeknek. Iránymutatásként tartalmazza, hogy az utólagos módosítás kritériumát akár időbélyeg elhelyezésével is lehet garantálni.
A fentieken túlmenően az archiválás módszerére, technikájára vonatkozóan nem lehet egy egzakt listát adni. Mindegyik társaságnak saját magának kell kialakítania azt a rendszert, melyben az elektronikus bizonylatokat a jogszabályi előírásoknak megfelelően tudja archiválni. Azonban léteznek olyan alapelvek, melyeket minden elektronikus dokumentum megőrzésére kötelezettnek be kell tartania, függetlenül annak technikájától.
A hosszú távú megőrzés során figyelembe kell venni, hogy a különböző jogszabályok milyen hosszú megőrzési kötelezettséget írnak elő. Ebből a szempontból a legtágabb az Számv. tv., melynek a 169. § (2) bekezdése alapján a számviteli bizonylatot nyolc évig meg kell őrizni. Tehát olyan informatikai megoldást szükséges keresni az archiválásra, mely biztosítja az ilyen hosszú megőrzési időt.
Az előkereshetőség követelménye alatt azt kell érteni, hogy egy adott elektronikus számla belátható időn belül legyen megtalálható. Természetesen teljesen mást jelent az előkereshetőség a gyakorlatban néhány darab számla esetén, vagy több ezer számlánál.
Egy elektronikus dokumentum értelmezhetőségének, olvashatóságának kritériumaként köznapi értelemben azt értjük, hogy az adott dokumentumot meg lehet nyitni, a képernyőn meg lehet tekinteni. A digitális archiválás szabályairól szóló rendelet azonban előírja, hogy a megőrzésre kötelezettnek a dokumentumok olvashatóságát a dokumentumok megjeleníthetőségét lehetővé tevő szoftver- és hardverkörnyezet biztosításával is lehetővé kell tennie. Tehát a bizonylat megőrzésére kötelezettnek megőrzési kötelezettsége nemcsak az elektronikus számla fájlokra, hanem a fájl megjelenítését lehetővé tevő alkalmazásra, vagy ha speciális hardver szükséges hozzá, akkor az adott hardverre is kiterjed. Ezt a kötelezettséget a megőrzés teljes ideje alatt teljesíteni szükséges.
Az elektronikus számlákat a megőrzés teljes időtartama alatt logikailag és fizikailag is védeni szükséges. A logikai védelem azt jelenti, hogy olyan megoldást kell választani, mely kizárja az adatok módosítását, törlését. A fizikai védelem alatt az adattároló eszköz megrongálódása, eltűnése elleni védelmet kell érteni. A kettő együtt jelenti azt a védelmet, mely biztosíthatja az eszközön tárolt adatok hosszú távú megőrzését.
Az adatokhoz történő hozzáférésnek nem szükségszerű azonnal vagy online történnie. A jogszabályi feltételeknek az is megfelel, ha a bizonylat megőrzésére kötelezett belátható időn belül biztosítja az adatokhoz való hozzáférést. Adóellenőrzés esetén ez a belátható idő három munkanapot jelent, tehát az archiválási rendszert úgy kell kialakítania, hogy három munkanapon belül az adóellenőrzés hozzáférjen akár az összes elektronikus számlához. Ennek úgy is eleget lehet tenni, hogy az adóellenőrzés számára online elérést tesz lehetővé a bizonylat megőrzésére kötelezett, például a felhőben vagy távoli szerveren tárolt elektronikus számlák esetén.
Fontos hangsúlyozni, hogy a fenti követelményeket kell teljesíteni akkor is, ha egy társaságnak néhány darab elektronikus számlát kell megőriznie, és akkor is, ha több ezret. Természetesen a technológiának is ehhez kell igazodnia. Néhány darab elektronikus számla megőrzésére egyszerű megoldást jelent egyszer írható optikai adathordozó (CD, DVD) használata, melyre az elektronikus számlaadatokat olyan módon írta ki a megőrzésre kötelezett, mellyel egyértelműen hozzá tudja rendelni a könyvelési tételhez.
Például amennyiben a könyvelés során az adózó egy belső bizonylati számot használ, akkor az elektronikus számlát átnevezve erre a számra, megvalósul a könyvelés és az elektronikus számla közötti logikai adatkapcsolat, tehát számviteli szempontból tökéletes kontírozási megoldást is jelent. Ki kell emelni, hogy a fájlnév átírásával az elektronikus számla adattartalma nem változik meg.
Amennyiben egy társaságnak nagyobb mennyiségben szükséges az elektronikus számlákat tárolnia, akkor a fent bemutatott megoldás már nem használható. Egyre inkább racionális megoldásnak fog tűnni az archiválási célú szerverek alkalmazása, vagy komplexebb archiválási rendszerek bevezetése.
Czöndör Szabolcs
(2016-11-22)
