Speciális gazdasági események számviteli gyakorlata

A speciális gazdasági események – például a támogatások, a rendkívüli gazdasági műveletek és a végelszámolások – számviteli kezelése összetett, és pontos jogszabály-értelmezést igényel. A hibás bizonylatolás vagy téves elszámolás támogatás visszafizetését vagy jogvitát is eredményezhet, ezért az átláthatóság kiemelt feladat minden szakember számára.

A támogatások számviteli és jogi alapelvei

A támogatások elszámolása során a számviteli törvény előírásai mellett a támogatói okirat és az államháztartási szabályok az irányadók. A támogatások lehetnek vissza nem térítendő, visszatérítendő vagy vegyes típusúak. A bevételek csak akkor mutathatók ki, ha a támogatás jogszerűen elnyert és a szükséges feltételek teljesültek, ellenkező esetben a kapott összeget kötelezettségként kell nyilvántartani. A költségek elszámolásánál az időbeli elhatárolás és az összemérés elve biztosítja, hogy a támogatás bevétele és a hozzá kapcsolódó ráfordítás azonos időszakban jelenjen meg. A könyvelés során figyelni kell az előlegek kezelésére, a részben teljesített feltételek elhatárolására és a támogatás cél szerinti felhasználásának dokumentálására.

A támogatói okirat értelmezésének gyakorlati szempontjai

A támogatói okirat a támogatás elszámolásának alapdokumentuma, ezért annak minden pontját a könyvelés megkezdése előtt át kell tekinteni. A gazdálkodónak meg kell határoznia, mely költségek minősülnek elszámolhatónak, milyen időszakra vonatkozik a támogatás, és milyen bizonylatokat fogad el a támogató. Ha a támogatói okiratban rögzített feltételek eltérnek a szervezet belső könyvelési gyakorlatától, az elszámolás előtt módosítani kell a belső eljárásrendet. Fontos a támogatható költségek és a teljesítési határidők egyértelmű beazonosíthatósága. 

Bizonylatolás és könyvvezetés követelményei 

A támogatások elszámolásához csak olyan bizonylatok fogadhatók el, amelyek a támogatói okiratban meghatározott formában és adattartalommal igazolják a költségek felmerülését. A leggyakrabban elfogadott dokumentumok a számlák, bérjegyzékek, megbízási szerződések, teljesítési igazolások és bankkivonatok. A bizonylatoknak tartalmazniuk kell a támogatási szerződés hivatkozási számát vagy projektazonosítóját. Elektronikus számlák esetén a megőrzési és hozzáférési szabályokat külön ellenőrizni kell. A könyvelés során a támogatás pénzügyi rendezésekor előlegként, a feltételek teljesülésekor pedig bevételként kell kimutatni az összeget, az időbeli elhatárolás elve alapján. 

Visszafizetési kötelezettségek

A leggyakoribb hiba, hogy a költségek nem a támogatási időszakra esnek, vagy nem felelnek meg a támogatói okiratban rögzített feltételeknek. Szintén gyakori probléma a hiányos bizonylatolás, például a számlákon hiányzik a projektazonosító, vagy nem áll rendelkezésre a szerződés. Gondot okoz az is, ha a támogatott a kapott összeget idő előtt bevételként könyveli, anélkül hogy a feltételek ténylegesen teljesültek volna. Az ilyen hibák könnyen vezethetnek a támogatás részleges vagy teljes visszafizetéséhez, illetve a jövőbeli pályázati lehetőségek korlátozásához. 

A végelszámolás számviteli folyamata

Az eljárás megkezdésekor nyitó végelszámolási mérleget kell készíteni, amely a tevékenység befejezéséig fennálló eszközöket, forrásokat és kötelezettségeket tartalmazza. A végelszámolás ideje alatt a társaság folytathatja tevékenységét, de az ügyletek célja kizárólag a folyamatban lévő ügyek lezárása, a követelések behajtása és a kötelezettségek rendezése lehet.. A bevételeket és ráfordításokat időarányosan kell elszámolni. Az eljárás végén záró beszámolót és vagyonfelosztási javaslatot kell készíteni, amely a megszűnés cégbírósági bejegyzésének alapját képezi. A hibák megelőzése érdekében célszerű a végelszámolás ideje alatt folyamatos egyeztetést végezni a könyvvizsgálóval és az adóhatósággal.

Vagyonfelosztás, követelésrendezés és iratátadás

Vagyonfelosztáskor először a fennálló kötelezettségeket kell rendezni, ideértve az adó- és járulékfizetési kötelezettségeket is. A fennmaradó eszközök (például pénzeszközök, követelések vagy tárgyi eszközök) a tagok között a társasági szerződés vagy a törvényi szabályok szerint oszthatók fel. A követeléseket a zárás előtt célszerű behajtani vagy értékesíteni, mert a megszűnés után erre már nincs lehetőség. Az iratátadás során a számviteli, adózási és egyéb jogszabályok által előírt megőrzési időt (jellemzően nyolc év) biztosítani kell, és meg kell jelölni az iratőrzés helyét és felelősét. Az eljárás akkor zárható le, ha a vagyonfelosztás és az iratátadás rendben megtörtént, és a cégbíróság bejegyezte a megszűnést.

Gyakori hibák a végelszámolás során

A végelszámolási eljárások során gyakori hiba, hogy a társaság nem készít pontos nyitó végelszámolási mérleget, vagy elmulasztja az eszközök és kötelezettségek valós értéken történő felmérését. Sok esetben előfordul, hogy a könyvelésben maradnak függő tételek, rendezetlen követelések, illetve el nem számolt kötelezettségek, amelyek a záró beszámoló hitelességét veszélyeztetik.