A munkavállaló utazási költségeinek megtérítése 2019-ben

2019. január 1-jétől megszűnt a munkavállalóknak kedvezményes adózási feltételek mellett juttatható mobilitási célú lakhatási támogatás, ennek hiányában a munkáltatók leginkább az utazással kapcsolatban felmerülő költségeik megtérítésével motiválhatják a távolabb élők munkavállalását.

A magyar munkavállalók jellemzően kevésbé hajlanak arra, hogy munkájuk érdekében országon belül költözzenek vagy a megszokottnál többet utazzanak. A munkaerőhiány által nagyobb mértékben sújtott területeken működő munkáltatóknak ezért minden eszközt meg kell ragadniuk, hogy a távolabb élő potenciális munkavállalókat arra ösztönözzék, az általuk kínált munkalehetőséget elfogadva vállalják a relatíve hosszabb utazást vagy a költözést is.

Az utazási költségtérítésre vonatkozó általános szabályok

Az utazási költségtérítés által a munkáltató a munkavállaló napi, illetve heti munkába járásával kapcsolatban felmerült költségeit vállalja át, biztosítja, hogy a munkavállalónak ne jelentsen számottevő anyagi terhet a munkavégzés helyére való rendszeres eljutás, illetve az onnan való hazautazás. Az utazási költségtérítés előnye a munkavállaló számára, hogy ha azt a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló 39/2010. (II. 26.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: 39/2010. Korm. rendelet) foglalt szabályok szerint fizeti ki a munkáltató, a költségtérítés összegét a munkavállaló jövedelme kiszámítása során nem kell figyelembe venni, így arra tekintettel a munkavállalót személyi jövedelemadó fizetési, illetve járulékfizetési kötelezettség nem terheli [a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.) 25. § (2) bekezdés].

Utazási költségtérítés a munkavállalónak a lakóhelye, illetve tartózkodási helye és a munkavégzés helye közötti utazás kapcsán fizethető. A napi munkába járás, illetve hazautazás költségei nem csupán közigazgatásilag elkülönülő települések közötti utazás esetén téríthetők meg, ha a munkavállalónak a helyi közösségi közlekedési eszközzel történő utazással kapcsolatos költségek is megtéríthetők. Amennyiben a munkavállaló a munkavégzés helyét annak földrajzi elhelyezkedése miatt sem helyi, sem helyközi közösségi közlekedéssel nem tudja elérni, vagy csak olyan közösségi közlekedési eszközzel tud munkahelyére, illetve hazautazni, mely közösségi közlekedési eszköz útvonalát a település külterületén fekvő munkáltató elérhetőségének biztosítása érdekében létesítették vagy módosították, a munkába járásra vonatkozó költségtérítés szabályai szintén alkalmazhatók [39/2010. Korm. rendelet 2. §].

Az utazási költségtérítésnek két választható módja van, a munkáltató jeggyel, illetve bérlettel történő elszámolás alapján a munkavállaló részére megtérítheti annak ténylegesen felmerült költségeit, illetve azok egy részét vagy pusztán az utazás tényére tekintettel, elszámolás hiányában fizethet előre meghatározott kilométerdíjat a munkavállaló számára [Szja tv. 25. § (2) bekezdés].

A lakóhely, illetve tartózkodási hely meghatározása

A fentiekből is kitűnik, hogy az utazási költségtérítéssel kapcsolatban döntő jelentőségű, hol lakik, illetve honnan jár dolgozni a munkavállaló, ezért őt a költségtérítés kapcsán minden esetben nyilatkoztatni kell tartózkodási, illetve lakóhelyéről, valamint arról, napi munkába járása tartózkodási vagy lakóhelyéről történik-e. A nyilatkozatot elég egyszer, legkésőbb a költségtérítés igénybevételével egyidőben megtenni [39/2010. Korm. rendelet]. A későbbiekben csupán a munkavállaló e nyilatkozata lesz irányadó, a munkáltató eltérő tudomása vagy a lakcímkártyán szereplő, esetenként a nyilatkozattól eltérő adatok a költségtérítés szempontjából nem döntő jelentőségűek.

Tartózkodási helyként a rendelet nem a lakcímkártyán található tartózkodási helyet jelöli meg, hanem azt az EGT tagállamban található lakást, ahol a munkavállaló munkavégzési célból – anélkül, hogy lakóhelyét véglegesen el szándékozná hagyni – ideiglenesen tartózkodik. [39/2010. Korm. rendelet 2. § e) pont]. Ugyanez érvényes a munkavállaló lakóhelyét illetően is, annak vonatkozásában sem feltétel, hogy az a munkavállaló lakcímkártyáján állandó lakhelyként legyen megjelölve [39/2010. Korm. rendelet 2. § d) pont]. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy ahhoz, hogy a munkáltató tartózkodási helyére tekintettel a munkavállalónak utazási költségtérítést fizessen, nem szükséges, hogy a munkavállaló tartózkodási helye be legyen jelentve, a lakcímkártyán szerepeljen. Így például, ha a munkavállaló munkásszálláson él, de onnan egyébként hétvégente hazajár, akkor a munkásszállás a rendelet értelmében tartózkodási helynek minősülhet, függetlenül attól, hogy a munkavállaló a lakcímnyilvántartásba bejelentette-e. A fentiek miatt a munkavállaló lakóhelyre, illetve tartózkodási helyre vonatkozó nyilatkozatának megtétele a lakcímkártya másolatának leadásával nem pótolható abban az esetben sem, ha nyilatkozata egyébként a lakcímkártyán szereplő adatokkal megegyező tartalmú lenne, mindenképpen szükség van az elkülönülő írásbeli nyilatkozatra.

Természetesen, ha a lakcímkártyán szereplő adatok és munkavállaló nyilatkozatában foglaltak egymástól eltérnek, a munkáltató rákérdezhet a munkavállalónál, miért nem a lakcímkártyán található adatoknak megfelelően nyilatkozott, felhívhatja a munkavállaló figyelmét, hogy valótlan nyilatkozata egy esetleges adóellenőrzés alkalmával adójogi szankciókat vonhat maga után. A munkáltató azonban erre nem köteles, a nyilatkozatban foglaltakat  megkérdőjelezés nélkül elfogadhatja, a valótlan nyilatkozatból származó következményeket egyedül a munkavállaló viseli.

Napi munkába járással kapcsolatos költségtérítés fizetése elszámolás alapján

A rendeletben foglaltak szerint napi munkába járásnak azt az oda-vissza utazást kell tekinteni, melyet a munkavállaló lakó-, illetve tartózkodási helye és a munkavégzés helye között naponta, illetve a munkaidő-beosztás szerinti munkanapokon jellemzően megtesz [39/2010 Korm. rendelet 2. § (2) bekezdés b) pont]. Ha a munkavállaló napi munkába járása során átutazik Budapesten, akkor számára a BKK bérlet költségei is megtéríthetők [NAV tájékoztató a munkába járás költségtérítéséről 2018. 01. 01.]

A napi munkába járással kapcsolatos költségtérítés mértéke, a bérlettel vagy jeggyel való elszámolás fejében legalább azok árának 86%-a [39/2010. Korm. rendelet 3. § (2) bekezdés]. Ez a munkáltató döntése szerint akár az ár 100%-a is lehet, a jogszabály a napi munkába járással kapcsolatban – szemben a hazautazással – nem állapít meg maximális összeget. Értelemszerűen a költségtérítés mértéke semmiképp sem lehet a munkavállaló ténylegesen felmerült költségeinél, azaz a jegy, illetve bérlet áránál magasabb. Ha a kifizetett összeg a számlán, illetve jegyen vagy bérleten szereplő árnál magasabb, a többlet a munkavállaló jövedelmének minősül és munkabérként adózik [Szja tv. 25. § (2) bekezdés a) pont].

A munkáltató a munkavállaló költségeit elszámolás után téríti meg, ha a munkavállaló jegyet vált, akkor a jegy árát, ha bérletet vásárol, akkor a bérlet árát kell megtéríteni, nincs arra vonatkozó szabály, mely a munkavállaló választását felülírná. Az elszámolás történhet a jegy vagy bérlet átadásával, illetve sor kerülhet a munkáltató nevére kiállított áfás számla alapján történő megtérítésre is.

Hétvégi hazajárás költségtérítése elszámolást követően

Hazautazás alatt ezzel szemben azt érti a 39/2010. Korm. rendelet, ha a munkavállaló lakóhelyére (ahol életvitelszerűen él) utazik haza. A munkavállaló lakóhelye a rendelet szerinti hazautazás értelmében csupán EGT tagállamban lehet, ha a munkavállaló harmadik országba utazik haza, a 39/2010. Korm. rendelet alapján részére utazási költségtérítés nem fizethető. Hazautazásra a rendelet szerint legfeljebb heti egy alkalommal, általános munkarendtől eltérő munkaidő-beosztás, azaz munkaidőkeret alkalmazása vagy kötetlen munkarend esetén pedig legfeljebb havi négy alkalommal kerülhet sor. Nem számít tehát, hogy a munkavállaló ténylegesen hányszor utazik haza a hónapban, a 39/2010. Korm. rendelet szerint legfeljebb heti 1, illetve havi 4 hazautazás téríthető meg részére [39/2010. Korm. rendelet 2. §].

A hazautazással kapcsolatos költségtérítés összege a bérlet vagy jegy árának legalább 86%-a, 2018-ban legfeljebb havi 36 190 Ft volt [a munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítésről szóló 39/2010. (II. 26.) Korm. rendelet 3. § (3) bekezdés b) pontja szerinti hazautazással kapcsolatos költségtérítés havi felső korlátjáról 2018-ban szóló NGM közlemény]. A felső korlát azt jelenti, hogy a munkáltató havonta csupán 36 190 Ft kedvezményes költségtérítést nyújthat a munkavállalónak, amennyiben ezen felül is teljesít kifizetést, az már bérként adózik.

Költségtérítés elszámolás hiányában

Az Szja. tv. által meghatározott költségtérítés szerint – mely többek között, de nem kizárólag a saját gépjárművel történő munkába járás költségtérítésének szabályait is meghatározza – a munkavállalónak munkában töltött napokra a munkahely és a lakó-, illetve tartózkodási hely közötti közforgalmi úton mért oda-vissza távolság figyelembevételével km-ként 15 forint és hazautazásra a munkahely és a lakóhely között közforgalmi úton mért oda-vissza távolság figyelembevételével km-ként 15 forint költségtérítés jár [Szja. tv. 25. § (2) bekezdés b) pont].

Az, hogy a munkavállaló milyen közlekedési eszközt vesz igénybe, ennél a költségtérítési formánál nem lényeges, hiszen a munkavállalónak nem arra tekintettel jár a költségtérítés, hogy ténylegesen felmerülő költségeit igazolta, kizárólag az a tény releváns, hogy valahogy eljutott a munkavégzés helyére. A munkavállaló nem kötelezhető arra, hogy igazolja, milyen közlekedési eszközzel utazott, meddig tartott az út, mennyibe került stb. A munkáltatónak ebben az esetben is csupán a munkavállaló tartózkodási, illetve lakóhelyét érintő nyilatkozatát kell beszereznie, a nyilatkozat alapján kell kiszámolnia és kifizetnie a költségtérítés mértékét, az utazás körülményeit nem szükséges vizsgálnia.

Egyes munkavállalók esetében a munkáltató jogszabály alapján köteles utazási költségtérítést fizetni. Ha a munkavállaló lakó-, illetve tartózkodási helye és a munkavégzés helye között nincs közösségi közlekedés, a munkavállaló munkarendje miatt egyáltalán nem, vagy csak hosszú várakozással tudja igénybe venni a tartózkodási, illetve lakóhelye és a munkavégzés helye közötti közösségi közlekedést, ha a munkavállaló súlyos fogyatékossága miatt nem képes közösségi közlekedési járművet igénybe venni, vagy bölcsődei ellátást igénybe vevő vagy tíz év alatti köznevelési intézményben tanuló gyermekkel rendelkezik, neki legalább az Szja. tv. által meghatározott költségtérítés 60%-a jár [39/2010. Korm. rendelet 4. § (1) bekezdés]. Hosszúnak tekinthető a várakozási idő, ha az a munkavállaló személyes körülményeire tekintettel aránytalanul hosszú és az út megtételéhez szükséges időt meghaladja. Ennek alapján tehát akkor hivatkozhat a munkavállaló hosszú várakozási időre, ha tovább vár a közösségi közlekedési eszközre, mint amennyit utazik vele [39/2010. Korm. rendelet 2. §]. A 15 forint 60%-a, mely a 39/2010. Korm. rendelet 4. § (1) bekezdése szerint jár az ott meghatározott munkavállalóknak, 9 forint, ennyit a munkáltató köteles a fenti személyi körnek kifizetni. A munkáltató természetesen dönthet úgy, hogy a fenti munkavállalóknak is 15 forint kilométerdíjat fizet [39/2010. Korm. rendelet 4. § (2) bekezdés]. Ebben az esetben a költségtérítés 100%-a kedvezményes adózással fizethető ki.