A számlával szemben támasztott követelmények

Az általános forgalmi adóról szóló törvény a számlával szembeni követelményként határozza meg a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát. Rövid írásunkban összefoglaljuk, hogy mit is jelentenek az előírt követelmények, különös tekintettel arra, hogy bármelyik követelmény sérülése esetén a számla hitelessége is megdőlhet.

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 168/A. § (1) bekezdése szerint a számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

Az eredet hitelessége

Az „eredet hitelessége” a terméket értékesítő, a szolgáltatást nyújtó vagy a számlát kibocsátó azonosságának biztosítását jelenti. A számlabefogadó esetében ez annak igazolását jelenti, hogy a számla ténylegesen az azon kibocsátóként feltüntetett féltől származik, valamint, hogy ez az a személy, aki a számlán feltüntetett termékértékesítést, szolgáltatásnyújtást teljesítette.

A számla eredete hitelességének biztosítása mind a terméket beszerző, illetve a szolgáltatást igénybevevő adóalany, mind pedig a terméket értékesítő, illetve a szolgáltatást nyújtó adóalany kötelezettsége. Egymástól függetlenül biztosíthatják az eredet hitelességét.

Négy szempontot kell figyelembe venni.

1. A termékértékesítő, illetve a szolgáltatásnyújtó általi biztosítás

A termékértékesítőnek, illetve a szolgáltatásnyújtónak képesnek kell lennie annak bizonyítására, hogy a számlát valóban ő vagy az ő nevében és megbízásából állították ki. Ez a számla számviteli bizonylatok közötti nyilvántartásával érhető el. Önszámlázás vagy a számla harmadik fél által történő kiállítása esetén ez az igazoló dokumentumokkal bizonyítható.

2. A termék beszerzője, illetve a szolgáltatás igénybevevője általi biztosítás

A terméket beszerző, illetve a szolgáltatást igénybevevő adóalanynak biztosítania kell, hogy a kapott számla a termék értékesítőjétől, illetve a szolgáltatás nyújtójától vagy a számla kibocsátójától származik. Ennek érdekében az adóalany kétféle lehetőség közül választhat. Az első, hogy ellenőrzi a termékértékesítő, illetve a szolgáltatásnyújtó számlán megnevezett azonosságára vonatkozó adat helyességét. A második a számlakibocsátó azonosságának ellenőrzése.

3. A termékértékesítő, illetve a szolgáltatásnyújtó azonosságának biztosítása

A termékértékesítő, illetve a szolgáltatásnyújtó azonossága olyan adat, amelynek mindig szerepelnie kell a számlán. Ez azonban önmagában nem elegendő az eredet hitelességének biztosításához. A termék beszerzőjének, illetve a szolgáltatás igénybevevőjének biztosítania kell, hogy a számlán szereplő termékeket, illetve szolgáltatásokat ténylegesen a számlán megnevezett termékértékesítő, illetve szolgáltatásnyújtó értékesítette, illetve nyújtotta. Az adóalany e kötelezettsége teljesítéséhez bármely olyan üzleti ellenőrzési eljárást alkalmazhat, amely a számla és a termékértékesítés, illetve szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési nyomvonalat létesít.

4. A számlakibocsátó azonosságának biztosítása

Az adóalany a számlakibocsátó azonosságának biztosításához például fokozott biztonságú elektronikus aláírást vagy EDI-t használhat. A számlakibocsátó azonosságának biztosítása azokban az esetekben is alkalmazható, amikor a termékértékesítő, illetve a szolgáltatásnyújtó

állította ki a számlát, és akkor is, amikor harmadik fél állította ki a számlát, vagy a számlázás önszámlázással történt.

Az adattartalom sértetlensége

Az „adattartalom sértetlensége” azt jelenti, hogy a számlának az Áfa tv. szerinti adattartalmát nem változtatták meg a kibocsátást követően, illetve a számla egyes formái közötti konvertálás során sem.

A számla tartalma, amelyre vonatkozóan a sértetlenséget biztosítani kell, az Áfa tv-ben meghatározott tartalom.

A tartalom sértetlenségének biztosítása mind a termékértékesítő, illetve a szolgáltatást nyújtó adóalany, mind pedig a terméket beszerző, illetve a szolgáltatást igénybevevő adóalany kötelezettsége. Mindketten önállóan választhatják meg, hogy e kötelezettségüknek milyen módon tesznek eleget, vagy megállapodhatnak abban, hogy például bizonyos technológia, például EDI vagy fokozott biztonságú elektronikus aláírások révén biztosítják a tartalom változatlanságát. Az adóalany választhat, hogy e kötelezettsége teljesítéséhez például a számla és a termékértékesítés, illetve szolgáltatásnyújtás között megbízható ellenőrzési nyomvonalat létesítő üzleti ellenőrzési eljárást vagy pedig bizonyos technológiákat alkalmaz.

Abban az esetben, ha az adóalany úgy dönt, hogy a tartalom sértetlenségével kapcsolatos követelményt a fokozott biztonságú elektronikus aláírás alkalmazásával teljesíti, az egyik formátumból a másikba történő konvertálás esetén a változást ellenőrzési nyomvonalban kell rögzíteni. Még abban az esetben is, ha a tagállamok előírják, hogy a számlát eredeti, papír-, illetve elektronikus formában kell megőrizni, a számla formátuma mindenképpen megváltoztatható.

A forma a számla típusára (papíralapú vagy elektronikus), a formátum pedig az elektronikus számla megjelenítésére vonatkozik. A formátum változása jelentheti például a dátum megjelenítésének módját, például nn/hh/éééé változása a éééé/hh/nn formátumra, vagy magának a fáljtípusnak a változása is lehet, például XML.

A számla olvashatósága

A „számla olvashatósága” azt jelenti, hogy a számlának az ember számára – alapos vizsgálat, illetve magyarázat nélkül – olvashatónak kell lennie.

A számlának olyan írásmódot kell tartalmaznia, amely lehetővé teszi a számla Áfa tv. szerinti adattartalmának pontos olvashatóságát, papíron vagy képernyőn, anélkül, hogy azt alaposan meg kellene vizsgálni vagy magyarázatra lenne szükség. Így például az EDI üzenetek, az XML üzenetek vagy más strukturált üzenetek az eredeti formátumban nem tekinthetők az ember számára olvashatónak (konvertálási folyamatot követően viszont ember számára olvashatónak tekinthetők).

Az elektronikus számlák esetében ez a feltétel akkor tekinthető teljesítettnek, ha a számla kérésre ésszerű időn belül, késedelem nélkül, konvertálási eljárást követően az ember számára olvasható formában képernyőn vagy nyomtatva bemutatható. Ellenőrizhetőnek kell lennie, hogy az eredeti elektronikus fájl adataihoz képest a bemutatott olvasható dokumentum adataiban nem történt változás.

Az olvashatóság biztosítása érdekében az elektronikus számla formátum megfelelő és megbízható megjelenítőjének a teljes megőrzési idő alatt rendelkezésre kell állnia.

Az elektronikus számla olvashatósága a kibocsátás időpontjától a megőrzési idő végéig bármilyen módon biztosítható, de a fokozott biztonságú elektronikus aláírások és az EDI önmagukban nem elegendőek az olvashatóság biztosítására.