Bevételnek nem minősülő költségtérítések

A hivatali vagy üzleti utakhoz kapcsolódóan számos tévhit él jelenleg is. A felmerülő költségek viselése, a költségtérítés lehetősége, annak formái kérdésesek lehetnek. A napidíj mellett – mint a hivatali, üzleti utazással felmerülő többletköltségek kompenzálása – több olyan költség merülhet fel az utazáshoz kapcsolódóan, amelyet a munkáltató, kiküldő térít vagy téríteni kíván a magánszemélynek.

Utalvány (előleg, elszámolásra adott összeg)

Nem minősül bevételnek a magánszemélynek adott olyan összeg (utalvány értéke) –  ideértve hivatali, üzleti utazás esetén az utazásra, a szállás díjára, külföldi kiküldetés esetén az utazásra, a szállás díjára szolgáló összeget is –, amellyel szemben a magánszemély a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni, vagy – ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg – ezt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti azzal, hogy ez a rendelkezés egyébként nem alkalmazható olyan kiadások esetén, amelyeket e törvény nem ismer el a magánszemélynél költségnek [Szja tv. 7. § (1) bekezdés g) pontja].
Feltétel: jogszabályban meghatározott határidőig történő elszámolási kötelezettség. Az előlegként kifizetett összeggel a kiküldöttnek el kell számolnia ezen határidőn belül, amennyiben ez nem történik meg 30 napon belül, figyelemmel kell lenni a kamatkedvezményből származó jövedelem szabályaira.

A jövedelem megállapításánál nem kell figyelembe venni:

• a kizárólag a kifizető tevékenységével összefüggésben, a tevékenységet szolgáló eszköz megszerzése, szolgáltatás igénybevétele érdekében – 30 napot meg nem haladó időtartamra – adott előleg, elszámolásra kiadott összeget, valamint
• a külföldi kiküldetésre, külszolgálatra tekintettel adott előleg, elszámolásra kiadott összeg, feltéve, hogy annak a kifizetővel való elszámolása a visszaérkezést követő 30 napon belül megtörténik [Szja tv. 72. § (4) bekezdés c) és n) pontjai].

Utazási és szállásköltség

A jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe bevételként a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértékét, ideértve a szokásosan a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét is, továbbá a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó szállás ellenértékét, ideértve a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét is [Szja tv. 7. § (1) bekezdés q) pontja].

Kérdésként merül fel a külföldi szolgáltatásokról hozott dokumentumok, számlák, bizonylatok befogadása és az az alapján történő elszámolás ebben az esetben is.

Az Szja tv. nem írja elő, hogy az elszámolás kizárólag számla ellenében történhet, azonban a munkáltató, kifizető belső szabályzata tartalmazhat ilyen feltételt.

A legjellemzőbb költségtípus kiküldetés esetében az utazási költségek mellett a szállásköltség. Mivel a kiküldetés célja és helyszíne pontosan, vagy körülhatárolható módon meghatározható, így általában előre tervezetten a kiküldő munkáltató, kifizető rendeli, rendezi a szállást, ezért annak bizonylata a kiküldő nevére szól.

A számos igénybe vehető utazási forma miatt sokkal heterogénebb a kép az utazási költségeknél. Rövidebb utakon jellemzőbb a munkavállaló maganszemély használatában álló személygépkocsi igénybevétele, emellett természetesen a közösségi közlekedés (vonat, busz, repülő) használata a másik vonal.

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 165. § (1)-(2) bekezdése alapján minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni), s a bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell; e nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerűnek az a bizonylat tekinthető, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más – a kérdéses esetben a külföldi – jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet – hiba esetén – előírás szerűen javítottak. A számviteli bizonylat feltétlenül, de nem kizárólag csak a számla lehet. Az Szt. 166. § (4) bekezdése rögzíti továbbá, hogy: „… a befogadott idegen nyelvű bizonylaton azokat az adatokat, megjelöléseket, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez szükségesek – a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően – belső szabályzatban meghatározott módon magyarul is fel kell tüntetni.”

A könyvviteli elszámolást közvetlenül alátámasztó bizonylat – Szt. 167. § (1) bekezdés h) és i) pontjában meghatározott – általános alaki és tartalmi követelményeinek, illetve a 166. § (4) bekezdésben foglalt kötelezettségének a gazdálkodó oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető [Szt. 167. § (7) bekezdés].

Amennyiben tehát a külföldi számviteli szabályozás szerint kiállított számviteli bizonylatokról van szó – amelyek formájára, tartalmára előírtak nem feltétlenül egyeznek meg az Szt.-ben foglaltakkal – azok alapján történhet könyvelés, az azokhoz csatolt magyar nyelvű fordítás alapján rögzíthetők az adatok a könyvekben; azok a költségelszámolást megalapozó bizonylatoknak minősülnek. Célszerű lehet a gazdálkodó számviteli politikájában, számlarendjében, valamely belső szabályzatában az ilyen esetek kezelésére vonatkozóan rendelkezni.