Bizonylati fegyelem-felmerülő kérdések

Meddig kell könyvelni az egyes bizonylatokat (kimenő és bejövő számlákat, pénzeszköz változásokat, vegyes tételeket)? Hogyan kell értelmezni a Számviteli törvény 165. §-ában leírt határidőket?

Kimenő és bejövő számlák, pénzeszköz-változások, vegyes tételek könyvelési határideje: Az 165. § szerint a bizonylatokat olyan időpontban kell könyvelni, hogy azok alapján a főkönyvi könyvelés naprakész legyen, és az éves beszámoló határidőre elkészüljön. Konkrét határidőt nem határoz meg, de alapelvként a könyvelést akkor kell elvégezni, amikor az adott esemény megtörtént. Ez azt jelenti, hogy a könyvelésre az esemény bekövetkezését követően haladéktalanul sor kell kerülnie, különösen a negyedéves, féléves vagy éves zárásoknál.
A határidők értelmezése: A naprakész könyvelés érdekében a vállalkozások általában azonnal, vagy a hónap végéig rögzítik a bizonylatokat, hogy a negyedéves vagy éves zárás során a könyvelés teljes legyen. A jogszabályi előírások alapján tehát nincsen pontos napokban meghatározott könyvelési határidő, de a zárásra vonatkozó követelmények teljesítése érdekében a vállalkozásoknak saját belső szabályzatukban célszerű rögzíteniük a határidőket.
167.§ - A könyvelő lehetőségei ezek kielégítésére:

Milyen lehetőségei vannak a könyvelőnek, hogy kielégítse a 167. § (1) h) és i) pontjában leírt előírásokat, ha nem akarja ezen előírt adatokat a számlára kézzel feljegyezni?
A könyvelő választhatja azt a megoldást, hogy az előírt adatokat a bizonylatokra kézzel feljegyzi, vagy használhat olyan könyvelési szoftvert, amely lehetővé teszi ezen adatok automatikus generálását és feltüntetését a bizonylatokon.
Ha a könyvelési szoftver támogatja, a program segítségével a könyvelés időpontja, a könyvelési tételszám, valamint a felelős személy neve és aláírása automatikusan rögzíthető. Ezzel elkerülhető a kézi feljegyzés.

Milyen formában, illetve listán tömbösítve teljesíthető-e a bizonylatok igazolása, melyet a 167. § (3) pontja ír elő?
Lehetőség van továbbá a bizonylatokhoz kapcsolódó adatok elektronikus formában történő nyilvántartására is, ahol a bizonylat számához rendelik a könyveléshez szükséges adatokat, beleértve a felelős személyek nevét és az időpontokat [167. § (3) pont].
Bizonylatok igazolása listán tömbösítve: A 167. § (3) bekezdése szerint a bizonylatok igazolásához szükséges adatok és információk, például a bizonylat készítésének időpontja, a könyveléshez kapcsolódó dokumentáció és a felelős személyek adatai megadhatók tömbösítve is. Ez azt jelenti, hogy nem szükséges minden egyes bizonylatot egyedileg igazolni, hanem az azonos típusú vagy tartalmú bizonylatokat csoportosítva is lehet kezelni, például egy összesítő listán.

A banki mozgások papír alapú jóváhagyása elvárás-e, vagy helyettesíti a banki felület használóinak korlátozott száma és a bank által rögzített jóváhagyási dokumentáció?
Banki mozgások jóváhagyása: A papír alapú jóváhagyás nem minden esetben kötelező. Ha a banki felület használatának korlátozott száma van, és a bank által biztosított rendszer megfelelő hitelesítési és jóváhagyási dokumentációt nyújt (például naplózza, ki és mikor hajtott végre egy tranzakciót), akkor ez megfelelhet a bizonylati fegyelem követelményeinek.
Elektronikus dokumentáció helyettesítése: A számviteli törvény nem zárja ki az elektronikus dokumentációt, feltéve, hogy az megfelel az adatok biztonságos tárolására, visszakereshetőségére és hitelességére vonatkozó követelményeknek. Az elektronikus dokumentáció helyettesítheti a papír alapú jóváhagyást, ha megfelel ezeknek a kritériumoknak.