Credit note, debit note kontra számla helyesbítés

A külföldi vevők gyakran arra kívánják rábírni a magyar vállalkozást, hogy a korábbi számláinak módosítását egyetlen terhelési vagy jóváírási értesítővel rendezzék egymás között. A külföldi vállalkozások többsége számára a magyar számlázási szabályok beláthatatlanul aprólékosak és merevek. Milyen módon kommunikáljunk a külföldi vevővel az ár visszamenőleges módosítása esetében?

Jelen cikk egy külföldi vállalkozásnak írt magyarázó levélen alapul, amelyben azt próbáltuk megmagyarázni számára, hogy több száz számla visszamenőleges módosítása egyetlen jóváírási értesítővel nem igazán lehetséges.

A számla kiállításáról és módosításáról általánosságban

A Tanács 2006/112/EK irányelve (2006. november 28.) a közös hozzáadottértékadó-rendszerről (a továbbiakban: HÉA irányelv) 219a. cikkel összhangban az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) 158/A. § rendelkezik arról, hogy mely ország szabályait kell alkalmazni a számla kiállítására.
A magyar gazdasági társaság fő szabály szerint a Magyarországon érvényes szabályokat kell, hogy alkalmazza a számla kiállítása során.
Amennyiben viszont a magyar gazdasági társaság a közösség másik tagállamában teljesít értékesítést és az értékesítés után ő az adófizetésre kötelezett, úgy annak a tagállamnak a szabályait kell alkalmazni a számla előállítására, amelyben a teljesítés történik.

A gazdasági események teljesítési helyét a HÉA irányelv vonatkozó rendelkezései alapján kell meghatározni.

Általánosságban elmondható, hogy a magyar gazdasági társaság a közösség más tagállamában honos vevőinek mind a nyújtott szolgáltatást, mind a terméket a magyar szabályzás szerint kell, hogy számlázza.
Előfordul, hogy a korábban kiállított számlák adatai nem teljes mértékben tükrözik vissza a gazdasági folyamatokat, mivel vagy már eredetileg tévesen kerültek az adatok rögzítésre a számlában vagy a számla kiállítását követően változtak meg az ügylet adatai.
Ilyen adat lehet például az ár, a szállítás időpontja stb.
Azokra a bizonylatokra, amelyekkel az eredeti számla adatai módosításra kerülnek a számlával kapcsolatos szabályokat kell alkalmazni a HÉA Irányelv 219. cikk és az Áfa tv. 170. § (2) bekezdése alapján.

A magyar gazdasági társaságnak az adóhatóság felé minden a magyar szabályok alapján kiállított számláról adatot kell szolgáltatnia az Áfa tv. 10. számú mellékletében szereplő előírások szerint.
Ha a számla informatikai úton kerül kiállításra, úgy azonnali online az adatszolgáltatás. A beküldött számla adatokat megvizsgálja az adóhatóság informatikai rendszere, és amennyiben a számla kiállítása nem felel meg a magyar szabályzásnak úgy értesíti a társaságot.
Az értesítés alapján a gazdasági társaságnak intézkednie kell a hiba megszüntetéséről, ellenkező esetben mulasztási bírság kiszabására kerül sor. Az eredetileg kiállított számlát módosító bizonylatok adatait is meg kell küldeni az adóhatóságnak, aki ezeket szintén ellenőrzés alá vonja az informatikai rendszerében.

Az előzőekben foglaltak alapján a számlát módosító bizonylatnak meg kell felelnie az Áfa tv. előírásainak, valamint további informatikával kapcsolatos elírásoknak is, amely előírások az adatszolgáltatás teljesítése érdekében kerültek megalkotásra.
A magyar gazdálkodónak egy nagyon szigorú jogszabályi és informatikai rendszerben kell a számláikat és a számla módosításokat előállítani, vagyis egyedi, a szabályoktól eltérő megoldásokra nincs lehetősége a számla korrekciója során. A szabályrendszer komplexitása és bonyolultsága ismereteink szerint elképzelhetetlen a külföldi vállalkozások számára.

Az Áfa tv. 170. §-a előírása szerint a módosító bizonylatnak sorszámozottnak kell lennie és kötelezően tartalmaznia kell a kiállítás dátumát, valamint a hivatkozást annak a számlának a számára, amit módosítunk.
Ezen felül be kell mutatni, hogy milyen adatok változnak, meg és ezen adatoknak milyen hatása van az adóalapra és az adóra.
A kötelező adatokon felül további adatok szabadon feltüntethetők a bizonylaton.
Módosító bizonylatnak kell tekinteni azt az iratot is, amely egy korábbi számlát érvénytelenít.

A számla érvénytelenítése

A számla érvénytelenítésére legtöbbször akkor kerül sor, ha

• a gazdasági esemény nem történt meg a felek között;
• a vevő személye hibásan szerepel a bizonylaton, vagyis az ügylet nem a számlán szereplő felek között jött létre;
• a vevő eláll az ügylettől minőségi kifogás miatt, és visszaküldi a számlában szereplő     teljes árumennyiséget;
• valamilyen technikai oknál fogva nem lehet a számlát helyesbíteni más adattartalmúra, de ekkor az érvénytelenítéssel egyidejűleg, megváltozott adattartalommal, új számla is kiállításra kerül ugyanannak a vevőnek.

Az érvénytelenítő számlát oly módon kell előállítani, hogy hivatkozni kell az eredeti számlára, a gazdasági esemény értékadatait negatív előjellel kell felvezetni. Az érvénytelenítő számlán az eredeti számla teljesítési időpontját kell feltüntetni. Elvi lehetőség van rá, hogy egyetlen érvénytelenítő számlával több korábbi számlát is érvénytelenítsünk, de ez esetben valamennyi korábbi számlára hivatkozni szükséges.

A számla módosítása

A számla módosítására rendszerint akkor kerül sor, ha

• az ár megváltozik a számlázást követően (árengedmény, felár stb.);
• a leszámlázott tételen felül további teljesítés is történt a számlában felsorolt gazdasági eseményekkel egy ügylet keretében, amely lemaradt az eredeti számláról;
• a gazdasági esemény adatainak pontosítása szükséges (mennyiség, megevezés stb.);
• az adókulcs korrekciójára kerül sor.

A számla módosítására – amennyiben az mennyiségi és/vagy értékadatot érint – oly módon kerül sor, hogy a régi adat és a helyes adat különbségét kell felvezetni a számlán, csökkenő adóalap esetén negatív előjellel, növekvő adóalap esetében pozitív előjellel (előjel nélkül).
Elvi lehetőség, hogy egy módosító számlában több eredeti számlát is helyesbítsenek (csoportos helyesbítő számla), de ekkor minden eredeti számlára hivatkozni szükséges a módosító bizonylatban.
Továbbá ez esetben is szükséges a korábbi számláknak megfelelő bontásában bemutatni a változást, amely követelmény igen bonyolulttá, áttekinthetetlenné teszi a módosító bizonylatot.

Nagy mennyiségű számla egy számlában történő helyesbítése nehezen kivitelezhető, különös tekintettel a számla adatszolgáltatással kapcsolatos elvárásokra, valamint a VIES rendszerben történő adatszolgáltatásra.

A tapasztalatok szerint két három bizonylat egy számlában történő helyesbítése megoldható, azonban nagyobb mennyiségű bizonylat egy számlában történő helyesbítése azt eredményezi, hogy a számla adatszolgáltatásban anomáliák lépnek fel.
Az anomáliák kijavítása tovább bonyolítja a helyzetet, sokszor informatikai keretrendszer megoldhatatlan helyzet elé állítja a számla kiállítóját.
Amennyiben a módosításra áremelés miatt kerül sor, úgy a csoportos helyesbítő számlával csak egy adott bevallási időszak számláit lehet módosítani.

Bizonyos árengedmények esetében nincs szükség számla módosításra

Amikor már az eredeti szerződési feltételek között az szerepel, hogy az eladónak árengedményt kell adnia visszamenőleg a vevőnek, ha bizonyos mennyiségben vagy értékben vásárolt tőle, úgy a vevő dönti el, hogy az árengedmény összegével módosítja-e a korábbi számláját [Áfa tv. 77. § (2) bekezdés].
Ha módosítja a számlát akkor a módosításra vonatkozó szabályokat kell alkalmaznia. Amennyiben nem kívánja módosítani a korábbi számláját, úgy helyesbítő bizonylat nem kerül kiállításra. Az ilyen jellegű visszafizetések, engedmények nem jelennek meg sem az gazdálkodó áfa adóbevallásban, sem a VIES adatszolgáltatásában.

Konklúzió

A magyar joggyakorlatban a korábban vázolt szabályrendszer nem teszi lehetővé, hogy egy bizonyos időszak nagy mennyiségű számláinak összesített értékét csökkentsük, vagy növeljük egy darab jóváírási vagy terhelési értesítővel.

A magyar adóhatóság a számlaadat szolgáltatással kapcsolatban létrehozott rendszerében (és az Áfa tv.-ben is) a gazdasági eseményekkel kapcsolatos ár és adó változásokat egyedileg (számláról-számlára), pontosabban számlasorról számlasorra kívánja nyomon követni, vagyis csak a számlát módosító bizonylat kiállításával lehet módosítani a korábbi árakat.
Ennek okán a terhelési és jóváírási értesítők használata kizárt.
Egy adott számlát módosító bizonylaton két-három számla módosítását végre lehet hajtani, de a nagyobb mennyiségű  (tízes, százas nagyságrendű) számlát egy bizonylaton módosítani, a VIES rendszer és a magyar számla-adatszolgáltatási rendszer bonyolultsága miatt nem javasolt, pontosabban szinte kivitelezhetetlen adatszolgáltatási hiba nélkül.
Az előző alcímben említett esetben lehetséges a jóváírási értesítő használata.

Tegyük fel, hogy a magyar (mint eladó) és a külföldi vállalkozás (mint vevő) által kötött szerződés alapján, ha a vevő vásárlásai meghatározott időszakban a szerződésben rögzített mennyiségi vagy érték volument túllépik, akkor utólag engedményt kap.
Ebben az esetben nem szükséges (nem kötelező) az eladónak a korábbi számláit módosítania.

A számla módosítása csupán lehetőség, amelynek alkalmazásáról a feleknek kell egymással megállapodniuk.

Viszont a számlák módosításának mellőzése esetén sem az eladó, sem a vevő nem korrigálhatja az utólagos árengedmény összegével a VIES adatszolgáltatást. Az egyoldalú korrekció szükségszerűen különbséghez vezet az adatszolgáltatásban, amely különbséget az adóhatóság minden esetben észleli, és kötelezi a magyar felet az egyezőtlen adat megszüntetésére, illetve indokolására.
A jóváírási értesítő adott módon történő használatánál, kiemelten fontos, hogy a szerződő felek tudatában legyenek annak, hogy a VIES rendszerben nincs szükség a korábban lejelentett adat korrigálására.