Dokumentumok és céges iratanyagok megőrzése

Az teljesen érthető, hogy a feleslegessé vált papíralapú dokumentumoktól a lehetőségek határain belül mindenki szabadulni szeretne. Ennek azonban gátat szabnak az iratmegőrzésre vonatkozó rendelkezések, amelyek javarészt egymástól jelentősen eltérőek.

Sokszor hallható a vállalkozásoknál, hogy a könyvelés csak „kullog” a gazdasági események után. Ez igaz is, mivel csak létező gazdasági eseményt lehet lekönyvelni, nyilvántartásba venni, a várható vagy leendő gazdasági eseményt nem. A könyvelésnek viszont a lehető leghamarabb rendeznie kell rá háruló körben a feladatait, mivel a könyvelési adatokból lehet és kell kinyerni az olyan adatokat, amelyek további kérdéseket, feladatokat generálhatnak. Ilyen feladatok lehetnek például az adóbevallás, amely valamennyi adónem esetén határidőhöz kötött. Felmerül ugyanakkor a kérdés, hogy az egyre duzzadó iratanyagot, amely az eltelt évek során meghatározó mennyiséget képvisel, vajon meddig kell megőrizni, meddig kell tárolni.

Első lépésként célszerű pontosítani, mi minősül iratnak törvényi oldalon. Ebben irányadó a bizonylatokra vonatkozó jogszabályhely, vagyis az Art. (2017. évi CL. törvény) 7. § 24. pontja rögzíti azt, hogy az iratok megjelenési formaként a következők lehetnek: bizonylat, nyilvántartás, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok attól függetlenül, hogy milyen formában jelentek meg. Látható, hogy a gyakorlatban az iratra vonatkozó szabály széles spektrumot ölel fel, a felsoroltak majd mindegyike szinte valamennyi céget érintheti.
Mindezek tükrében pontosan kell látni, hogy mi a kötelező gyakorlat az iratmegőrzésekre vonatkozóan, illetve a cégvezető maga döntheti el, hogy a kötelező határidőkön felül van-e értelme a további archiválásnak. Megítélésünk szerint igen, mert egy elvileg kifutott dokumentum is bírhat jelentőséggel, akár egy későbbi elszámolási vitában, netalántán hatósági vagy bírósági eljárásban. Ezzel nem arra hagyatkozunk, hogy „mindent” érdemes begyűjteni, hanem komoly mérlegelés alapján érdemes kiselejtezni a már biztosan nem használható, lejárt határidejű dokumentumokat. A tisztánlátás érdekében viszont meg kell vizsgálni, hogy milyen alapvető jogszabályi kötelezettség van a különböző hivatalos iratanyagokat illetően. Az iratanyag megőrzése, adott esetben az ellenőrzés részére történő átadása ugyanis mindig az adózó felelőssége.

A bizonylat megőrzésének szabálya

Törvényi oldalról irányadó az Art. 78. §, amely nemcsak a bizonylatok megőrzését definiálja, hanem azt is, hogy az iratokat az adózó által, az adóhatósághoz bejelentett helyen kell őrizni, feltéve, hogy az iratőrzés helye eltér az adózó székhelyétől az Art. 1. melléklet 1.13. pontja értelmében.
Több jogszabályi rendelkezés is létezik az iratanyag archiválását és a hivatalos iratok megőrzését illetően. Általános szabályként az Art. az irányadó, amely főszabályként azt rögzíti, hogy az iratanyagot az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni. Ez öt évet jelent, amely valójában azért hat év, mert az elévülési idő kezdete maga az adóbevallás lesz. Így pl. a 2018-as adóév adójogi értelemben az idei évben, azaz 2024-ben fog elévülni. Megjegyzendő, hogy az Art rendelkezése a magánszemélyeket is érinti, az adózással kapcsolatos iratanyagokat a magánszemélyeknek is legalább 6 évig meg kell őrizni. Azonban ez nem jelenti azt, hogy valamennyi iratanyagra érvényes az Art szerinti rendelkezés, amely lényegében csak a minimális időszakot jelenti. Példának említhetnénk a munkabér iratanyagát, amelyet igencsak hosszú ideig kell megőrizni. Egészen pontosan a dolgozó nyugdíjazását követő öt évig (a magánszemélyre vonatkozó irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig) kell az iratanyag megőrzését biztosítani.

Kiemelt jelentőséggel bír pl. az éves beszámoló, amely esetre viszont már a Számviteli törvény előírásai vonatkoznak az iratanyagok megőrzését illetően.

Amennyiben a cég a Számviteli törvény hatálya alá tartozik, esetében irányadó a Számviteli törvény (2000. évi C. törvény) 169. §. Ennek lényege, hogy az éves beszámolóra vonatkozó iratanyagot és valamennyi kapcsolódó dokumentumot legalább 8 évig meg kell őrizni. Javasolható azonban, hogy a lehetőségek határain belül célszerű minél hosszabban megtartani az iratanyagokat, tehát az előírt megőrzési határidőn túl is, mivel egy esetleges adóhatósági ellenőrzés visszanyúlhat az elévülési idő előtti időszakra is úgy, hogy a vizsgálat lefolytatható, viszont az elévülésre tekintettel nem létezhet adóhatósági megállapítás. Az adóévek között létezik folyamatosság és összefüggés is, éppen ezért az elévülési időszak is befolyással bír a következő, elévüléssel még nem érintett időszakra. De az üzleti kapcsolatokban is gyakran felmerülnek vitás kérdések, amelyek ellentmondásai csak okirattokkal támaszhatóak alá.

Miért célszerű egyes iratokat akár évtizedekig tárolni?

Napjainkig is felmerülnek évtizedekkel ezelőtti olyan dokumentumok, melyek relevanciával bírnak és hiányuk „zsebbe vágó’ lehet. Ez pedig a magánszemély nyugdíjazása, amikor a Nyugdíjfolyósítónál nem találják a magánszemély által megadott jogviszonyra vonatkozó dokumentumokat. Ez főleg az 1997 előtti időszakra vonatkozik, amikor a nyugdíjjárulékokat a Társadalombiztosításhoz kellett a munkáltatónak befizetni. Viszont 1997-től a nyugdíjjárulékot már a NAV-hoz (akkori APEH) kell befizetni, tehát ezen időszaktól kezdve már a magánszemély is „tetten érheti” a nyugdíjjárulékára vonatkozó befizetéseket. A rendszerváltásig létezett munkakönyv, amely sokat segíthet a nyugdíjfolyósítás meghatározásakor, de sajnos még mindig van kieső, bizonytalansággal telített időszak (Pl. nyári diákmunka, ahol biztosan vontak le nyugdíjjárulékot). Aki viszont a munkabérrel kapcsolatos kifizetéseit a kezdetektől fogva összegyűjtötte, az helyzeti előnybe kerül, mert a régmúltból nagyon nehéz adatokat kinyerni, figyelemmel a korábbi cégek, állami vállaltok sorozatos megszűnésére.

Az archív anyagok tárolása jelentős terhet ró nemcsak a cégekre, hanem sok esetben a magánszemélyekre is. Felmerül a kérdés, mi lenne az optimális megoldás?

Leggyakoribb 5 évig terjedő megőrzési kötelezettségek

Bizonylatokat, nyilvántartásokat a kiállítás adóévétől kell számolni, ahol még plusz 5 naptári évet jelent (a naptári év vége számít) a megőrzési kötelezettség a teljesség igénye nélkül:

• KATA, Kisadózó vállalkozások tételes adója;
• megváltozott munkaképességű személyek nyilvántartása;
• közbeszerzések dokumentumai;
• támogatásokra vonatkozó dokumentumok;
• jövedéki termékek eredetigazolásai.

A bizonylatok megőrzéséről az adókötelezettség megszűnését követően is gondoskodni kell (Pl. a korábbi EVA), de azokban az esetekben is, amikor maga az adózó szüntetné meg a vállalkozási tevékenységét.

Bizonylatmegőrzés elmulasztása

A bizonylatok és céges iratok megőrzése nem jelent vagylagosságot, tehát nem akarati tényező a megőrzés, hanem legalább a határideig tartó kötelezettség. A megőrzési idő lejárta utáni időszakban az adózó már szabadon rendelkezhet a megőrzésről, az már a saját döntése lesz, hogy megőrzi az iratanyagot vagy nem. Ez egy fajsúlyos döntés lehet, mivel az iratanyagra olykor meglepetésszerűen a későbbiekben is szükség lehet. Nyilvánvalóan egy termék vásárlásakor léteznek garanciális elemek, melynek lejártát követően a garanciajegynek már nincs különösebb jelentősége. Azonban a számlát célszerű mindenképpen megtartani, mivel az immár használt termék értékesítése során még esetenként szükség lehet az eredeti számla bemutatására.
A leglényegesebb elem az, hogy a számvitelben a gazdasági eseményeket bizonylatokkal kell alátámasztani, amely bizonylatokat egy adóellenőrzés során be is kell tudni mutatni, ez pedig az adózó felelőssége. A megőrzés pedig már gyakran elektronikus úton történik, de azért jellemző még a papíralapú megőrzés.
Fontos, hogy az iratanyag eseteiben az eredetiségnek van elsődlegessége. Az elektronikus másolatok eseteiben irányadó az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Kormányrendelet, amely rögzíti a papíralapú dokumentumról történő hiteles másolat készítésére vonatkozó előírásokat.
Az iratanyag hiányosságai miatt az adóhatóság mulasztási bírságot szabhat ki. Ez igencsak jelentős, akár milliós nagyságú összeget is jelenthet attól függően, hogy milyen iratról vagy bizonylatról van szó. De az esetleges mulasztási bírság kifizetését követően sem lehetünk nyugodtak afelől, hogy itt lezárult az ügy, lehet továbblépni. Az adóhatóságnál ugyanis az elveszett bizonylat vagy iratanyag jelzésértékű, így folytatódhat szélesebb sávon az iratanyag körüli vizsgálat, annak beláthatatlan következményeivel.