Ez a tartalom 535 napja jelent meg, lehetséges, hogy az itt szereplő információk már nem aktuálisak.
Erről a témáról 2024-10-07 írtunk FRISS INFORMÁCIÓKAT: Változások az alanyi adómentességben: Mit hoz 2025 a kisvállalkozásoknak?

Egyéni vállalkozók költségelszámolásának szabályai

Bármely adózási módban is legyen egy vállalkozás, általánosságban mindig azt szoktuk mondani, hogy a vállalkozás érdekében felmerült költségek elszámolhatóak (feltéve persze, hogy nem kizárólag bevétel alapú az adózás, mint a kata és az átalányadó esetében). Viszont az, hogy mely vállalkozásnál mi minősül üzleti célúnak, már változó, és teljes mértékben az adott tevékenységtől függ.

Az adótörvényeink összetettségéből adódóan mindig vannak olyan tételek, amelyek csak bizonyos szabályok mellett vagy korlátozott arányban elszámolhatóak.
Az alábbiakban kizárólag csak az egyéni vállalkozókra vonatkozó 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.) szabályaiból szemezgetünk. Azon belül is mindig a 11. számú mellékletét érdemes tanulmányozni, ha valaki arra keresi a választ, hogy mi számolható el és mi nem.
Nézzünk néhány gyakran felmerülő kérdést!

Mi a helyzet az utazással, gépjárművekkel?

Szinte minden vállalkozói SZJA szerint adózó egyéni vállalkozó megkérdezi, hogy a gépjárművek kapcsán hogyan lehet költséget elszámolni.
Teherautóknál, mezőgazdasági járműveknél ez egészen egyszerű, hiszen ha azok egyértelműen a vállalkozás érdekét szolgálják, akkor nincs velük semmi gond. Személygépjárművek esetén (függetlenül a tulajdonos kilététől) már képbe kerül a cégautóadó, ha bármilyen költséget szeretnénk elszámolni, mondjuk egy üzemanyag-, vagy karbantartási-javítási számlát.

Egyéni vállalkozóként jelenleg egyetlen megoldás van arra, hogy ne kelljen megfizetni a cégautó adót.

Az Szja tv. 11. számú mellékletének III/11. pontja mondja ki azt, hogy költséget adómentesen maximum havi 500 km-t számolhatunk el saját vagy közeli hozzátartozónk gépjárművére. Ehhez nem is kell vezetni semmilyen útnyilvántartást, elegendő egy kis táblázat, ahol az 500 km össze van szorozva az éppen aktuális NAV üzemanyagárral és az adott járműre vonatkozó fogyasztási normával.
Fontos: ha havi szinten akárcsak 1 kilométerrel több futásteljesítmény alapján szeretnénk költséget elszámolni, akkor útnyilvántartást kell vezetni és már bizony cégautóadót kell fizetni.
Mióta 2018-ban bejött az a szabály, hogy már nem csak a saját vagy házastárs autója alkalmas az elszámolásra, hanem bármelyik közeli hozzátartozóé, azóta a tulajdonjogot mindenképpen törzskönyvvel vagy hatósági igazolással kell igazolni.
Természetesen, ha a vállalkozó nem autóval, hanem vonattal, busszal vagy akár repülővel utazik vállalkozási célból, akkor a nevére, címére és adószámára kért számlák birtokában elszámolható az oda- és visszautazás költsége.
Azért itt jegyezném meg, hogy egy esetleges későbbi adóhatósági ellenőrzésre felkészülve a külföldi utazásokat értelemszerűen mindig célszerű jól ledokumentálni, hogy hova, kihez, milyen célból történt.
Valamint itt érdemes szót ejtenünk arról is, hogy utazás kapcsán a szállásdíj is elszámolható, de az étkezés és italfogyasztás költsége már reprezentációnak minősül, annak mindenféle adóvonzatával együtt, amire most nem térünk ki.

Rezsi költségek

Ugyanígy jogosan felmerülő kérdés az egyéni vállalkozók részéről, hogy hogyan tudnak elszámolni rezsi jellegű költségeket azzal az ingatlannal kapcsolatban, ahol a tevékenységet ténylegesen végzik.
Amennyiben a vállalkozó irodája, műhelye, üzlethelyisége, vagy bármilyen gazdasági épülete külön mérőórákkal felszerelt, akkor nem kérdés a kérdés, hiszen jól elkülöníthető a magánszemélyes használattól az üzleti célú használat.

A költség elszámolásához mindenképpen a vállalkozó nevére, címére és adószámára szóló számlákra van szükség.

Amennyiben viszont a magánszemély lakása és a vállalkozási tevékenység helyszíne (legyen az akár székhely, akár telephely) műszakilag nem elkülönített, azaz nem rendelkezik külön mérőórákkal, akkor a tevékenységgel arányosan lehet e kiadásokat figyelembe venni.
Ez a megosztás történhet az adott költségre jellemző mértékegységek alapulvételével (például nap, m2, m3), legyen szó akár a helység bérleti díjáról, fűtéséről, gáz-, víz- vagy áramszolgáltatásáról.
Egyedül az internet használati díjára enged meg az SZJA törvény egy 50 százalékos automatikus elszámolási lehetőséget (Szja tv. 11. sz. melléklet I. 12. pont). Egyébként ilyen esetekben a számlákon nem szerepel a magánszemély adószáma, de ez nem képezi akadályát a költségelszámolásnak.
Viszont még az sem baj, ha a számlák a házastárs nevére szólnak.

A telefonköltség elszámolhatósága is gyakran felmerülő kérdés.

Fontos kihangsúlyoznunk, hogyha az egyéni vállalkozónak nincs alkalmazottja, akkor ő saját magával szemben nem minősül kifizetőnek, és emiatt az Szja tv. a telefonszolgáltatás magáncélú használatát, vagy annak lehetőségét nem határozza meg adóztatható körülményként.
Ez nem azt jelenti, hogy teljes egészében elszámolható költségről van szó, hanem az előzőekben már említett rezsi költségekhez hasonlóan csak olyan arányban számolható el költségként, amilyen arányban az a vállalkozási tevékenység érdekében felmerült.
A telefonszámla teljes elszámolása során pedig nem szabad elfelejteni, hogy a költségként elszámolt magáncélú használat az Szja tv. 16.§ (4) bekezdésében rögzítettek értelmében vállalkozói kivétnek minősül.