A kiküldetési költségek adóelszámolásai

A gazdálkodás során gyakran előfordul, hogy rendszeresen vagy alkalomszerűen belföldi, illetve külföldi kiküldetést (kirendelést) teljesítenek az alkalmazásban állók. A kiküldetésekhez többletköltségek kapcsolódnak, hiszen a munkavállaló nem a megszokott módon közlekedik, dolgozik, étkezik, lakik. A munkáltató a felmerült költségeket megtérítheti, illetve vannak olyan költségek, amelyeket köteles megtéríteni. A kötelező és az önkéntes költségtérítésekhez a jogcím és az elszámolás módjának függvényében eltérő adószabályok tartoznak.

A költségtérítések adózási kérdéseinek megfejtéséhez a kiküldetés (kirendelés) fogalmának tisztázása az egyik legfontosabb kérdés. Az Szja tv. 3. § 11. pontja kiküldetésnek (kirendelésnek) minősíti a munkáltató által elrendelt, a munkaszerződésben rögzített, vagy a munkakörre jellemző munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzést (pl. tárgyalás, ellenőrzés, értekezlet, konferencia, szakmai út stb.) ideértve a fegyveres szervek hivatásos állományú tagjának, valamint a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonájának szolgálati érdekből történő áthelyezését, átvezénylését is.

A költségtérítéseket befolyásolja, hogy a kiküldetés belföldi vagy külföldi kiküldetésnek minősül:

• belföldi kiküldetés esetében Magyarország területén belül,
• külföldi kiküldetés esetében Magyarország területén kívül történik a munkavégzés.

Az Szja tv. 3. § 12. pontja külön definiálja a külföldi kiküldetést. E szerint külföldi kiküldetésnek minősül a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást. Az Szja tv. 3. § 13. pontja alapján külszolgálatnak minősül a munkáltató által elrendelt, külföldön történő munkavégzés.
A munkába járás nem minősül hivatali, üzleti útnak, az azzal kapcsolatos költségek megtérítéséről a 39/2010. (II. 26.) kormányrendelet rendelkezik. Vannak azonban olyan esetek, ahol a munkába járás és a kiküldetés egyszerre jelenik meg, azonban a megtett útszakaszok minősítése és elkülönítése igen fontos, mert eltérőek a munkába járási és a kiküldetési költségtérítések adóztatási szabályai.

Tételezzük fel, hogy Gödön lakó munkavállalót a budapesti munkáltatója Vácra küldi hivatalos ügyben. Ha a munkavállaló Gödről Vácra utazik, akkor az hivatali, üzleti útnak minősül. Ugyanakkor, ha Gödről Budapestre utazik a munkahelyére, majd onnan indul Vácra, akkor a Göd–Budapest út munkába járásnak, a Budapest–Göd–Vác útvonal hivatali, üzleti útnak minősül. Természetesen a visszautat is hasonlóan kell értelmezni. A Vác–Göd, vagy Vác–Budapest hivatali, üzleti útnak minősül, míg a Budapest–Göd munkába járásnak.

A kiküldetési rendelvény

A kiküldetéshez kapcsolódó utazás történhet:

• tömegközlekedés igénybevételével (távolsági autóbusszal, vonattal, repülővel, esetleg hajóval, helyi közösségi közlekedéssel),
• saját tulajdonú gépjárművel (általában személygépjármű),
• a munkáltató tulajdonában lévő gépjárművel vagy
• harmadik személy (pl. élettárs, szomszéd stb.) tulajdonában lévő gépjárművel.

Az utazáshoz kapcsolódhatnak egyéb költségek is, mint pl., komphasználat, az autópálya-használat, a parkolás, garázsbérlet, utas- és poggyászbiztosítás, utasbiztosítás, casco stb.

A munkáltatónak belső szabályzatban kell rögzítenie, hogy kiküldetés esetén miként határozzák meg az igénybe vehető gépjármű típusát és komfortfokozatát.

A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított – papír alapú vagy elektronikus – bizonylat, amely tartalmazza:

• a magánszemély nevét,
• adóazonosító jelét,
• a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát,
• a hivatali, üzleti utazás célját, időtartamát, útvonalát (a kiküldetés pontos céljának és helyének megállapíthatónak kell lennie),
• a futásteljesítményt,
• az utazás költségtérítését, valamint a kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma (ez sokszor hiányzik), üzemanyagár stb.),
• szállásköltség,
• étkezés (különállóként, valamint szállásköltségbe építve),
• napidíj összege,
• egyéb (pl. kirándulás, uszodahasználati) költségeit.

A kiküldetési rendelvényt előre kell kiállítani, vagyis a kiállítás dátumának meg kell előznie az utazás napját. A kiküldetési rendelvény kiállításának gyakorisága jogszabály által nem meghatározott. ennek következtében erről a kérdésről a kifizetőnek kell rendelkeznie. Előfordulhat, hogy olyan a munkaköre valakinek, hogy több alkalommal megy hetente, havonta a munkahelyétől eltérő településre. Ilyen esetben, akár hetente, havonta is elég a rendelvényt kiállítani.

A nem saját dolgozó kiküldetése

A kiküldetési rendelvényt nemcsak munkáltató állíthatja ki, hanem bármelyik kifizető, amennyiben a magánszemély a kifizető érdekében jár el. A kiküldetési rendelvény kiállításának alapjául szolgáló jogviszony tehát nemcsak munkaviszony lehet, hanem például megbízási jogviszony is.
Tételezzük fel, hogy egy költségvetési szerv felkér egy másik településen élő előadót, hogy a költségvetési szerv által szervezett rendezvényen tartson egy előadást. Ebben az esetben a kiküldetési rendelvényt a megbízó állítja ki a megbízott részére. A megbízottat ugyanolyan költségtérítés illeti meg, mint a saját dolgozót.

A költségek megtérítése és az adózás

A szokásostól eltérő helyen történő munkavégzés a munkavállaló számára többletköltséget generál. Az Mt. 51. § (2) bekezdése értelmében a munkáltató köteles a munkavállalónak azt a költségét megtéríteni, amely a munkaviszony teljesítésével indokoltan merült fel. Ha a tényleges költség nem állapítható meg, akkor az Mt. 200. § (1) bekezdése alapján átalányt kell a munkavállaló részére fizetni.

Az Szja tv. 3. § 16. pontja értelmezésében költségtérítés az a bevétel (kivéve, ha a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni), amelyet az Szja tv. által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély.

A kiküldetésekkel kapcsolatban többféle kiadás felmerülhet, azonban ezek megtérítése a jogszabály vagy belső szabályzat alapján nem mindig lehetséges. Az elszámolás során az alábbi költségek vehetők figyelembe:

• a kiküldetés helyére történő utazás (kiutazás) és hazautazás költsége,
• a kiküldetés időtartama alatt igénybe veendő szállás költsége,
• a kiküldetés időtartamára járó (fizethető) belföldi napidíj,
• a kiküldetés időtartamára járó (fizethető) külföldi napidíj,
• speciális esetben a külföldi kiküldetés miatt járó napidíjpótlék,
• a kiküldetés teljesítésével összefüggésben felmerülő egyéb indokolt költségek (pl.: hivatalos célú telefon-, internethasználat, beutazáshoz szükséges oltások, reprezentációs költség, üzleti ajándék stb.).

A felmerülő költségek előfinanszírozása vagy utólagos megtérítése esetén adójogilag az alábbi esetek következhetnek be:

• sem a munkáltatónál, sem a munkavállalónál nem keletkezik adókötelezettség (pl. szállásdíj megtérítése),
• a munkáltatónál keletkezik adókötelezettség (pl. reprezentációs költség),
• a munkavállalónál keletkezik adókötelezettség (pl. belföldi, külföldi napidíj).

Az adózási pont megjelenése alapvetően a költség típusától, az elszámolás módjától és a költségtérítés összegétől függ. Az eltérő adózási szabályok miatt célszerű a legtipikusabb költségeket külön-külön áttekinteni.

A kiküldetési (kirendelési) kiadások elszámolása

A kiküldetési költségekhez kapcsolódó kiadások elszámolása kétféle módon lehetséges:
a) A munkavállaló megelőlegezi a költségeket.
b) A munkavállaló utólagos elszámolás keretében számol el a költségekről, vagyis előleget vesz fel, amellyel utólag elszámol.

A költségek munkavállaló általi megelőlegezése

Nem kell jövedelmet számolni, ha a kiadást a magánszemély előlegezi meg, és azt a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti azzal, hogy ez a rendelkezés egyébként nem alkalmazható olyan kiadások esetén, amelyeket az Szja tv. nem ismer el a magánszemélynél költségnek. A költségeket tanúsító számlákat kiállíthatják a magánszemély, vagy a kiküldő nevére is. Az el nem ismert költségek megtérítése munkaviszonyból származó jövedelemnek számít.

A költségek munkáltató általi megelőlegezése

Az elszámolási kötelezettség

Lehetőség van arra, hogy a kifizető előleget adjon a magánszemélynek elszámolási kötelezettség mellett a költségekre, amellyel belföldi kiküldetés esetében 30 napon belül el kell számolni.

Nem szabad elfelejteni, hogy amennyiben a magánszemély a kiküldetéssel, üzleti utazással kapcsolatban előleget kap, akkor azzal köteles – főszabályként – 30 napon belül, külföldi kiküldetés esetén pedig a visszaérkezést követő 30 napon belül elszámolni, ellenkező esetben az Szja tv. 72. § kamatkedvezményből származó jövedelem merülhet fel.

Ugyancsak el kell számolni abban az esetben is, ha a munkáltató nem készpénzben, hanem céges kártyával, VIP kártyával, utazási csekkel vagy számlaátutalással teljesíti a kiküldetési költségek megelőlegezését.

Az adóztatás

Az Szja tv. 7. § (1) n pontja alapján nem kell bevételként figyelembe venni a külföldi kiküldetésre, külszolgálatra tekintettel adott előleg, elszámolásra kiadott összeg, feltéve, hogy annak a kifizetővel való elszámolása a visszaérkezést követő 30 napon belül megtörténik.

Az utólagos elszámolás történhet szabályszerűen kiállított számla alapján, de az is előfordulhat, hogy a számla hiányzik, vagy nem szabályszerűen kiállított.

a) A szabályszerűen kiállított számla alapján történő elszámoláskor adójogilag a következő esetek állhatnak elő:

• Az Szja tv. 7. § (1) g) pontja értelmében nem keletkezik adóköteles bevétel (pl. szállásköltség, utazási költség).
• Az Szja tv. 70. §-a értelmében egyéb meghatározott juttatás címén keletkezik jövedelem (pl. reprezentációs költség, azonos feltételek mellett nyújtott juttatás).
• Az Szja tv. 25. § (1) bekezdése értelmében munkaviszonyból származó jövedelem keletkezik (pl. saját tulajdonú gépjármű használata esetében a NAV által elfogadott fogyasztási norma és elismert üzemanyagáron felül kapott költségtérítés, napidíj).
• A nem saját tulajdonú gépjárműre kapott költségtérítés esetén cégautóadóval is számolni kell (kiküldetési rendelvény nem állítható ki, útnyilvántartás alapján történik a térítés). Ugyancsak megjelenik a cégautóadó, ha a NAV által elfogadott fogyasztási norma és elismert üzemanyagáron felül kapott költségtérítés esetén a többletösszeggel szemben költségelszámolás történik (a kiküldetési rendelvény az adó alól nem mentesít).

b) A számla hiányában vagy a nem szabályszerűen kiállított számlával történő elszámoláskor két eset lehetséges:

• Az egyik lehetőség, hogy a munkáltató elengedi a munkavállalóval szemben fennálló követelését. Ebben az esetben munkaviszonyból származó jövedelem keletkezik az elengedés időpontjában. A jövedelmet 15% személyi jövedelemadó, 13% szociális hozzájárulási adó, és 18,5% társadalombiztosítási járulék terheli.
• A másik lehetőség, hogy a munkáltató nem engedi el a követelést, azonban ebben az esetben kamatkedvezményből származó jövedelem keletkezik. Kamatkedvezményből származó jövedelem a kifizető magánszeméllyel szemben fennálló követelésére a jegybanki alapkamat 5 százalékponttal növelt összegével (jelenleg ez 18 százalék) ha a kifizető bizonyítja, hogy a szokásos piaci kamat ennél alacsonyabb, akkor a szokásos piaci kamattal – kiszámított kamatnak az a része, amely meghaladja az e követelés révén a kifizetőt megillető kamatot (kamatkedvezmény). A kamatkedvezményt a kifizető követelése révén a magánszemélyt terhelő kötelezettség összegére vetítve kell kiszámítani. A kamatkedvezmény összegének 1,18-szorosa után a munkáltatónak 15% szja-t és 13% szocho-t kell fizetnie.

A kamatkülönbözet akkor is megjelenik, ha a munkavállaló 30 napon belül, vagy a külföldi kiküldetésre, külszolgálatra tekintettel adott előleg, elszámolásra kiadott összeggel visszaérkezést követő 30 napon belül nem számol el.

(Cikkünket teljes terjedelmében a Könyvelői Módszertani Szemle szeptemberi számában olvashatják)