Meddig kell a munkaügyi iratokat megőrizni?

Évek, sőt mondhatni már azt is, hogy évtizedek óta gyakran felmerülő probléma, hogy a nyugdíjba vonuló munkavállaló nem tudja igazolni a nyugdíjazáshoz szükséges szolgálati időt, illetve a nyugdíj-megállapítás alapjául szolgáló jövedelmet. Ezt a problémát kívánta megoldani a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény (a továbbiakban: Tny.)

2018. december 23-án hatályba lépett kiegészítése, melynek lényege, hogy a foglalkoztatóknak a nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig kell megőrizniük a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns munkaügyi iratokat, a foglalkoztató megszűnésének esetére pedig elrendeli az iratőrzés helyének bejelentését.

A hiánypótló rendelkezés értelmében a foglalkoztató köteles a biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembe vételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig megőrizni. Ez a kötelezettség akár 40-50 évig terjedő kötelezettséget is jelenthet.

A foglalkoztató a jogutód nélküli megszűnése (pl. végelszámolás, felszámolás) esetén köteles a munkaügyi iratok megőrzéséről gondoskodni, és az iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek bejelenteni. A bejelentéssel egyidejűleg a foglalkoztató képviselője, illetve a felszámoló, végelszámoló köteles a 2010. január 1-jét megelőző időszakra vonatkozóan adatszolgáltatást teljesíteni, ha arra korábban nem került sor.

Érdemes megemlíteni, hogy manapság egyre több foglalkoztató könyvelését, bérszámfejtését külső szolgáltató végzi, melynek következtében a munkaügyi iratok adattartalmát más szolgáltató tárolja. Ilyen esetben a szerződéses kapcsolat megszűnését követően gondoskodni kell arról, hogy a könyvelést, bérszámfejtést végző szolgáltató a munkaügyi iratokat (legyenek azok akár papír alapú iratok, akár elektronikus úton tárolt adatok) átadja a foglalkoztató részére.

A nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns munkaügyi iratok megőrzésének határidejére vonatkozó rendelkezés – átmeneti szabályozás nélkül – 2018. december 23-án lépett hatályba. Elvileg a határidős kötelezettség ezen időponttól kezdődően terheli a foglalkoztatókat. Ha például a munkavállaló most 2019. januárjában tölti be a 25. életévét, akkor az ő biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembe vételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó 2018. december 22. napját követően keletkezett munkaügyi iratokat a jelenlegi és a jövőbeli munkáltatóinak 2064. januárjáig kell megőrizni, feltételezve, hogy a munkavállaló 65 évesen, 2059. januárjában tölti be az öregségi nyugdíjkorhatárt.

A 2018. december 23. napját megelőzően keletkezett iratokra – a Szerző megítélése szerint – azok a korábbi szabályok érvényesek, amelyek nem rendezték egyértelműen a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns munkaügyi iratok megőrzési kötelezettségét. Így az átmeneti szabályozás hiánya továbbra sem oldotta meg a hatályba lépést megelőzően keletkezett, ezen munkaügyi iratok megőrzési idejére vonatkozó jogbizonytalanságot.

A teljesség érdekében tekintsük át, hogy miért is beszélünk jogbizonytalanságról a megőrzési határidőt meghatározó jogszabály hatályba lépésének napját megelőző időszakra vonatkozóan!

A 2018. december 23. napját megelőző időszakban számos jogszabály tartalmazott rendelkezéseket arra vonatkozóan, hogy a foglalkoztatóknak milyen adatokat kell nyilvántartaniuk a jogosultságok igazolása, ellátások megállapítása céljából, illetve adatszolgáltatások kapcsán. Az adatok megőrzésének időtartamával kapcsolatban ugyanakkor csupán a Tny. 96. §-a tartalmazott előírást.

Eszerint:
„96. § (1) A nyugdíjbiztosítási igazgatási szervek – ideértve a foglalkoztatókat, illetve egyéb szerveket – a természetes személyről adatokat társadalombiztosítási azonosító jel (a továbbiakban: TAJ-szám) alkalmazásával
a) a nyugellátások, illetőleg a nyugdíjbiztosítás szerveinek hatáskörébe utalt más ellátások megállapítása, folyósítása és ellenőrzése, továbbá
b) a nyugdíjbiztosítást illető befizetések érdekében
c) az egyeztetési eljárás és a nyugdíjbiztosítási igazgatási szervek hatáskörébe tartozó, jogszabályban meghatározott más eljárások lefolytatása céljából
tarthat nyilván.
(1a) A nyugdíjbiztosítási igazgatási szervek a nyugdíjbiztosítás szervei közreműködésével nyújtott juttatások nyújtása, valamint a nyugdíjfolyósító szerv által folyósított ellátásokkal és a nyugdíjbiztosítás szervei közreműködésével nyújtott juttatásokkal kapcsolatos kormányzati tájékoztatás céljából, a tájékoztatás teljesítéséhez, valamint a juttatás nyújtásához és nyújtásának ellenőrzéséhez szükséges időtartamban kezelhetik az ellátásban, juttatásban részesülő személyek nevére, lakcímére, nyugdíjfolyósítási törzsszámára és a folyósított ellátásra, nyújtott juttatásra vonatkozó adatokat.”

A Tny. 96. § (1a) bekezdésben szereplő megfogalmazás, mely szerint a nyugdíjbiztosítási igazgatási szervek (ideértve a foglalkoztatókat is) meghatározott célokhoz „szükséges időtartamban” kezelhetik az érintettek meghatározott személyes adatait, nem volt kellően pontos megfogalmazás. Ennek megfelelően egy munkáltató nem tudta pontosan megállapítani, hogy mennyi ideig köteles megőrizni társadalombiztosítási igény érvényesítése, így különösen nyugdíjra való jogosultság igazolása céljából a szükséges adatokat, iratokat.

További jogszabályi előírás nem volt található sem a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvényben, sem a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvényben, sem egyéb jogszabályban. Így a foglalkoztatók többsége szájhagyomány útján terjedő gyakorlatot alakított ki, mely szerint a munkaügyi iratokat a munkaviszony megszűnését követő 50 évig kell megőrizni. Ez a gyakorlat azonban semmilyen jogszabályi előírással nem volt alátámasztható.

A munkaügyi és társadalombiztosítási iratok (pl. munkaszerződés, bérjegyzékek) megőrzési idejével kapcsolatban leggyakrabban a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Levéltári tv.) rendelkezéseire hivatkoztak a szakmai álláspontok.

A Levéltári tv. 3. § j) pontja szerint maradandó értékű iratnak minősülnek a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó iratok.

E meghatározásból „az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat” kitétel volt releváns, tekintettel arra, hogy a nyugdíj-megállapítás szempontjából releváns iratok ilyennek minősíthetőek. Vagyis a munkaügyi és társadalombiztosítási iratok a Levéltári tv. alapján maradandó értékű iratnak minősültek/minősülnek, és ennek megfelelően nem selejtezhetőek.