Mobiltelefon beszerzés számvitele, adózása

Az érintett társaság az igényekhez igazodva új mobiltelefon készülék beszerzési eljárást szeretne bevezetni, aminél a beszerzés, használat, karbantartási költségek, selejtezés esetében a munkatárs és a Társaság közösen járna el. A kidolgozott koncepció számviteli és adózási eljárásához, terheinek kiszámításához, számlázáshoz, elszámoláshoz kapcsolódóan lényeges kérdések merülnek fel.

A készülék beszerzés során a munkatárs egy nettó és bruttó árakat tartalmazó listából választhatja ki a neki megfelelő telefont, ehhez kapcsolódóan 4 munkatársi/vezetői szint került meghatározásra, mely értékhatárig a Társaság támogatja a beszerzést. A készüléket a cég veszi meg, vonja le az áfát, munkához kapcsolódóan használja a munkatárs, ha a keretbe belefér, akkor nincs térítési kötelezettsége.
Ha drágább telefont választott, akkor meg kell térítse a nettó összegben megadott készülék határ feletti részt.
Példa: Választott telefon: bruttó 440.000 Ft, nettó 346.457 Ft Támogatott Level 2-ig, azaz nettó 150.000 Ft-ig Fizetendő: 346.457 Ft – 150.000 Ft = 196.457 Ft. A készülékeket 3 év alatt írjuk le és az időszak végén bekövetkező selejtezés után a készülék a dolgozóé lesz. Az elképzelés szerint a 36 hónap alatti esetlegesen felmerülő javítási és pótlási költségeket arányai is így alakulnak.

Az alapvető kérdés, hogy a differencia kifizetése áfázódik-e vagy sem? Tudjuk-e azt dolgozói hozzájárulásként nettó összegben kezelni?

Amennyiben a futamidő alatt valakinek megszűnik a munkaviszonya, akkor azt hogy tudjuk kezelni, könyvértéken kell megvásárolni vagy a bekerülési érték – a befizetés összegét vesszük alapul, és annak a könyv szerinti csökkenésével kell számolni? Ezt az egészet kell-e ilyen esetben áfázni? Amennyiben nullára futott az eszköz 3 év elteltével, az hogy lesz kezelve, selejtezésre kerül, a dolgozó pedig megtartja, vagy meg kell vásárolni? Ha igen milyen értéken? Valami képletes 3–5e Ft, vagy piaci értéket kell alapul venni?

A munkavállalói térítés jogcímétől függ az elszámolás módja, ami Társaság által kialakított, belső szabályozástól is függ.

Ennek megfelelően, szólhat a szabályzat arról, hogy az érintett dolgozók a tárgyi eszköz megvásárlásra adnak támogatást. Ez esetben „telefon önrész” címén a cég kiszámlázza (áfásan) azt az érintett dolgozóinak, és az egyéb bevételek között kell ezeket a tételeket elszámolnia (és elhatárolni, feloldani az elszámolt értékcsökkenésnek megfelelően), míg a tárgyi eszközt a beszerzését igazoló számlának megfelelő összegben aktiválja a cég. Az eszköz beszerzéséhez kapcsolódó áfa levonható. [Amennyiben a munkavállaló a készülék magánhasználata ellenértékeként fizet, akkor azt, mint használati díjat kell részére leszámlázni. Ez esetben lehet szó egy egyszeri díjról is, amely alapján a magánszemélynek joga van magán célra is használni a telefont, de rögzíthet a szabályzat az eszköz hasznos élettartamára vonatkozó, több éves használati díjat is, amelyet viszont el kell határolni. A kérdésben megadott adatokból következően a „használati díjas verzió” feltehetőleg nem szándéka a Társaságnak, és az egyenlő elbánás elve okán is aggályos lehetne, hiszen a dolgozók egy része nem fizet díjazást (ha belefér a keretbe).]

Amennyiben a telefon tervezett hasznos élettartamának idején belül a munkavállaló munkaviszonya megszűnik a cégnél, de a készüléket szeretné megtartani, akkor azt az aktuális piaci értéken kell kiszámláznia a cégnek, csökkentő tételként figyelembe véve a dolgozói önrész már befizetett összegét. Ha kiselejtezett készülékről van szó, akkor annak „selejt, illetve haszonanyag” értékét (piaci ár becslése) kell kiindulópontként kezelni, ugyancsak figyelembe véve a már fizetett önrészt.

Célszerű a szabályzatban rögzíteni, hogy a munkavállalók jogosultak arra, hogy a telefon hasznos élettartama végén, a telefon tulajdonjogát megszerezzék azzal, hogy annak a tulajdonjog megszerzése időpontjában aktuális piaci értékéből a beszerzési támogatásként fizetett összeg figyelembevételével fennmaradó részt megtérítik.

A dolgozóra terhelt karbantartási költségrész viszont a használattal összefüggő költségek körébe tartozik (nem növeli a tárgyi eszköz bekerülési értékét), annak kiszámlázott összege a Társaság igénybe vett szolgáltatásainak összegét csökkenti.