Költségelszámolás személygépkocsival történő üzleti utazás esetén

A hivatali vagy üzleti utakhoz kapcsolódóan számos tévhit él jelenleg is. A felmerülő költségek viselése, a költségtérítés lehetősége, annak formái kérdésesek lehetnek. Az utazási költség esetében külön érdemes kitérni a személygépkocsival történő utazáshoz kapcsolódó költségelszámolásra. Ennek két lába van: a saját és nem saját személygépkocsikkal kapcsolatos költségelszámolás, amely történhet kiküldetési rendelvény és útnyilvántartás alapján.

Elsődlegesen a saját személygépkocsi használatára térünk ki. Saját tulajdonú gépjármű tulajdonjogát a munkavállaló a közlekedési igazgatósági hatóság által kiadott törzskönyvvel, visszavonás esetén pedig a közlekedési hatóság által kiadott igazolással igazolhatja. Az Szja tv. szerint saját tulajdonban lévő személygépkocsi a zárt végű lízingbe vett jármű is. Szintén saját tulajdonúnak tekintendő a közeli hozzátartozó tulajdonában lévő, vagy az általa zárt végű lízingbe vett személygépkocsi. [Szja tv. 3. számú melléklet IV. 1. pontja]

Kiküldetési rendelvény alapján történő elszámolás

A magánszemély saját személygépjárművének hivatali célú használatáért a kifizetőtől kiküldetési rendelvény alapján is kaphat költségtérítést.

A jövedelem kiszámításánál szintén nem kell figyelembe venni a kiküldetési rendelvény alapján hivatali, üzleti utazás költségtérítése címén a teljesített kilométer-távolság (futásteljesítmény) figyelembevételével az utazásra kapott összeget, feltéve, hogy a térített összeg nem haladja meg a jogszabályban meghatározott, igazolás nélkül elszámolható mértéket. 
Igazolás nélkül elszámolt mértéknek saját tulajdonúnak minősülő személygépkocsi esetén a norma szerinti üzemanyag-mennyiség és az állami adóhatóság (NAV) által az adott hónapra közzétett üzemanyagár figyelembevételével megállapított üzemanyagköltség és minden más kiadás tekintetében kilométerenként 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség minősül. [Szja tv. 7. § (1) bekezdés r) pontja; 3. számú melléklet II/6. pont)]

A közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendeletben meghatározott fogyasztási normákra figyelemmel számolható el és téríthető meg az üzemanyag-felhasználás költsége üzleti (hivatalos) célból megtett kilométerek alapján. A rendelet egyrészt gépkocsi-típusonként, másrészt a gépkocsi lökettérfogata szerint határozza meg a fogyasztási normát. A magánszemély választhat a kétféle fogyasztási norma közül. Egy negyedéven belül azonban csak az egyiket lehet alkalmazni, a kétféle fogyasztási normát vegyesen nem. Az üzemanyag áraként az állami adóhatóság által közzétett ár, vagy a számlák szerinti üzemanyagár vehető figyelembe. A rendelet lehetőséget biztosít arra, hogy a gépkocsik alapnormája egyszerűsített elszámolásként alapnorma-átalányként is meghatározható.

Amennyiben a munkáltató a bevételnek nem számító összegnél többet fizet a magánszemélynek, akkor a teljes összeg adóköteles bevétel, melyre az alapul szolgáló jogviszony szabályai irányadók. A költségelszámolásnál ekkor a magánszemélynek választási lehetősége van.

Vagy az igazolás nélkül elszámolható összeget veszi figyelembe költségként, és a térítés fennmaradó része után, az adott jogviszonyra adót fizet, vagy a felmerült költségeket az útnyilvántartása alapján, a hivatali célból megtett utakra a hivatali és a magáncélból megtett utak arányában számolja el igazolás, vagyis számla, más bizonylatok alapján. Ez utóbbi választás azt is jelenti, hogy – a költségelszámolás miatt – a személygépkocsi tulajdonosának, illetve a magánszemély pénzügyi lízingbe vevőnek cégautóadót kell fizetni.

Az Mt. 51. § (2) bekezdése értelmében a munkáltató köteles a munkavállalónak azt a költségét megtéríteni, amely a munkaviszony teljesítésével indokoltan merült fel. Ez azt is jelenti, hogy kiküldetés esetén, a jogszabály alapján járó költségtérítésen túl a munkáltató köteles a munkavállaló számára megfizetni a kiküldetés során felmerülő szükséges és igazolt többletköltségeket. Amennyiben a magánszemély a saját tulajdonában lévő, vagy általa bérelt, szívességi használatba kapott személygépkocsit használja a kiküldetés során, akkor a kiküldő ugyancsak köteles a magánszemélynek a felmerült kiadásokat megtéríteni az Szja tv. rendelkezése szerint. [Ez vonatkozik arra az esetre is, ha a feladatát személyszállítási szolgáltatás igénybevételével (taxival) oldja meg a magánszemély.]

Útnyilvántartás alapján történő elszámolás

Útnyilvántartás alapján a magánszemélynek két lehetősége van. Vagy a ténylegesen megtett utak figyelembevételével, vagy átalány alapján kaphat költségtérítést. Ez az összeg ekkor adóköteles bevételnek számít, amellyel szemben a felmerült költségek az üzleti, hivatali utakra (futásteljesítmény) elszámolhatók.

A bevétellel szemben a költségek elszámolása – a magánszemély választásától függően – kétféle módszerrel történhet:

• kilométerenként 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség alkalmazásával, mely magába foglalja a fenntartási, javítási és felújítási költségeket is, vagy
• üzemanyagköltség címén:
• - a kormányrendeletben meghatározott fogyasztási norma szerinti üzemanyag-mennyiség és a NAV által közzétett ár szorzataként meghatározott összeg szerint, vagy
• - a számlával igazolt üzemanyag-vásárlás vehető figyelembe azzal, hogy a számla alapján figyelembe vett üzemanyag-mennyiség nem lehet több mint az üzemi használatra az üzemanyag-fogyasztási normával számított mennyiség. A számlával (bizonylattal) igazolt fenntartási, javítási és felújítási költségek is elszámolhatók a hivatali célú használat arányában.

A magánszemély választhat a kétféle módszer között, választása azonban egész évre és valamennyi általa használt személygépjárműre vonatkozik. 

Ha a magánszemély a saját tulajdonban lévő személygépkocsi hivatali, üzleti célú használatára útnyilvántartás alapján költséget számol el, akkor számolnia kell azzal is, hogy a költségelszámolás miatt cégautóadót kell fizetni.

Üzemanyagköltség költségtérítése címén csak a hivatalos célú használat költségeit lehet érvényesíteni, a hivatalos utakról, üzleti utazásról az Szja tv. szerinti útnyilvántartást kell vezetni, amely a járművekkel kapcsolatos költségelszámolás alapbizonylata.

Nem saját tulajdonú jármű

A nem a saját tulajdonú, kizárólag üzemi célra használt járműnél elszámolható:

• az igazolt bérleti, vagy lízingdíj (ez alól kivétel a személygépkocsi bérleti vagy lízingdíja);
• az útnyilvántartás alapján a norma szerinti üzemanyag-mennyiség számla alapján, vagy a NAV által közzétett üzemanyagár alapulvételével megállapított üzemanyagköltség;
• a számla szerinti egyéb költség, ha az a szerződés alapján a magánszemélyt terheli.

A nem saját tulajdonban lévő személygépkocsi hivatali, üzleti célú használatakor a személygépkocsi bérleti- vagy lízingdíja címén a költségként figyelembe vehető összeg több személygépkocsi esetén sem haladhatja meg a bevétel 1 százalékát, egyébként ilyen címen a magánszemély költséget nem számolhat el.
A nem saját tulajdonú személygépkocsi üzemi célú használatakor útnyilvántartás alapján elszámolható az üzemi használatra eső

• norma szerinti üzemanyag-mennyiség figyelembevételével számla, vagy a NAV által közzétett üzemanyagár alapulvételével megállapított üzemanyagköltség, valamint
• a számla szerinti egyéb költség, ha az a szerződés alapján a magánszemélyt terheli.

Fontos megjegyezni, ha a személygépkocsi nem saját tulajdonban van, akkor a hivatali, üzleti célú használatra tekintettel a kiküldetési rendelvényhez kapcsolódó, kedvező szabály nem alkalmazható.