Adminisztráció a Rendelkezési Nyilvántartásban

Hogyan végezhető el a Rendelkezési Nyilvántartásban a szervezeti kapcsolattartási rendelkezés együttes cégképviselet esetén? Az érintett cég képviseletét egy magyar és egy külföldi személy együttesen látja el. A magyar cégvezető rendelkezik Cégkapuval. A külföldi félnek nincs se Ügyfélkapuja, se Cégkapuja.

A magyar cégképviselő már megtette a Szervezeti alaprendelkezést és a szervezeti kapcsolattartási rendelkezést, de nem aktív a kapcsolattartási rendelkezés így további rendelkezések nem tehetők. Mi az eljárás menete a külföldi cégképviselő esetében?

Elvileg a külföldi cégképviselőt is be lehet jelenteni cégkapu meghatalmazottként, de kérdéses, hogy ezt az adott személy tudja-e majd kezelni, illetve informális oldalon (pl. nyelvi nehézség) ez mennyiben lehet gyakorlatias illetve informális a külföldi cégvezető oldalán.

Cégkapu meghatalmazott

A kérdés szerinti cégkapu-meghatalmazott esetében a következőképpen kell eljárni ahhoz, hogy a meghatalmazás és vele együtt a cégkapu használata sikeres legyen.

Első lépésként a cég cégkapu regisztrációját már elintézett személynek kell belépnie a tarhely.gov.hu oldalra, majd a következő lépések következnek:

• Belépést követően ügyfélkapu bejelentkezés,
• Baloldalon fenn megjelenik a név,
• Erre a névre kell ráklikkelni,
• Megjelenik a céges adószám, melyre szintén rá kell klikkelni,
• Jobb felül beállítások,
• Új ügykezelő hozzáadása,
• Adatok értelemszerű kitöltése.

Sikeres regisztrációt követően a meghatalmazottnak kell belépnie az ügyfélkapuján, majd pedig:

• A nevére kell ráklikkelni,
• Megjelenik a cég adószáma, amelyre rá kell kattintani
• Megerősítés következik, amelynek elfogadásával a meghatalmazott ezt követően már tudja használni a céget érintő cégkaput.

A Cégkapu közös használata

Feltételezhető, hogy a magyar cégvezető az „erősebb” fél a cégvezetést illetően, pl. a munkáltatói jogok gyakorlását illetően is. Ha a cégkapu kezelése nehézséget okozna a külföldi személy oldalán, akkor előnyösebb lenne a felek egymáshoz viszonyuló szabályozása alapján pl. egy szindikátusi szerződés megkötése. Ebben a szindikátusi szerződésben (együttsülődési megállapodásban) minden olyan jog és kötelezettség rögzíthető a felek között, amelyet a társasági szerződés nem tartalmaz (célok, elvárások, kötelezettségek, riportok, jelentések, kimutatások CASH- FLOW stb.).

Kiindulási pont az, hogy a felek között, tehát a cég és a könyvelőiroda között létezik egy megállapodás a cégkapu használatára, amelyben az ügyvezető döntése az elsődleges.

Ha az ügyvezető átadja a cégkapura vonatkozó belépési kódokat, az nem szabálytalan, ez is lehet egy eljárás, de a lényeg, hogy az ügyvezetőnek minden esetben képben kell lennie a beérkezett értesítéseket illetően, akár a könyvelőiroda a meghataéólmazott, akár nem. Ha a könyvelőiroda lenne a meghatalmazott (EGYKE nyomtatványon), akkor az ügyvezető tárhelyére is érkeznek küldemények, de értesítés viszont nem. Ekkor az ügyvezetőnek is kötelezettsége lenne hetente nézni a tárhelyét, mivel olyan küldemények is érkezhetnek, amely kizárólag csak őt érinti, pl. egy kapcsolódó vizsgálat megkezdéséről. A leírtakból következik, hogy a felek között szoros együttműködésnek kell lennie, lehetőség szerinti azonnali tájékoztatási kötelezettséggel.

A könyvelőiroda meghatalmazása esetén a könyvelőirodát illetően hátrányt jelent az, hogy a küldemények ömlesztve érkeznek, amelyeket a könyvelőirodának rendeznie a kell a cégekre vonatkozóan, ami nem kis munkával jár, főleg több cég meghatalmazása esetén. Mindent egybevetve, talán a legjobb megoldás az ügyvezető cégkapujának a használata azzal, hogy a felek között kiszámítható együttműködés alakuljon ki, amit célszerű lenne írásban is rögzíteni.

Amennyiben a képviselő szervezet saját cégkapuját használja az általa képviselt adózó nyomtatványának benyújtására, és a képviselő szervezet legalább egy törvényes vagy szervezeti képviselőjét, tagját, alkalmazottját képviselőként a NAV-hoz bejelentették, akkor a képviselő szervezet cégkapuján keresztüli nyomtatványbeküldéshez a képviselő szervezet további törvényes vagy szervezeti képviselői, tagjai, alkalmazottjai képviseleti jogosultságának NAV-hoz történő előzetes bejelentésére (EGYKE adatlap benyújtására, képviselet eBEV portálon keresztüli bejelentésre) nincs szükség.
Tájékoztatásul még hivatkozunk a NAV 2022-es 32. információs füzetre - Az elektronikus ügyintézés és kapcsolattartás általános szabályai adóügyekben. Az 5./ pont a következőeket rögzíti:
„A NAV a küldeményeit az adózó hivatalos elérhetőségére kézbesíti.
Hivatalos elérhetőségnek csak a KÜNY-tárhely, cégkapu és a hivatali tárhely minősül. A Rendelkezési Nyilvántartásban (RNY) megadható e-mail címre a NAV nem küld hivatalos dokumentumokat, legfeljebb csak joghatással nem bíró, adótitkot nem tartalmazó, tájékoztató jellegű anyagokat.

A tárhely akkor minősül hivatalos elérhetőségnek, ha ezt az elérhetőséget az ügyfél a RNY-ben hivatalos elérhetőségként megjelöli. Azok, akik kötelesek az elektronikus ügyintézésre, erre a megjelölésre is kötelesek.

A NAV akkor tud iratot az ügyfél tárhelyére kézbesíteni, ha annak címét ismeri. Így akkor, ha a címet az ügyfél a RNY-be bejelentette vagy ha az ügyfél a címet korábban megadta, illetve ha az ügyet az adott a tárhelyről küldött irattal indította. A postázás az ügyfél hivatalos elérhetőségére a korábbi postai kézbesítéshez hasonlóan működik: azon a napon, amikor az ügyfél a tárhelyre (akár KÜNY-tárhelye, akár cégkapuja van) belépve letölti az üzenetet, az irat kézbesítettnek minősül. Arról, hogy a tárhelyre üzenet érkezett, az ügyfél az általa korábban, az adott szolgáltatásra történő regisztrációkor megadott e-mail címen értesítést kap. Ha a tárhelyen az üzenetet az értesítés ellenére egy meghatározott időn belül nem töltik le, az irat akkor is kézbesítettnek minősül, ha az ügyfél azt nem olvasta el.

Ha az adózónak az adott ügyre vonatkozóan eseti meghatalmazottja, vagy az adott ügytípusra nézve a NAV-hoz bejelentett állandó meghatalmazottja van, a NAV az iratokat – főszabály szerint – a meghatalmazottnak kézbesíti. Több eljárni jogosult meghatalmazott esetén a NAV az iratot az adózó által előzetesen kijelölt meghatalmazottnak küldi. Kijelölés hiányában a NAV választ az azonos joggal rendelkező meghatalmazottak közül.

Ha az ügyfélnek nincs hivatalos elérhetősége, pedig erre köteles, az iratokat a NAV papíralapon kézbesíti. Emellett ugyanakkor törvényességi felügyeleti eljárást, illetve egyéb hatósági vizsgálatot kell kezdeményeznie. Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: Eüsztv.) 14. § (1) bekezdése szerint a gazdálkodó szervezet ügyfél köteles bejelenteni az ügyintézési rendelkezésének nyilvántartásába az elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetőségét.”