Szívesen válaszol az alábbi témákban:

  • kisadók, átalányadó
  • számvitel
  • társasági adó

Ez a tartalom 30 napja jelent meg, lehetséges, hogy az itt szereplő információk már nem aktuálisak.
Önnek válogatott legfrissebb tartalmainkat személyes kezdőlapján mindig elérheti.

Számviteli beszámolók és bizonylatok megőrzési kötelezettsége

2024. 05. 20.

A vállalkozás különböző iratainak megőrzési kötelezettsége számos cégnél okoz komoly dilemmákat. Egy 2023-ban hatályba lépő, adminisztrációs terheket csökkenteni szándékozó törvény próbált a problémán segíteni, a kérdés, hogy ez valóban sikerült-e. Hány évig kell őrizni a számviteli beszámolókat, az azokat alátámasztó bizonylatokat, és főleg hol kell tárolni azokat?

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.) 169. §-a írja elő a bizonylatok megőrzésére vonatkozó követelményeket. Ezeknek megfelelően, az üzleti évről készített beszámolót (a mérleget, az eredménykimutatást, a kiegészítő mellékletet, az adózott eredmény felhasználására vonatkozó határozatot, kötelező könyvvizsgálat esetén a könyvvizsgálói jelentést), üzleti jelentést, az ezeket alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot olvasható formában legalább 8 évig köteles a gazdálkodó (a társaság) megőrizni.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatokat (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és részletező nyilvántartásokat, kartonokat, számlákat, pénztári és banki bizonylatokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. Továbbá, ez az előírás a szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik.

Az elektronikus formában kiállított bizonylatokat elektronikus formában kell – a digitális archiválásról szóló jogszabály [1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet a digitális archiválás szabályairól] előírásainak figyelembevételével – megőrizni. Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylatról készített elektronikus másolattal az Szt. szerinti bizonylatmegőrzési kötelezettség – a vonatkozó jogszabály előírásai figyelembevételével – teljesíthető, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.

A megőrzési időtartam számítása

Az is lényeges kérdés, hogy mikortól kell számítani a megőrzési időtartamot.

A számviteli beszámoló, a beszámolóban lévő adatokat alátámasztó bizonylatok megőrzésének időtartama a beszámoló elfogadása üzleti évének utolsó napjától kezdődik (hasonlóan az adó megállapításához való jog elévülésének kezdetéhez).

Ennek megfelelően, például a 2023. évi üzleti év beszámolóját elfogadó legfőbb szerv ülése (a taggyűlés, a közgyűlés) 2024-ben van. Ez esetben a megőrzési idő a beszámoló és az azt alátámasztó bizonylatokat érintően legalább 2032. december 31. napjáig tart.
A bizonylatok megőrzése a gazdálkodó (a társaság) feladata. Ha szervezeti változásra – mint jelen esetben, a társaság megszűnésére – kerül sor, a megőrzés időtartama nem változik, a számviteli bizonylatok további megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor kell intézkedni.

Megszűnő cég iratainak megőrzése

A társaság megszűnhet jogutódlással, illetve jogutód nélkül. Jogutódlással történő megszűnéskor a megszűnő társaságot terhelő (a bizonylatokra vonatkozó megőrzési) kötelezettség a jogutódra száll át. Jogutód nélküli megszűnés (végelszámolás, kényszertörlési eljárás, felszámolás) esetén a vonatkozó jogszabályok a megőrzésről külön intézkednek.
A Cégtörvény (2006. évi V. törvény a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról) 112. §-ának (1) bekezdése alapján a végelszámoló köteles gondoskodni a társaság iratanyagainak az elhelyezéséről. Az ezzel kapcsolatos költségeket és a megszűnés utáni iratmegőrzés költségeit

  • a vagyonfelosztási javaslatban fel kell tüntetni,
  • a számviteli előírások szerint ennek fedezetét jelentő forrást az eredménytartalékból a lekötött tartalékba kell átvezetni,
  • más szervezetnek az iratmegőrzésre adott megbízás esetén annak a fedezetét a lekötött tartalékból kell átadni és átvenni.

A vagyonfelosztás során az érintettek abban is megállapodhatnak, hogy a cég iratanyagának megőrzését (ingyenesen vagy ellenérték fejében) a tagok (a tulajdonosok) valamelyike vállalja: a példánk szerinti esetben 2032. december 31-ig.
A társaság iratanyagának elhelyezésére egyebekben a Csődtörvény (1991. évi XLIX. törvény a csődeljárásról és a felszámolási eljárásról) erre vonatkozó szabályai megfelelően alkalmazandók. A kényszertörlési eljárásra vonatkozó előírások között azonban a bizonylatok megőrzésére vonatkozó külön előírást nem találunk. Viszont, a kényszertörlési eljárás Cégtörvény szerinti szabályai alapvetően a Cégbíróságra telepítik a feladatokat, azaz a vállalkozás iratanyagainak a megőrzéséről is a Cégbíróságnak kell gondoskodnia.

Felszámolásra kerülő cég iratainak megőrzése

A Csődtörvény 53. §-a alapján a felszámolásra kerülő cég iratainak kezelése és megőrzése a felszámoló feladata. Ez egyben azt is jelenti, hogy ő köteles a levéltár által (megkeresés alapján) meghatározott irattári anyagokat a levéltárnak átadni, a nyugdíjbiztosítási igazgatóság részére a rendelkezésre álló bizonylatok alapján a mindenkori előírásnak megfelelően a szükséges adatszolgáltatást megadni, valamint az irattári anyag nem megőrzendő részének selejtezéséről gondoskodni.

Az esetek többségében a felszámoló maga irattároz, és ennek költségei felszámolási költségnek minősülnek. Tekintettel arra, hogy az adó megállapításához való jog elévülésének időtartama eltér a számviteli bizonylatok megőrzésének időtartamától, az adóbizonylatok megőrzésére is fontos kitérnünk.
A számviteli törvény nem ír elő szabályokat a bizonylatok megőrzésének helyéről: a jogalkotó abból a feltételezésből indul ki, hogy azok megőrzése a társaság székhelyén, illetve a bizonylati szabályzatban megjelölt helyen történik.

A jogszabályokban előírt bizonylatok megőrzésére vonatkozó adótörvényi előírásokat az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (a továbbiakban: Art.) 78. §-a tartalmazza. E szerint a különböző adók megállapításához szükséges iratokat az adózónak az adóhatósághoz bejelentett helyen kell őriznie. Ez az előírás a társaság megszűnése esetében is érvényes marad:
az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, az adóhatóság felhívására azonban azokat 3 munkanapon belül be kell mutatni;
az iratokat az adózónak a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításához való jog elévüléséig, halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőrizni. Ez a 2023. évi adóbizonylatok esetében 2029. december 31-ét jelenti: addig őrizni kell akkor is, ha a cég megszűnik.

Abban az esetben, ha ugyanazon bizonylatot a számviteli előírások szerint is, meg az Art. szerint is meg kell őrizni, akkor a hosszabb megőrzési időtartam a mérvadó. Így például, az adójogilag elévült bizonylat ezzel párhuzamosan számvitelileg nem évül el.

Sinka Júlia (2024-05-20)

Adózási Módszertani Szemle + Adópraxis előfizetés megrendelése

Rendelje meg az Adózási Módszertani Szemle és az adopraxis.hu digitális tudástár szolgáltatásunkat!