Hivatali utazás, üzleti utazás, kiküldetés: árnyalatok egy témára

A hivatali vagy üzleti utakhoz kapcsolódóan számos téves értelmezés él a köztudatban és a szakmában egyaránt. Ilyen kérdéses terület lehet a felmerülő költségek viselése, a költségtérítés lehetősége vagy annak formái.

A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja tv.) 3. § 10. pontja alapján hivatali, üzleti utazásnak minősül 

• a magánszemély jövedelmének megszerzése, 
• a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás 
• - a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével 
• - azonban ideértve különösen a kiküldetés vagy a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében más munkáltatónál történő munkavégzés miatt szükséges utazást, 
• - de ide nem értve az olyan utazást, amelyre vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti; továbbá
• az országgyűlési képviselő, a nemzetiségi szószóló, a polgármester, az önkormányzati képviselő e tisztségével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás (a lakóhelytől való távollét).

A törvényszöveg alapján tehát a hivatali, üzleti utazás fogalmába tartozik a kifizetői reláció is, nem csupán a munkavállaló-munkáltató közötti viszony állhat mögötte. A jogszabály tételesen megnevezi, mit ért ide, és mit zár ki. Nem minősül hivatali, üzleti utazásnak a munkába járás költségtérítése.

A hatályos törvényszöveg értelmében (belföldi) kiküldetésnek minősül a munkáltató által elrendelt, a munkáltató tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás. Így különösen a munkaszerződéstől eltérő foglalkoztatás keretében a munkaszerződéstől eltérő helyen történő munkavégzés; ide nem értve a lakóhelyről, tartózkodási helyről a munkahelyre történő oda- és visszautazást. 
Ezen rendelkezés alkalmazásában munkahelynek minősül a munkáltatónak az a telephelye, ahol a munkavállaló a munkáját szokás szerint végzi, ilyen telephely hiányában vagy több ilyen telephely esetén a munkáltató székhelye minősül munkahelynek.

Munkáltató által elrendelt utazás - kiküldetési rendelvény

Az első tisztázandó kérdés a „munkáltató által elrendelt” fordulat. A munkaügyi szabályokat most nem érintve, az utazáshoz kapcsolódó költségek megtérítésének egyik alapbizonylata lehet a kiküldetési rendelvény. A munkavállaló saját tulajdonában álló személygépkocsija esetén, ideértve a zártvégű pénzügyi lízingbe vett személygépkocsit is (ebből a szempontból a közeli hozzátartozó tulajdonában lévő vagy általa zárt végű pénzügyi lízingbe vett személygépkocsi is sajátnak minősül) is előnyös és helytálló a kiküldetési rendelvény alkalmazása. 

A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza:

• a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, 
• a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi rendszámát, 
• a hivatali, üzleti utazás(ok) célját, időtartamát, útvonalát, 
• a futásteljesítményt, 
• az utazás költségtérítését, valamint 
• ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.), 
  azzal, hogy kiküldetési rendelvénynek minősül az említett adatokat tartalmazó, a digitális archiválás szabályairól szóló jogszabály rendelkezéseit is figyelembe véve zárt rendszerben kezelt és tárolt, elektronikus úton előállított bizonylat is. A papír alapon kiállított kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával megőrzi. [Mögöttes jogszabály a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet]

A kiállítás gyakoriságáról nincs jogszabályi rendelkezés, erről igény szerint a munkáltató, kifizető dönt. Az igény szerint azt jelenti, hogy ez sokszor a cég tevékenységi körétől és a munkakörtől függ, valamint attól, milyen helyszínen történik a feladatvégzés. Olyan esetekben, amikor a munkavállalónak a munkaköréből adódik, hogy gyakran hivatali, üzleti úton van, akkor célszerűbb, ha azt a munkaszerződésben rögzítik, mellőzve az utankénti adminisztrációt.  

Ha a kifizetett összeg nem pénztárbizonylathoz csatolt és sorszámozott (szigorú számadású bizonylatnak minősülő) kiküldetési rendelvénnyel történik, hanem egyedül a rendelvény a bizonylata, abban az esetben kötelező a szigorú számadás alá vont nyomtatvány vagy ilyen célra készített számítógépes program használata. A számviteli politikában történő eljárási rend rögzítése célszerű. Mivel nincs alaki kötöttség, kötelező nyomtatvány rá, ezért egyedi kialakítás esetében figyelemmel kell lenni a törvényben meghatározott tartalmi követelményekre. Ezek hiányában nem alkalmas az adóalap megállapítására [Figyelemmel az Art. 77. § (1) bekezdésére is.]. A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizetőnek, a másolatát a magánszemélynek – a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával – kell megőriznie.

A munkáltató tevékenységével összefüggő feladat

A második magyarázatot igénylő fordulat „a munkáltató tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás” fogalma. Ez esetben vissza kell tekinteni az Szja tv. 3. § 10. pontjában foglaltakra. Ez alapján, ha az utazásra vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti, akkor az utazás nem tekinthető hivatali, üzleti utazásnak, így kiküldetésnek sem. Az adóhatóság az eset összes körülményei, az utazásra vonatkozó dokumentumok, nyilvántartások és körülmények alapján tudja meghatározni azt, hogy egy adott utazás esetében megvalósulnak-e a hivatali, üzleti utazásra előírt törvényi követelmények. Ennek biztosítása mind a munkáltató, mind a munkavállaló érdeke tehát.

A napidíj kérdései

Belföldi napidíj

A belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló költségtérítését a 437/2015. (XII. 28.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R1.) szabályozza. Ennek hatálya kiterjed a munkáltatókra és velük az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) 7. § 38. pontja szerinti munkaviszonyban álló munkavállalóra, kivéve, ha törvény, kormányrendelet vagy törvény felhatalmazása alapján kiadott miniszteri rendelet a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló költségtérítésére eltérő szabályt állapít meg.

A belföldi hivatalos kiküldetésben lévő munkavállalónak többletköltségei fedezetére a kiküldetés tartamára költségtérítés (napidíj) jár. Átalányként a munkavállalót legalább napi ötszáz forint napidíj illeti meg, amelynél magasabbat a munkáltató adhat. A rendszeresen kiküldetést teljesítő munkavállalónak a munkáltató havi átalányt állapíthat meg. Ennek összegét az egy napra megállapított napidíj-átalány és a havi átlagban kiküldetésben töltött naptári napok figyelembevételével kell meghatározni.

A hat órát meghaladó kiküldetés esetén a belföldi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott magánszemély részére adható napidíj-átalány háromezer forint, feltéve, hogy a munkáltató a kiküldetésre nem alkalmazza a napi ötszáz forintos napidíj szabályt, és a kiküldetés többletköltségeire tekintettel más juttatást nem ad. 
A napidíj számlával, egyszerűsített számlával igazolt összegként vagy költségátalányként számolható el. 

Fontos kiemelni, hogy nem számolható el napidíj, ha a távollét időtartama a hat órát nem éri el, továbbá, ha a munkáltató a munkavállaló élelmezését a kiküldetés helyén biztosítja.

Költségtérítésnek minősül az a bevétel (kivéve, ha a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni), amelyet e törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély. 

Nem tartozik ezen kiadások körébe a magánszemély személyes vagy családi szükségletét részben vagy egészben közvetlenül kielégítő dolog, szolgáltatás megszerzését szolgáló kiadás, kivéve, ha e törvény olyan költségtérítést állapít meg, vagy olyan, jogszabályban meghatározott költségtérítést ismer el, amellyel szemben a kiadást nem kell igazolni. A költségtérítésnek az a része, melyet a magánszemély nem igazol, vagy olyan kiadásról csatol bizonylatot, amely nem tekinthető elismert költségnek, a magánszemély jövedelmének minősül.
Maga a napidíj nem adómentes, azonban az Szja tv. 3. számú mellékletének II./3. és 6. pontjai kimondják, hogy igazolás nélkül, költségként elszámolható:

• a belföldi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott (a közúti közlekedési szolgáltatásokról és közúti járművek üzemben tartásáról szóló külön jogszabály vagy más erről szóló jogszabály rendelkezései szerint engedélyhez kötött belföldi közúti közlekedési szolgáltatást végző, abban árukísérőként közreműködő), belföldi kiküldetés címén bevételt szerző magánszemélynél – kizárólag e tevékenysége tekintetében – az R1. szerint naponta elszámolható összeg. Feltéve, hogy a magánszemély ezenkívül kizárólag a gépjármű belföldön történő üzemeltetéséhez közvetlenül kapcsolódó és számlával, más bizonylattal igazolt költségek elszámolására jogosult, és ezt az elszámolási módszert alkalmazza, azzal, hogy e rendelkezés alkalmazásában az engedélyhez kötött belföldi közúti közlekedési szolgáltatással esik egy tekintet alá az a saját célra folytatott (saját számlás) áruszállítási, személyszállítási tevékenység is, amely más személy részére jogszerűen csak engedélyhez kötött belföldi közúti közlekedési szolgáltatásként lenne nyújtható;
• [a kifizető által a magánszemélynek a saját személygépkocsi (ideértve a közeli hozzátartozó tulajdonát képező személygépkocsit is) használata miatt fizetett költségtérítés összegéből a kiküldetési rendelvényben feltüntetett km-távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma és legfeljebb az állami adó- és vámhatóság által közzétett üzemanyagár, valamint 15 Ft/km általános személygépkocsi normaköltség alapulvételével kifizetett összeg].

Külföldi napidíj

A külföldi kiküldetés (Szja tv. 3. § 11. pontja) meghatározása kiegészíti a kiküldetés definícióját. Ennek értelmében a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli (a továbbiakban: külföld) tartózkodása értendő alatta. Továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást jelenti. 

A következő esetben törvényi alap-napidíj nincs. Külföldi kiküldetés esetén a Szja tv. 3. számú mellékletének II./7. pontja alapján a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) kormányrendelet (a továbbiakban: R2.) szerint igazolás nélkül elszámolható költségnek minősül:
a) az R2. szerint naponta elszámolható összeg a nemzetközi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott, külföldi kiküldetés (külszolgálat) címén bevételt szerző magánszemélynél – kizárólag az e tevékenysége tekintetében – feltéve, hogy az említett kormányrendeletben foglaltak alapján kizárólag a gépjármű külföldön történő üzemeltetéséhez közvetlenül kapcsolódó és számlával, más bizonylattal igazolt költségek elszámolására jogosult, és ezt az elszámolási módszert alkalmazza, azzal, hogy e rendelkezés alkalmazásában az engedélyhez kötött nemzetközi közúti közlekedési szolgáltatással esik egy tekintet alá az a saját célra folytatott (saját számlás) áruszállítási, személyszállítási tevékenység is, amely más személy részére jogszerűen csak engedélyhez kötött nemzetközi közúti közlekedési szolgáltatásként lenne nyújtható;
b)    az a) pontban nem említett esetben a külföldi kiküldetésre tekintettel megszerzett bevétel 30 százaléka, de legfeljebb az R2. szerint naponta elszámolható összeg.

Az a) alpont szerinti költség a nemzetközi közúti árufuvarozásban és személyszállításban gépkocsivezetőként és árukísérőként foglalkoztatott magánszemély esetében – amennyiben nem választja a 2. § szerinti elszámolást – napi 60 eurónak megfelelő forintösszeg. Míg a b) alpont szerinti költség napi 15 eurónak megfelelő forintösszeg.