Miért felel a pénzügyi és számviteli szakember a munkája során?

Előadónk már bevezetőjében megfogalmazta a könyvelővel és könyvelői munkával szemben támasztott legfontosabb kívánalmat, miszerint:  

Ismernünk kell a céget!

Csak akkor mérhető fel reálisan egy cégnek nyújtott szolgáltatással kapcsolatos kockázat és potenciális felelősség, ha megfelelően ismerjük az adott vállalkozást.

Mit is jelent ügyfelünk ismerete?

Mindenekelőtt: ügyfelünk valódi tevékenységének ismeretét és ezen keresztül azt, hogy hol vannak az ügyfél tevékenységében kockázatok, mivel ez az, ami a könyvelőnél kockázatként felmerül, mivel ő tulajdonképpen átveszi ezt a kockázatot az ügyféltől.
Fontos azt is tudnunk, hogy ügyfelünk miért éppen bennünket választott. Az ilyenkor szokásos frázisok mögött ki kell tudnunk deríteni ügyfelünk valódi szándékait.

A megismerés és tájékozódás fontos eleme – mutatott rá Sallai Csilla –, hogy tudjunk a cég valós tulajdonosairól, ügyleteiről, érdekviszonyairól és lehetőleg a vezetők valós szándékairól. Ügyfelünk megismerésének leghitelesebb és leghatékonyabb forrása a szervezeti struktúrát és működést megmutató Szervezeti és Működész Szabályzat (SzMSz), amelyen keresztül viszonylag gyorsan áttekinthető a döntési rendszer, működési rend és gazdasági működési rendszer.

A könyvelő feladata nem könnyű – mutatott rá szakértőnk –, mivel a jogi háttér, üzemgazdaság, számviteli és adózási kérdések metszéspontjában álló kérdéseket kell tudnunk megtalálni és értelmezni.

Saját szerepünk meghatározásához mindenekelőtt a legfontosabb alapfogalmakat kell tisztáznunk. Ezek az alapfogalmak a könyviteli szolgáltatás, könyvvizsgálói tevékenység és számviteli szolgáltatás. A vonatkozó jogszabály, a Számviteli törvény 150. § ad iránymutatást.
Ugyancsak jogi természetű kérdéseket vet fel a könyvelő státusza, ami máshogyan alakul aszerint, hogy munkaviszonyban van, vagy külső szolgáltató. A Polgári Törvénykönyv (Ptk.) jogi szabályai és meghatározásai számos más vonatkozásban is irányadóak (megbízási szerződés, együttműködési és tájékoztatási kötelezettség, szerződésszegés stb.).

Maga a könyvelői tevékenység kerete, a könyvelési apparátus is más szabályozás alá esik, ha szervezeten belüli vagy kiszervezett apparátus keretében látják el – mindkettőnek megvannak a maga pozitív és negatív sajátosságai.

A könyvelői felelősség

Előadónk szakmai napunk második felében tért rá a legnagyobb érdeklődéssel és gyakorlati jelentőséggel bíró problémakör, a könyvelői felelősség elemeinek taglalására. Részletes elemzésre került, hogy a könyviteli szolgáltatás és a bérügyviteli szolgáltatás pontosan mire terjed ki és mire nem terjed ki.

Sallai Csilla egy hármas szerződéses konstrukciót ajánlott a kérdés rendezésére a szerződés, az Általános Szerződési Feltételek (ÁSZF), és egy Szervezeti és Működési Szabályzat (SzMSz) elkészítésével.

Ami az újabb típusú kockázatokat illeti: előadónk felhívta a figyelmet a Pénzmosás elleni törvény (Pmt.) 30-31. §-ára. A „pénzmosási tipológia” kereténen részletesen elemzésre kerültek az üzleti kapcsolat létesítésekor, annak fennállása alatt, valamint az üzleti kapcsolat megszűnésekor felmerülő kockázatok.

A büntető törvénykönyvi relevanciával bíró lehetőségek közül különösen kellemetlen helyzetet eredményezhet a gazdasági csalás, információs rendszer felhasználásával elkövetett csalás, társadalombiztosítási, szociális vagy más jóléti juttatással visszaélés gyanújának felmerülése. Ugyancsak ügyelnünk kell a pénzmosás vagy pénzmosással kapcsolatos bejelentési kötelezettség elmulasztása tényálláselemei megvalósulásának esetleges lehetőségére.
Ahogyan azt szakértőnk is elemezte: a leggyakoribb hibaforrások felsorolása csak példálózó jellegű lehet, mindazonáltal leginkább a szerződésben kizárt feladatok elvégzése, a jogszabályokkal ellentétes cselekedetekben való tudatos részvétel, szakmai tudás nélküli tevékenység jelenthet kiemelt veszélyt.
Ugyancsak komoly problémát okozhat, ha nem hívjuk fel a figyelmet a szakszerűtlen, kárt vagy hátrányt okozó tényekre. Kifejezetten jól bizonyítható hátrányunkra a cégvezetés helyetti jogosulatlan döntéshozatal, okiratok más helyett való elkészítése, továbbá a jogtalan aláírás, hitelesítés.

A könyvelői felelősségbiztosítás

Az előadás utolsó paneljében kapott helyett a kockázatok mérséklésének leghatékonyabb eszközéül kínálkozó könyvelői felelősségbiztosítás kérdése.
A felelősségbiztosítás a könyvelők esetében még nem kötelező (az ügyvédeknél már hosszú ideje az), de annak megkötése mindenképpen ajánlott. A biztosítás például biztosítékot nyújt a könyvelő számára, ha mégis olyan okból keletkezik bármilyen kára az ügyfélnek – bírságot, késedelmi pótlékot szabnak ki – ami egyértelműen abból ered, hogy a könyvelő nem nyújtotta határidőben a bevallást, ami azért bármikor előfordulhat. Ilyenkor a felelősségbiztosítással a könyvelő tudja ezt az összeget a biztosítón keresztül az ügyfél felé rendezni.
A felelősségbiztosítást különösen azoknak javasolható, ahol egy nagyobb könyvelő iroda működik sok alkalmazottal. Köztudott, hogy az alkalmazott által okozott kárért a munkáltató felel, és bármikor előfordulhat, hogy tényleg valami nem időben történik. A jogszabály ugyebár azt mondja, hogy csak akkor mentesülünk a szerződésszegéssel okozott kárért való felelősség alól, ha az az ellenőrzési körünkön kívül eső okból következik be. Ha például azért nem kerül valami határidőben benyújtásra, mert pl. a mi informatikai rendszerünkben merül fel valami hiba, ez sajnos nem mentesít bennünket a felelősség alól, viszont ebben az esetben is ott a felelősségbiztosítás. Természetesen ez is egy folyamat: el kell ismerni, elismeritek a kárt, be kell jelenteni a biztosító felé, de ez mindenképpen jelentős összegű kár megfizetése alól mentesíti a könyvelőt.