Általánosságban elmondható, hogy a hivatali, üzleti utazás során az utazásra, illetve a szállás díjára tekintettel felmerülő költség megtérítése nem keletkeztet bevételt a magánszemélynél, azaz adómentes, ha a juttatás körülményei megfelelnek a törvényi feltételeknek.
A költségek elszámolása történhet úgy is, hogy a munkáltató/kifizető az utazást megelőzően előre ad bizonyos összeget a magánszemély részére, amellyel utólag el kell számolni, illetve úgy is, hogy a magánszemély kifizeti a kiadást, és a munkáltató azt a nevére kiállított megfelelő bizonylat alapján utólag téríti meg a magánszemély részére. Az Szja tv. 7. § (1) bekezdés g) pontja az utazást megelőzően adott összeg adómentességéről rendelkezik. Eszerint a jövedelem megállapítása során nem kell bevételként figyelembe venni a magánszemélynek adott olyan összeget (utalvány értékét) – ideértve a hivatali, üzleti utazás során az utazásra, a szállás díjára szolgáló összeget is –, amellyel szemben a magánszemély a juttató részére közvetlenül köteles bizonylattal elszámolni.
Az előlegként kiadott összeg költségelszámolása vonatkozásában figyelemmel kell lenni az Szja tv. kamatkedvezményre vonatkozó rendelkezésére is; a költségek fedezetére a magánszemély részére előlegként kiadott összeg ugyanis csak akkor adómentes, ha azzal a magánszemély 30 napon belül elszámol a munkáltatóval/kifizetővel [Szja tv. 72. § (4) bekezdés c) és n) pont]. A 30 napot meghaladóan teljesített költségelszámolás esetén kamatkedvezményből származó jövedelem keletkezik, amely esetben a 15 százalék személyi jövedelemadót és a 13 százalék szociális hozzájárulási adót a kifizetőnek a kamatkedvezmény 1,18-szorosa után kell megfizetnie. A kamatkedvezmény mértéke az el nem számolt előlegre a jegybanki alapkamat 5 százalékponttal növelt összegével – ha a kifizető bizonyítja, hogy a szokásos piaci kamat ennél alacsonyabb, akkor a szokásos piaci kamattal – kiszámított időarányos kamat.
Az is lehetséges, hogy a kifizető nem előlegezi meg a várhatóan felmerülő kiadást, hanem azt a magánszemély előlegezi meg, és a kiadás összegét a juttató utólag, bizonylattal történő elszámolás alapján a magánszemélynek megtéríti.
Erre az esetre alkalmazható az Szja tv. 7. § (1) bekezdés q) pontja, amely kimondja, hogy a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó utazási jegy ellenértékét, ideértve a szokásosan a jegy árában felszámított étkezés ellenértékét is, továbbá a hivatali, üzleti utazáshoz kapcsolódó szállás ellenértékét, ideértve a szokásosan a szálláshely árában felszámított reggeli étkezés ellenértékét is.
A hivatali, üzleti utazás esetén az utazás történhet közösségi közlekedéssel, a kifizető által biztosított cégautóval, illetve saját személygépkocsival is. Az Szja tv. az előbbiekben hivatkozott rendelkezésekben nem tartalmaz olyan előírást, amely konkrétan meghatározná, hogy az utazási költségek térítéséhez a jegyen kívül szükség van a munkáltató nevére kiállított számlára is, de ha a munkáltató által kialakított belső szabályzat ezt előírja, az nem kifogásolható.
Ha a tisztségviselő részére cégautót biztosítanak, akkor annak hivatali, üzleti célú használatával kapcsolatban a magánszemélynek nem merül fel adókötelezettsége; sőt, az Szja tv. 1. számú melléklet 8.37. pontja alapján a cégautó magáncélú használata, továbbá az azzal összefüggésben úthasználatra jogosító bérlet, jegy juttatása is adómentes.
Ha az utazás a tisztségviselő saját személygépkocsijával történik, akkor a felmerülő költség elszámolására speciális szabályok az irányadók. Amennyiben a tisztségviselő a saját gépkocsiját használja a hivatali, üzleti utazásai során, akkor a kifizető által fizetett költségtérítéssel mint bevétellel szemben attól függően számolhat el költséget, hogy az utazásra a munkáltató által elrendelt kiküldetés (kiküldetési rendelvény) vagy útnyilvántartás alapján kerül sor. Saját gépkocsinak minősül a saját tulajdonú, a magánszemély által zárt végű lízingbe vett jármű, valamint a házastárs tulajdonát képező, illetve a házastárs által zárt végű lízingbe vett jármű is. A tisztségviselőnek a saját tulajdonú gépjárműve tulajdonjogát a közlekedési igazgatósági hatóság által kiadott törzskönyvvel, a törzskönyv visszavonásakor a közlekedési hatóság által kiadott igazolással kell igazolnia.
A hivatali, üzleti utazás során felmerülő egyéb költségek (például étkezés) az Szja tv. 70. § (1) bekezdés a) pontja alapján egyes meghatározott juttatásként adókötelesek; vagyis a hivatali, üzleti utazással összefüggésben felmerülő szolgáltatások költségének a kifizető nevére szóló számla alapján történő megtérítése után a kifizetőnek kell az adókötelezettséget teljesítenie. Az egyes meghatározott juttatás értékének 1,18-szorosa után a kifizetőnek 15 százalékos mértékű személyi jövedelemadót és 13 százalékos mértékű szociális hozzájárulási adót kell fizetnie.