Megoldás a legtipikusabb számlázási hibákra

Szakértőnk a Menedzser Tudás- és Válaszközpont által szervezett szakmai napjaink rendszeres előadója, kiadónk vezető szerkesztője és tanácsadója. Főbb szakterülete az áfa és az általános forgalmi adó, különös tekintettel a hazai és nemzetközi szabályozásra. Az ő gondozásában jelenik meg három szakmai kiadványunk (Áfa Klub, Adózási Módszertani Szemle, Adó- és Járulékmegtakarítási Tanácsadó).
Cégünknél végzett szakértői és tanácsadói tevékenysége keretében kiemelten foglalkozik a számlázási kérdésekkel, szakmai napunkon talán legjobban ismert és korábban legsokoldalúbb módon elemzett témaköréből, a számlázás hibaforrásairól és lehetséges buktatóiról adott széleskörű tájékoztatást.

A számlázás alapelvei

Legelőször, mintegy bevezetésként, előadónk a számlázás alapszabályait tekintette át, abból az értelemszerű alapkérdésből kiindulva, hogy mikor keletkezik számlázási kötelezettség?

A megfogalmazható alapszabály szerint más személy részére teljesített termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás, mástól kapott előleg esetén számlát kell kiállítani, kivéve, ha nyugta, vagy számviteli bizonylat kiállítására van lehetőség.
A számla tehát a „legmagasabb rendű” formája a gazdasági esemény bizonylatolásának, ha nem kell számlát kiállítani, akkor van lehetőség „alacsonyabb szinten” is bizonylatolni a gazdasági eseményt.
Alapvető feltétel azonban – mutatott rá Bonácz Zsolt – hogy ez utóbbi estben az Áfa törvény kifejezetten úgy rendelkezzen, hogy nem kell számlát kiállítani.
Fontos, hogy ha nem történt olyan gazdasági esemény, ami után számlát kell kiállítani, és az Áfa törvény nem ír elő bizonylatolási kötelezettséget, akkor „lép be” a számviteli törvény vagy az szja törvény, így ezen jogszabályoknak megfelelően kell a megtörtént gazdasági eseményt bizonylatolni, dokumentálni.

Ha nem kötelező számla kiállítása…

Alapelv, hogy minden gazdasági eseményt dokumentálni kell. Arra is fel kell hívni a figyelmet – mutatott rá Bonácz Zsolt – hogy az Áfa törvény nem tartalmaz tételes tiltó rendelkezést arra vonatkozólag, hogy mely esetekben nem lehet számlát kibocsátani.

Ha nem kötelező, de mégis kiállításra kerül a számla, több lehetőségre is felmerül, amira figyelnünk kell.

Leginkább arra kell tekintettel lennünk, hogy ilyenkor nincs jogalap az áfa felszámítására. Ezzel a lehetőséggel összefüggésben is hangsúlyozandó az az elvárás, hogy nemcsak akkor kell ismerni a számlázás szabályait, ha én állítok ki számlát, de akkor is, ha én fogadok be.

Előfordulhat ugyanis, hogy a vállalkozás részére felszámítanak áfát úgy, hogy az esemény nem esik az Áfa törvény tárgyi hatálya alá. Ilyenkor, amennyiben a számla címzettje érdemben nem vizsgálja a részére kiállított számla helyességét, ez több szempontból is adókockázatot rejt – figyelmeztetett szakértőnk. Az adóhatóság álláspontja ezekben az esetekben ugyanis az, hogy a levonható adóként történő elszámolás nem volt jogszerű.

A törvény szerint a nem kötelező számlaadáson kívüli számlaadás körében hangsúlyozandó további nagyon lényeges tudnivaló – magyarázta Bonácz Zsolt –, hogy a számlázásból fakad az online adatszolgáltatási kötelezettség is. Vagyis: ha nincs számlázásai kötelezettség, de a számla ki lett állítva, az online adatszolgáltatás kötelezettsége már életbe lép. Ha van számla (mégha nem is kötelező), van online adatszolgáltatási kötelezettség.

Az alapszabályokat áttekintő bevezető részt szakértőnk a főszabály alóli kivételek, vagyis azon esetek áttekintésével zárta, amikor számla helyett számviteli bizonylatot kell kiállítani. Ugyancsak érintve lettek olyan alapvető kérdések, mint a számla és számviteli bizonylat különbsége, számla megjelenése vagy különleges adattartalma.

Előadónk hosszan taglalta az adómentesség és az Áfa törvény hatálya alá nem eső gazdasági események összevetésének kérdéskörét.
Az alapvetés itt értelemszerűen az, hogy az Áfa törvény tárgyi hatálya alá eső gazdasági esemény termékértékesítés, vagy szolgáltatásnyújtás jogcímén adózhat, amely élvezhet adómentességet, ha ennek törvényi feltételei fennállnak. Az Áfa törvény tárgyi hatálya alá nem eső gazdasági esemény pedig nem lehet áfamentes, mivel áfa tekintetében nem adóztatható. A helyzetet az teszi összetetté, hogy adómentesség nem merül fel, mivel az esemény nem adóztatható, a számla ilyenkor igazából egy bizonylat, de fennál az online adatszolgáltatási kötelezettség.

A számlázással összefüggő hibaforrások

Szakértőnk az előadása felénél érkezett meg a számlázással összefüggő hibaforrások köréhez, ezek között is kiemelten elemezte a számla módosításának és érvénytelenítésének buktatóit.

Mindig mérlegelni kell, hogy történt-e olyan esemény, amely a módosításra, illetve érvénytelenítésre jogalapot ad. Jogalap hiányában a korábban kiállított számla nem módosítható, érvényteleníthető.
Összetetté az teszi a helyzetet, hogy a módosítás technikáját, formátumát az Áfa törvény nem szabályozza. A gyakorlatban két módszer alakult ki: az úgynevezett 1 lépéses és 2 lépéses módszerek. További, gyakorlat által kialakított elv, hogy a NAV álláspontja szerint egy (eredeti) számlához egy módosító számla kapcsolódhat. Ha a módosító számla téves adatot tartalmaz, akkor azt érvényteleníteni kell, majd új módosító számlát kell kiállítani.

Bonácz Zsolt előadása legvégén néhány különleges esetet is elemzett a számlakiállítás köréből, gyakorlati példákkal illusztrálva. Ilyen esetek az árengedmény számlázása, utalványok értékesítésének számlázása vagy a saját és más által kibocsátott egycélú utalvány beváltása.