Az érintett cég könyvelése 2025. január 1-jével lett átvéve, a nyitóadatok kézhez vétele után derült ki, hogy van olyan nyitott vevő tétel, ami túlfizetésként mutatkozik meg, 2017-es számla kifizetése fel lett könyvelve, de a vevői számla nem és ugyanígy szerepelnek 2017-es szállító számla kifizetések, amelyeknek a számlái nem lettek felkönyvelve.
A leírt esetben nem célszerű 2026-ig várni. Ha a hibák és az egyeztetési eltérések most, a 2025. évi könyvelés átvételekor váltak ismertté, akkor ezeket főszabály szerint a feltárás évében, tehát a 2025. évi beszámoló összeállításakor kell rendezni. A számviteli törvény szerint az előző évek hibáinak kezelése attól függ, hogy a feltárt hiba jelentős vagy nem jelentős; nem jelentős hiba esetén a hatás a feltárás évének eredményét módosítja, jelentős hiba esetén az előző évek módosítását elkülönítetten kell bemutatni a beszámolóban.
A helyes eljárás első lépése nem a kivezetés, hanem annak vizsgálata, hogy rekonstruálható-e az eredeti gazdasági esemény.
Vagyis meg kell nézni a bankszámlakivonatot, partner-egyeztetést, szerződést, teljesítési igazolást, régi számlatömböt/számlázóprogramot, illetve minden olyan iratot, amelyből megállapítható, hogy a 2017-es pénzmozgás mögött valójában volt-e ki nem könyvelt vevőszámla vagy szállítói számla. Ha igen, akkor valójában nem „fiktív túlfizetésről”, hanem korábbi évi könyvelési hibáról beszélünk. Adójogi oldalról önellenőrzés csak az elévülési időn belül lehetséges; a NAV tájékoztatója szerint az önellenőrzés általános szabályként a bevallási kötelezettség évének utolsó napjától számított 5 éven belül nyújtható be.
Ez azt jelenti, hogy a 2017-es időszakhoz kapcsolódó áfa önellenőrzése jellemzően már nem járható út, ha az adómegállapításhoz való jog elévült. Ettől azonban a számviteli rendezés még nem maradhat el: a könyvekben nem lehet korlátlan ideig bent hagyni olyan analitikai tételeket, amelyek mögött nincs már valós, érvényesíthető követelés vagy fennálló kötelezettség. Az adózási elévülés és a számviteli valóság külön kérdés; attól, hogy az áfa már nem javítható, a mérlegben szereplő egyenleget még rendezni kell.
A konkrét könyvelési kezelés attól függ, hogy a nyitott tétel tartalma valójában minek minősül.
Ha a vevő oldalon azért látszik „túlfizetés”, mert a pénz beérkezett, de a számla annak idején nem került lekönyvelésre, akkor először azt kell tisztázni, hogy a társaságnak van-e még valós kötelezettsége a partner felé. Ha már nem áll fenn ilyen kötelezettség, és az összeghez beszerzett eszköz sem kapcsolódik, akkor a számviteli törvény szerint az elengedett vagy elévült kötelezettség egyéb bevételként számolandó el. Ezt a törvény kifejezetten nevesíti az egyéb bevételek között.
Ha a szállítói oldalon azért van nyitott, „fordított” egyenleg, mert a kifizetés könyvelve lett, de a mögöttes számla nem, akkor azt kell vizsgálni, hogy a társaságnak van-e még érvényesíthető követelése a partnerrel szemben, például számla, jóváírás vagy visszafizetés iránt. Ha ez már nem hajtható be, vagy a követelés rendezése ténylegesen kizárt, akkor a számviteli törvény alapján az ilyen követelés leírása az egyéb ráfordítások között jelenik meg; a törvény itt nevesíti a behajthatatlan követelésként leírt összeget, továbbá az elengedett követelés könyv szerinti értékét is az egyéb ráfordítások között.
1. partnerenként tételes egyeztetés és dokumentumkutatás,
2. annak rögzítése, hogy az eredeti számla bizonyítható-e vagy sem,
3. ha bizonyítható, akkor hibafeltárásként rendezés 2025-ben,
4. ha nem bizonyítható, és az igény/kötelezettség már nem érvényesíthető, akkor kivezetés 2025-ben a megfelelő eredményszámlával szemben,
5. a kiegészítő mellékletben rövid bemutatás, hogy a 2025. évben korábbi évekből származó, rendezetlen partner-egyenlegek felülvizsgálata és rendezése történt.
Ami nagyon fontos: ne pusztán az elévülésre hivatkozva vezesse ki automatikusan az összes tételt.
Előbb dokumentálni kell, hogy miért nem rekonstruálható az eredeti számla, miért nem áll fenn már valós kötelezettség vagy követelés, és miért tekinthető az egyenleg véglegesen rendezetlennek. Egy későbbi ellenőrzésnél ez a munkapapír lesz a védelme.
A 2025-ös zárásban érdemes és indokolt rendezni ezeket, nem a 2026-osban. Az áfa önellenőrzés valószínűleg már elévült, de a számviteli rendezés nem halasztható emiatt. A vevő oldali, már meg nem alapozott kredit egyenleg jellemzően egyéb bevétel, a szállítói oldali, már meg nem térülő debit egyenleg jellemzően egyéb ráfordítás lesz, feltéve hogy az előzetes dokumentumvizsgálat alapján valóban nincs más helyes megoldás.