Ajándéktárgyak, emlékpajzsok, elismerő plakettek átadásánál elsőként azt kell tisztázni, hogy milyen jogcímen történik az átadás: üzleti ajándékként, rendezvényhez kapcsolódó ajándéktárgyként, munkavállalói juttatásként, reklámcélú promóciós termékként, vagy valamely szervezet / partner részére adott reprezentációs jellegű átadásként.
Az Szja tv. szerint üzleti ajándék a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai kapcsolatok keretében adott ajándék, ideértve az ingyenesen vagy kedvezményesen adott terméket, szolgáltatást és az erre szóló utalványt is. Reprezentációhoz, rendezvényhez kapcsolódóan adott ajándéktárgy is adózási szempontból külön kezelendő lehet.
Az üzleti ajándék és a reprezentáció főszabály szerint egyes meghatározott juttatásnak minősül, amely után a közterheket a kifizető viseli. Az adóalap az ilyen juttatás értékének 1,18-szorosa.
Az átadás nyilvántartására nincs kizárólagosan előírt forma, de a számviteli nyilvántartásoknak és bizonylatoknak alkalmasnak kell lenniük a gazdasági esemény valós tartalmának alátámasztására. A számviteli törvény alapján a gazdálkodónak a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetére kiható gazdasági eseményekről folyamatos könyvvezetést kell vezetnie, és a számviteli politikában is rögzítenie kell az alkalmazott módszereket.
Gyakorlati megoldásként javasolt külön ajándék- / reprezentációs nyilvántartást vezetni, amely tartalmazza legalább:
- a beszerzett ajándéktárgy / emlékpajzs megnevezését;
- mennyiségét;
- beszerzési bizonylatát;
- nettó, áfa- és bruttó értékét;
- átadás dátumát;
- átadás jogcímét;
- átvevő nevét vagy a partner szervezet megnevezését;
- az átadás üzleti / szakmai célját;
- rendezvény esetén a rendezvény megnevezését;
- az átadásért felelős személy nevét;
- szükség esetén az átvevő aláírását vagy rendezvényjegyzőkönyvet.
Ha az ajándéktárgyakat előre, készletre szerzik be, akkor célszerű azokat készletként vagy belső analitikában nyilvántartani, és az átadáskor kivezetni.
Ha az ajándéktárgyat kifejezetten azonnali átadásra szerzik be, akkor egyszerűbb elszámolás is elfogadható lehet, de ilyenkor is szükséges az átadás céljának és körülményeinek dokumentálása.
Különös szabályok díjak, plakettek esetében
Emlékpajzsoknál, díjaknál, plaketteknél különösen fontos a jogcím.
Ha az emlékpajzsot üzleti partnernek, együttműködő szervezetnek, előadónak vagy vendégnek adják, akkor jellemzően üzleti ajándék / reprezentációs jellegű juttatás merül fel. Ha munkavállaló, vezető tisztségviselő vagy személyesen közreműködő tag kapja, akkor vizsgálni kell, hogy a juttatás munkaviszonyra, megbízási jogviszonyra, tisztségviselői jogviszonyra vagy más jogviszonyra tekintettel történik-e.
Nem mindegy az sem, hogy az átvevő magánszemély vagy gazdálkodó szervezet. Ha az emlékpajzsot egy társaság, önkormányzat, egyesület vagy más szervezet kapja meg, és ezt az átadás dokumentációja is alátámasztja, akkor nem feltétlenül magánszemély részére adott juttatásról beszélünk. Ha viszont a juttatás tényleges kedvezményezettje egy magánszemély, akkor az Szja tv. szerinti adózási jogcímet is vizsgálni kell.
Csekély értékű ajándék
Csekély értékű ajándék esetén külön nyilvántartás szükséges, mert az Szja tv. szerint évi három alkalommal, az erre vonatkozó nyilvántartás vezetése mellett adható csekély értékű ajándék egyes meghatározott juttatásként. Csekély értékű ajándék a minimálbér 10 százalékát meg nem haladó értékű termék vagy szolgáltatás.
Rendezvényen adott ajándéktárgynál figyelni kell arra is, hogy az Szja tv. külön nevesíti az egyidejűleg több magánszemély számára szervezett rendezvénnyel összefüggésben adott ajándéktárgyat, feltéve, hogy annak egyedi értéke személyenként nem haladja meg a minimálbér 25 százalékát. Ilyenkor célszerű a rendezvény meghívóját, programját, résztvevői körét, belső feljegyzést és az átadott ajándéktárgyak összesítését is megőrizni.
Áfa szempontból az ingyenes átadásnál külön vizsgálni kell, hogy a beszerzéshez kapcsolódóan volt-e levonási jog.
Az Áfa tv. szerint az ingyenes termékátadás főszabály szerint ellenérték fejében teljesített termékértékesítésnek minősülhet, ha a termék beszerzéséhez kapcsolódóan az adóalanyt levonási jog illette meg. Nem minősül azonban ellenérték fejében teljesített termékértékesítésnek, ha az adóalany vállalkozási célból árumintát vagy kis értékű terméket ad át. Az Áfa tv. szerint kis értéknek az 5.000 forintot meg nem haladó, adót is tartalmazó szokásos piaci ár minősül.
Ha az ajándéktárgy élelmiszer, ital, vendéglátás vagy szórakoztatási célú szolgáltatás formájában merül fel, az áfalevonási korlátozásokat külön vizsgálni kell, mert az Áfa tv. több ilyen tételnél kifejezetten korlátozza az előzetesen felszámított áfa levonását.
A könyvelés a konkrét jogcímtől függ.
Üzleti ajándék, reprezentációs ajándéktárgy, emlékpajzs esetén általában nem elegendő pusztán anyagköltségként kezelni, hanem a juttatás jellegét is követni kell, mert ahhoz szja- és szocho-kötelezettség kapcsolódhat. Az egyes meghatározott juttatások után a szociális hozzájárulási adó is fizetendő, amelynek mértéke jelenleg 13 százalék az Szja tv. szerinti adóalapként meghatározott összeg után.
Itt is ajánlott a belső szabályzat
Összefoglalva: az ajándéktárgyak és emlékpajzsok átadásánál javasolt belső szabályzatot és tételes analitikát vezetni. A nyilvántartásnak alkalmasnak kell lennie arra, hogy az átadott tárgyak beszerzése, készleten tartása, átadása, átvevője, célja, értéke és adózási jogcíme ellenőrizhető legyen. Különösen fontos a magánszemélynek adott ajándékok, a csekély értékű ajándékok, a rendezvényhez kapcsolódó ajándéktárgyak és az üzleti partnereknek adott emlékpajzsok elkülönített kezelése.