Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa-tv.) 160. §-a alapján lehetőség van arra, hogy a számlakibocsátási kötelezettségnek ne a kötelezett, hanem – megbízása alapján és képviseletében – az általa választott meghatalmazott tegyen eleget.
A meghatalmazott lehet akár a termék beszerzője, a szolgáltatás igénybevevője, vagy egy harmadik személy.
A meghatalmazást kötelező előzetesen írásba foglalni, és kiterjedhet, akár egy ügylethez fűződő számlakibocsátási kötelezettség teljesítésére, akár a számlakibocsátási kötelezettség általános érvényű teljesítésére. A meghatalmazás korlátozható, de a korlátozás csupán annyiban hatályos, amennyiben az magából a meghatalmazásból kitűnik.
Fontos, hogy abban az esetben, ha a számlát a teljesítésre kötelezett helyett a terméket beszerző vagy a szolgáltatást igénybevevő állítja ki, akkor a számla kötelező adattartalma az „önszámlázás” kifejezés.
A számlakibocsátáshoz fűződő, jogszabályban meghatározott kötelezettségek teljesítéséért a kötelezettel együtt a meghatalmazott egyetemlegesen felelős abban az esetben is, ha a felek a megállapodásukban másként rendelkeztek.
Az ügylethez fűződő számlakibocsátási kötelezettségnek – feltéve, hogy annak nem a kötelezett saját maga tesz eleget – kizárólag egy meghatalmazott tehet eleget, még abban az esetben is, ha a kötelezett egyébként több személy részére is adott meghatalmazást.
A megbízásnak és a meghatalmazásnak az Áfa-tv. 160. és 161. §-aiban nem szabályozott kérdéseiben a Ptk. rendelkezéseit kell alkalmazni.
Amennyiben a számlakibocsátási kötelezettségnek meghatalmazott tesz eleget, akkor figyelembe kell venni a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 15. §-ában meghatározottakat is. Eszerint a számlakibocsátásra kötelezett meghatalmazottjaként eljáró személy, illetve szervezet által papír alapon kibocsátott számla esetében a meghatalmazott a számla másolatát haladéktalanul köteles eljuttatni a számlakibocsátásra kötelezettnek, elektronikus számla esetében pedig elektronikus formában köteles haladéktalanul a számlakibocsátásra kötelezett rendelkezésére bocsátani.
A számlázó programmal előállított számla esetében a számlakibocsátásra kötelezettnek és meghatalmazottjának előzetesen és írásban meg kell állapodniuk a számla előállítása során alkalmazott sorszámtartományról, amelyet a számlakibocsátásra kötelezett is köteles nyilvántartásában rögzíteni. Az a személy, szervezet, aki vagy amely egyidejűleg több számlakibocsátásra kötelezett meghatalmazottjaként jár el, az a nyilvántartási kötelezettségét megbízónként, elkülönített nyilvántartás vezetésével köteles teljesíteni.