A vendéglátásra irányuló rendezvény a helyszín szerint lehet: zárt térben, épületben lebonyolódó, illetve szabad térben megtartott. A helyszínek száma szerint: egyhelyszínes és többhelyszínes rendezvény. A rendezvényeket megfelelő színvonalon kell megszervezni és lebonyolítani annak érdekében, hogy a meghívottak pozitív benyomást szerezzenek a rendezvényre meghívó üzleti partnerről.
A fogadás lehet szerényebb (néhány tál sütemény, némi kis üdítő, egy pohár bor), de lehet több száz embert érintő fogadás, amelyet akár kulturális műsor (pl. egy színdarab bemutatója, egy múzeumi kiállítás megtekintése) előz meg vagy követi azt. Az étkezést tekintve előfordulhat: kerekasztalos díszétkezés, svédasztalos étkezés, klasszikus ebéd, vacsora, munkaétkezés, fogadás, koktélparti, gardenparty stb. Természetesen mindegyiknek más a célja, kivitelezése és költségvonzata.
Az adózás szempontjából az étkezés és italfogyasztás kivitelezése, annak tartalma érdektelen.
A közvetlen vendéglátás és a kapcsolódó egyéb szolgáltatások (pl. borkóstolás, kiállítás, városnézés, bál stb.) adóterhei annak függvényében alakulnak, hogy a rendezvényt a cég vagy más szervezi meg, továbbá az is fontos, hogy a rendezvényszervezőtől milyen számlát kapunk.
A rendezvények költségei
A rendezvények költségei nagyon sokfélék lehetnek. Ide tartozhatnak – a teljesség igénye nélkül – a munkadíjak (pl. szakmai előadást tartók, tolmácsok, kisegítők, fotósok, informatikusok, operatőrök); a fellépő művészek díja (megbízási díj, vállalkozói számlára fizetés); terembérlet (ha nincs saját); terem berendezésének költségei (asztalok, székek, emelvények); a vendéglátás költségei; szabadidős programok költségei; szállásköltségek, stb.
A sok-sok felmerülő költség alapvetően két csoportba osztható:
- adó terhet nem viselő költségek (rendezvény költségei és az adómentes juttatások),
- adó terhet viselő költségek [Szja tv. 70. § (4) bekezdése szerinti reprezentációs költségek, valamint az Szja tv. 70. § (6) b) pont szerinti azonos feltételek melletti nyújtott juttatások költségei, továbbá a rendezvényeken adott ajándékok].
A költségek annak függvényében is eltérhetnek, hogy a vállalkozás saját maga szervezi meg a rendezvényt vagy rendezvényszervezőt bíz meg a rendezvény megszervezésével és lebonyolításával. Amennyiben a vállalkozás rendezvényszervező szolgáltatásait veszi igénybe, akkor nagyon ügyelni kell arra, hogy a kapott számlán egy szolgáltatáscsomag kerül feltüntetésre vagy tételenként kibontják a szolgáltatásokat. Ennek az egyes juttatásokkal (pl. étel-ital) kapcsolatos közterhek megfizetése szempontjából van jelentősége.
A terem bérleti díja
A céges rendezvények helyszíne lehet a vállalkozás valamely saját terme. Ebben az esetben bérleti díj nem merül fel. A terem berendezésével, díszítésével kapcsolatos költségek viszont megjelenhetnek. A berendezés és a díszítés költségeit (pl. növények bérlése, virágdíszítés, ültetőkártyák stb.) rendezvényköltségként számolandók el. Adófizetés nem generálódik.
A rendezvény helyszíne lehet bérelt terem (szálloda, hajó vagy más), amelynek áfás vagy áfa mentes bérleti díja bérleti díjként (nem vendéglátásra irányuló költségként) számolandó el. Amennyiben bérelt ingatlanról van szó, akkor a bérleti díj egy klasszikus költség, amely után az áfán kívül (ez sem biztos, mert a bérbeadótól függ) más adó nem jelenik meg. Bérleti díjként számolandó el akkor is, ha esetleg az adott helyszínen vendéglátás is lesz (pl. másik teremben kávé, üdítő, pogácsa, folyosón asztalok, svédasztalos kiszolgálás stb.). Abban az esetben, ha a reprezentációs rendezvényhez a vendéglátáshoz különterem (nem a rendezvény helyszínén) bérlésére kerül sor, akkor az mindenképpen reprezentációként vagy vendéglátás költségeként számolandó el.
Az azért megjegyzendő, hogy ha a terembérlet díja megjelenik a rendezvényszervező által nyújtott komplex csomag elemeként, akkor rendezvényszervezési szolgáltatás, amelyhez járulékosan kapcsolódik a terem használata. Ebben az esetben a terembérlet adója 27 százalékos. Amennyiben az üzleti élethez kapcsolódó rendezvényről van szó, amely elősegíti a vállalkozás tevékenységét, akkor a bérleti díj áfája levonásba helyezhető.
Egyéb költségek
Reprezentációs/vendéglátási költségnek a rendezvényhez kapcsolódó vendéglátás – étel, ital, a rendezvényhez kapcsolódó szolgáltatások –, valamint az utazás, szállás és szabad-időprogram költsége minősül, mely után a juttató egyes más meghatározott juttatásként adózik. Az étel-ital biztosításához sokszor kapcsolódik egy kitelepülési díj is. Amennyiben az étel kiszállítása, illetve szervírozása címén számolták fel a kitelepülési díjat, akkor azt is reprezentációs/vendéglátási kiadásként kell figyelembe venni. Arra is figyelni kell, hogy a hozatott étel (pl. pogácsa, töltöttkáposzta, sült kacsa) minden esetben 27 százalékos áfa alá tartozik.
Éttermi szolgáltatás esetén az étel és a helyben készített nem alkoholtartalmú ital (pl. kávé, tea) 5 százalék áfakulcs alá tartozik. Az éttermi szolgáltatás esetén is megjelenik egy specialitás, amely a bizonylatoláshoz kötődik. Éttermi szolgáltatás igénybevétele esetén a bankkártyával, hitelkártyával történő fizetésre tekintettel kapott nyugta alapján elszámolt költség, ráfordítás, feltéve, hogy a szolgáltatás igénybevétele a személyi jövedelemadóról szóló törvény szerinti reprezentáció céljából történik.
Sok vendéglátóipari egységben felszolgálási díjat is felszámolnak. Ennek mértéke 8-15 százalék között mozog. A felszolgálási díj áfaalapot képez. A felszolgált 5 százalékos és 27 százalékos termékek adóalapjának arányában kell a felszolgálási díj 5 százalékos és 27 százalékos áfaalapját is meghatározni.
Megjegyzendő, hogy a felszolgálási díj és a vendéglátóhely pénztárába bekerülő borravaló is reprezentációs költség vagy egyes meghatározott juttatásnak minősül.
A vendéglátás költségei
A rendezvények domináns költségeit az étel-ital, felszolgálás és a kapcsolódó szabadidős programok kiadásai és a hozzájuk kapcsolódó adók teszik ki. A vendéglátás a legszerényebbtől az ülő-álló nagyfogadásokig terjedhet. Az állófogadás különleges alkalmai: pezsgőbontás, koccintás borral, cercle, cocktail party (állófogadás kicsiben), délutáni tánc, buffet-dinner (ültetett állófogadás). Ültetéses alkalmak: díszétkezések, gálavacsora (műsor is van), ötórai tea stb.
A közvetlen vendéglátás és a kapcsolódó egyéb szolgáltatások (pl. borkóstolás, kiállítás, városnézés, bál stb.) adóterhei annak függvényében alakulnak, hogy a rendezvényt a cég vagy más szervezi meg, továbbá az is fontos, hogy a rendezvényszervezőtől milyen számlát kapunk.
A számla ugyanis lehet:
a) egytételes, amelyen egyetlen számszaki adat szerepel, vagyis, hogy XY forintba került a rendezvény. Ebben az esetben a vendéglátás (pl. étel, ital) költségek 1,18-szorosa után fizetendő 15 százalék szja és a 13 százalék szocho a rendezvényszervező céget terheli.
b) a számla lehet tételesen kibontott, amelyen részletesen feltüntetésre kerül a terembérlet, az étel-ital, a műsoros est stb. költségei. Ebben az esetben a terembérleten felüli költség után fizetendő szja és szocho a megrendelőt terheli. Ugyanez a helyzet abban az esetben is, ha a számla egy tételes, de mellékleve van egy lista költségtípusonkénti bontásban. Ugyanezen többletköltség jelentkezik abban az esetben, ha a rendezvényt a cég saját maga szervezi meg.
c) arra is figyelni kell, hogy a rendezvény melyik napra esik. Amennyiben karácsonyra (más egyházi ünnepre), akkor ez reprezentációnak minősül.
d) abban az esetben, ha rendezvény nem egyházi ünnep napjára esik, hanem év végi (szilveszteri) partit tartanak, akkor minden költséget a vendéglátásra irányuló és nem reprezentációs költségként kell kezelni.