Mire készüljünk fel a kitöltés előtt?
A 25PFO kérdőív kitöltését nem érdemes az ONYA felületén elkezdeni. A benyújtás előtt célszerű átgondolni és összegyűjteni azokat az információkat, amelyekre a válaszadás során szükség lesz. A kitöltés megkezdése előtt javasolt:
- átnézni a hatályos belső pénzmosás elleni szabályzatot,
- ellenőrizni a belső kockázatértékelés meglétét és utolsó felülvizsgálatának időpontját,
- előkészíteni az oktatásokra, felelős személyek kijelölésére vonatkozó adatokat,
- átgondolni, hogy a gyakorlatban hogyan zajlik az ügyfél-átvilágítás, és ez összhangban van-e a dokumentumokkal.
A benyújtás meghatalmazott útján is történhet, ugyanakkor a válaszok tartalmáért a szolgáltató felel, ezért a kitöltés előtt célszerű egyeztetni az érintett belső kérdésekről.
A 25PFO kérdőív elérése az ONYA felületén
A 25PFO kérdőív az ONYA felületre történő belépést követően, az adott adózó kiválasztása után érhető el. Több vállalkozás kezelése esetén fontos ellenőrizni, hogy a kérdőívet mindig a megfelelő cég nevében nyissuk meg. A kérdőív csak a felhívással érintett szolgáltatók számára jelenik meg, ezért ha nem látható, célszerű a jogosultságokat és a meghatalmazásokat ellenőrizni.
A kérdőív felépítése – hogyan haladjunk végig rajta?
A kérdőív tematikus kérdésblokkokra tagolódik, amelyek logikailag egymásra épülnek. Egyes válaszok további kérdéseket nyitnak meg, ezért a kérdéseket nem egymástól függetlenül, hanem összefüggéseikben érdemes megválaszolni. Például amennyiben a szolgáltató arra a kérdésre, hogy rendelkezik-e belső pénzmosás elleni kockázatértékeléssel, „igen” választ ad, a kérdőív további kérdéseket jelenít meg a kockázatértékelés felülvizsgálatának időpontjára és módjára vonatkozóan. „Nem” válasz esetén ezek a részletező kérdések nem jelennek meg a felületen.
A válaszok közötti ellentmondások azt eredményezhetik, hogy nem alakul ki egyértelmű, következetes kép a szolgáltató működéséről a felügyeleti értékelés során.
Mit vizsgál valójában a NAV a 25PFO kérdőívvel?
Megérkezett a NAV 25PFO kérdőíve, amely több mint 100 kérdésen keresztül térképezi fel a Pmt. szerinti megfelelési gyakorlatot. A kérdőív kérdései több, egymáshoz kapcsolódó megfelelési területet érintenek, ezért nem mindig egyértelmű, hogy az egyes válaszok milyen összefüggésben értelmezendők. Cikkünk közérthetően mutatja be a 25PFO kérdőív felépítését, az egyes kérdésblokkok mögötti szakmai logikát, valamint azt, milyen működési területeket érint a NAV felé történő adatszolgáltatás. A „Mit vizsgál valójában a NAV a 25PFO kérdőívvel?” című szakmai cikkünk az AdóPraxis felületén érhető el.
Egymással logikailag összefüggő kérdések - Példák
A 25PFO kérdőívben több olyan kérdés szerepel, amelyek tartalmilag és logikailag összefüggenek egymással, de a kérdőív különböző pontjain jelennek meg. Nézzünk néhány konkrét példát:
Belső kockázatértékelés és NRA
- „A Pmt. 27. §-a szerinti belső kockázatértékelését milyen gyakorisággal vizsgálja felül?”
- „Rendelkezik-e a nemzeti kockázatértékelés (NRA) szolgáltatói verziójával?”
- „Figyelembe vette-e az NRA-ban saját szektorának kockázati besorolását a belső kockázatértékelésének elkészítésekor?”
Kijelölt felelős vezető / megfelelési vezető és a szerepkörök „valódisága”
- „Kérem adja meg beosztását! (Szolgáltató kijelölt felelős vezetője, megfelelési vezető)”
- „Kérem nyilatkozzon arra vonatkozóan, hogy a kijelölt felelős vezető milyen beosztást tölt be a Szolgáltatónál?”
- „Kérem nyilatkozzon arra vonatkozóan, hogy a megfelelési vezető milyen beosztást tölt be a Szolgáltatónál?”
- „A Szolgáltató a kijelölt felelős vezető és megfelelési vezetői feladatokra alkalmaz-e külön megfelelő szakmai rálátással és döntési joggal rendelkező személy(ek)et?”
Ügyfél-átvilágítás végrehajtása és a kockázatalapú megközelítés
- „Az ügyfél-átvilágítási intézkedéseket milyen módon hajtja végre? (Több válasz is lehetséges)”
- „Milyen ügyfél-átvilágítási intézkedéseket alkalmaz új üzleti kapcsolat létesítésekor a hatályos jogszabályi követelmények teljesítése érdekében átlagos kockázati kategória esetén?”
- „Az ügyfelek kockázatainak felmérése során az ügyfél szervezetek tényleges tulajdonosának adatait milyen gyakorisággal ellenőrzi a tényleges tulajdonosi nyilvántartásban?”
Ezeknél a kérdéscsoportoknál a válaszok egymáshoz való viszonya a meghatározó. A következetes kitöltés érdekében célszerű minden ilyen kérdésblokkot egyben átgondolni, és a válaszokat a valós gyakorlat alapján kialakítani.
Mit jelent a 25PFO kitöltése
Megérkezett a NAV 25PFO kérdőíve, amelynek kitöltése sok szolgáltató számára kérdéseket vet fel az adatszolgáltatás és a következmények kapcsán. Cikkünk közérthetően mutatja be, mit jelent a nyilatkozattétel a gyakorlatban, és mire érdemes figyelni a válaszadás során. Cikkünk az AdóPraxis felületén érhető el.
Hogyan ellenőrizzük a válaszok következetességét?
A benyújtás előtt célszerű a kérdőívet egyben átolvasni, és ellenőrizni, hogy az egyes válaszok megfelelnek-e egymásnak és a belső dokumentumok tartalmának. Külön figyelmet érdemelnek a „van / nincs” típusú válaszok, mert ezek gyakran további részletezést feltételeznek.
Mentés, véglegesítés, benyújtás az ONYA-ban
Az ONYA felület lehetőséget ad a kérdőív mentésére, így a kitöltés nem feltétlenül egy lépésben történik. A véglegesítés előtt célszerű még egyszer ellenőrizni az adatokat, mert a benyújtást követően a kérdőív már nem módosítható. A végleges beadást követően az ONYA visszaigazolást küld a sikeres benyújtásról.
Mi történik a benyújtás után?
A kérdőív beadása után nem érkezik automatikus visszajelzés. A benyújtott válaszokat a NAV felügyeleti célból értékeli, és szükség esetén később pontosítást vagy kiegészítést kérhet. Emiatt fontos, hogy a megadott válaszokat alátámasztó dokumentumokat, és a kitöltött kérdőívet a szolgáltató valamilyen formában megőrizze.
A 25PFO kérdőív kitöltése akkor kezelhető feladat, ha nem technikai kötelezettségként, hanem átgondolt adatszolgáltatásként tekintünk rá. A felkészülés, a következetes válaszadás és a belső gyakorlatok ismerete jelentősen csökkenti a bizonytalanságot, és megkönnyíti az ONYA felületen történő benyújtást.