Az elektronikus számla megőrzése, archiválása

Az elektronikusan kibocsátott és befogadott számlákat kizárólag elektronikus úton lehet és kell is megőrizni, archiválni. Egy elektronikus számla esetében ez a megőrzési kötelezettség természetesen terheli a kibocsátót a nála maradó példány és a befogadót az ő példánya vonatkozásában.

A megőrzési kötelezettséggel kapcsolatosan – alapelv jelleggel – rögzíti a szabályozás , hogy a kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani az elektronikus dokumentumok megőrzését oly módon, amely
–    kizárja az utólagos módosítás lehetőségét;
–    védi az elektronikus dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen;
–    és amely biztosítja a teljes megőrzési idő alatt az értelmezhetőség, azaz az olvashatóság követelményét.

Ezen alapelvek teljesülésén túl a jogszabály további követelményeket támaszt a megőrzési kötelezettség, az archiváláshoz használt szoftver, rendszer, módszertan vonatkozásában.

Az egyik lehetőség, hogy a fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumok megőrzésére az ún. eIDAS Rendelet  szerinti bizalmi szolgáltatót bízunk meg.

A másik lehetőség, ha saját magunk végezzük a digitális archiválást, akkor a fokozott biztonságú elektronikus aláírás mellett az adózó köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, és a megőrzési kötelezettség időtartama alatt köteles gondoskodni az elektronikus aláírás érvényességének fenntartásáról. Természetesen a kialakított rendszernek ebben az esetben is teljesítenie kell a fentiekben meghatározott alapvető követelményeket (törlés, módosítás, sérülés, megsemmisülés elleni védelem).

A következő lehetőség a szabályos elektronikus archiválásra az, ha egy megfelelő zárt rendszer kerül kialakításra. A 2018. júliusától hatályba lépő szabályozás szakít a korábbi elvekkel, és nem követeli meg, hogy akkreditált tanúsító szervezet által kiállított megfelelőségi igazolással tanúsítsa az adózó, hogy a kialakított zárt, digitális archiváló rendszer a jogszabályi követelményekkel összhangban működik.

Viszont megköveteli az új szabály, hogy
–    a zárt rendszerű archiválást lehetővé tevő szoftver vagy informatikai megoldás fejlesztőjének írásban kell nyilatkoznia arról, hogy az maradéktalanul megfelel a jogszabályi előírásoknak;
–    a szoftver vagy informatikai megoldás fejlesztője és a megőrzésre kötelezett egyetemlegesen felelnek azért, hogy az alkalmazott zárt rendszerű archiválási folyamat megfelel a fenti követelményeknek (törlés, módosítás, sérülés, megsemmisülés stb. elleni védelem).

A szoftvernek vagy informatikai megoldásnak olyan dokumentációval kell rendelkeznie, amely részletes tájékoztatást nyújt legalább az alábbiakról:
–    szoftver vagy informatikai megoldás működésére vonatkozó áttekintő folyamatok,
–    alkalmazott technológiák,
–    alkalmazott szabványok,
–    zárt rendszerű archiválást garantáló megoldások,
–    folyamatba épített és utólagos informatikai és belső ellenőrzési tevékenységek.

A negyedik lehetőség az EDI rendszerekben előállított bizonylatokra vonatkozik. Amennyiben az EDI rendszer teljesíti a törlés, megsemmisülés, módosítás, sérülés elleni védelmi követelményeket, akkor ez ilyen EDI rendszerben előállított dokumentum esetében maga az EDI rendszer teljesíti a jogszerű megőrzést. Amennyiben az EDI rendszer úgy lett kialakítva, hogy erre nem képes, akkor az archiválásra az előző pontok valamelyike szerint kerülhet sor.

Lényeges változás, könnyítés 2018. júliusától, hogy a fokozott biztonságú elektronikus aláírás mellett az elektronikus dokumentumoknak nem kell időbélyegzővel rendelkezniük.

NAV online számla adatszolgáltatás és archiválás

A 2018. júliusától hatályos NAV online számla adatszolgáltatással összefüggésben a jogalkotó azon számlák vonatkozásában, amelyek érintettek ezen adatszolgáltatással, egy speciális, egyszerűsített digitális archiválási lehetőséget is biztosít. Ennek lényege, hogy a NAV-hoz beküldendő számla XML mellett az adózó rendszere – a NAV által megadott kódolási előírás szerint – előállít egy ún. hash kódot. Ez a hash kód a számla adattartalmát tartalmazza digitális formában, kódolva. A számlával együtt ezt a hash kódot is megküldi az adóalany a NAV-nak az online adatszolgáltatási rendszeren keresztül. Amennyiben minden megfelelő, a NAV visszaigazolja a sikeres adatfeldolgozást. Az adózó a hash kódot és a számla elektronikus példányát együttesen köteles megőrizni (biztosítva itt is a törlés, megsemmisítés stb. elleni védelmet). Ezzel az eljárással az adózó jogszerűen tudja digitálisan archiválni a kibocsátott számláit. Mivel a jogszabály lehetővé teszi, hogy az adózó a NAV online számla adatszolgáltatási kötelezettségének értékhatár nélkül (tehát a 100 ezer Ft-os limit elhagyásával) tegyen eleget, így ennek és a hash kódos archiválási megoldásnak a választásával lényegében az összes kibocsátott számlája vonatkozásában meg tudja oldani a digitális archiválást.

Szalai János adószakértő