Gyakori hibák a bizonylatolásban

A gyakori hibák és téves értelmezések sokszor okoznak napi szintű problémákat a vállalkozóknak, vagy könyvelőknek, a kibocsátott és befogadott számlák feldolgozása során. Egyik leggyakoribb hiba a számlázás kapcsán a sztornó és helyesbítő számlák nem teljesen szabályos használata, de a nyugtaadás szabályai vagy az időszakos elszámolású ügyletek is figyelmet érdemelnek.

Számla korrekciója 

Egyik leggyakoribb hiba a számlázás kapcsán a sztornó és helyesbítő számlák nem teljesen szabályos használata. Az Áfa törvény egyébként csak kétféle bizonylatot ismer, számlát és számlával egy tekintet alá eső okiratot. Az Áfa tv. külön számlatípusként az előleg számlát, sztornó számlát, helyesbítő számlát nem említi. Mindenesetre a számlával egy tekintet alá eső okirat fogalma alá tudjuk besorolni a helyesbítő számla és a sztornó számlákat is.
A sztornózást akkor szabadna csak alkalmazni, ha az ügylet meghiúsult, eleve nem valósult meg, azaz nincs teljesítés, vagy nem adott felek között jött létre, esetleg a vevő visszakéri a pénzét és mi vissza is adjuk azt (ezzel elismerve a meghiúsulást), vagy mondjuk, ha nem az ügylet pénznemében történt meg a számla kiállítása.
A helyesbítő számla intézménye a számla hibás adatainak korrekciójára szolgál. Amennyiben bizonyos tartalmi elemek a számlán hibásak, akkor azok módosítását el tudjuk végezni helyesbítő számla kiállításával. Viszont helyesbítés esetén rendkívül figyelmesen kell eljárnunk, ugyanis az eredeti és a módosító számla a továbbiakban együtt lesznek érvényesek. 

Ha a helyesbítés eredményeképpen a végösszeg tekintetében nincs változás, akkor a helyesbítő számla végösszege csak nulla lehet, még akkor is, ha változtak a tétel soraink.

A számlával egy tekintet alá eső okiratok tartalmi elemeire vonatkozó követelmények sokkal szűkebbek, mint a számlákra vonatkozóak. 
Egy ilyen bizonylatnak az alábbiakat kell minimálisan tartalmaznia:
a) keltezés és sorszám; 
b) hivatkozás a korrigált számlára; 
c) korrekcióval érintett eredeti adatok és a helyes adatok, a korrekció számszaki hatásai.

Fontosnak tartom leírni azt is, hogy mióta az online számla adatszolgáltatás teljes körűvé vált, azóta a bejövő, azaz a költség számláink kapcsán igen gyorsan kiderül, ha az eladó esetleg készített sztornó vagy helyesbítő számlát a vállalkozásunk adószámára. Véleményem szerint ezeket mindenképpen meg kell kapnia annak a vevőnek – vagyis annak, akinek az adószámára készültek –, még akkor is, ha az eredeti számlában számlázott végösszeg nem módosult.

A nyugtaadás szabályai

Az Áfa törvény 166. §-a mondja ki, hogy „Abban az esetben, ha az adóalany a 165. § (1) bekezdésének b) pontja szerint mentesül a számlakibocsátási kötelezettség alól, köteles a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője részére nyugta kibocsátásáról gondoskodni.” 
E szabály alól kizárólag a sajtótermékek értékesítése, a szerencsejáték szervezéséről szóló törvény hatálya alá tartozó szerencsejáték szolgáltatás nyújtása, valamint a kezelőszemélyzet nélküli automataberendezés útján történő termék értékesítése, és szolgáltatás nyújtása mentesül.

Nyugta egyébként az alábbi feltételek együttes fennállása esetén adható:

• csak nem áfaalany magánszemély vásárlók részére bocsátható ki (B2C), értelemszerűen vállalkozásnak nem, hiszen nekik nevükre, címükre és adószámukra szóló számla kell,
• csak azokban az esetekben van mód nyugta kiállítására, ha bármely módon azonnal a vásárlás pillanatában történik meg a teljes ellenérték megfizetése (pl. bankkártyával),
• bruttó 900 000 Ft-nál kevesebbet fizet a vevő.

Amennyiben ezeket a feltételeket valaki teljesíteni tudja az adott ügylet során, akkor adhat gépi, kézi vagy e-nyugtát a vevőjének.

Gépi nyugtát akkor kell kiállítani, ha pénztárgépköteles a tevékenységünk, amelyeket a 48/2013. (XI. 15.) NGM rendelet 1. melléklete sorol fel pontosan. Ide tartozik pl. mindenféle kiskereskedelmi, vendéglátóipari, kölcsönzős tevékenység, de kiterjesztették már a szolgáltatóiparban a szálláshely-szolgáltatókra, masszőrökre, plasztikai sebészekre, autószerelőkre, sportcentrumokra, diszkókra is. Ez azt jelenti, hogy nyugtát ilyen tevékenységről kizárólag online pénztárgéppel lehet kibocsátani. Fodrászokra, kozmetikusokra továbbra sem vonatkozik a rendelet. Viszont a masszőrökkel kapcsolatban volt egy változás a NAV álláspontjában egyik napról a másikra (rendeletmódosítás nélkül), és jelenlegi véleményük szerint a kijárós masszőrök is pénztárgépes nyugta kibocsátására kötelezettek.

Amennyiben valaki nem akar pénztárgépbe beruházni, akkor az Áfa törvény 166. § (2) bekezdése ennek lehetőségét megteremti. A mentesüléshez minden egyes, nyugtával bizonylatolható értékesítésnél nyugta helyett számlát kell kiállítani. Ebben az esetben a vállalkozás mentesül a külön jogszabályban előírt gépi kiállítású nyugtakibocsátási kötelezettség alól [Áfa tv. 178. § (1) bekezdése].

Fontos szabály, hogy semmiképpen sem adható nyugta, ha 

• utal a nem áfaalany magánszemély vevő, 
• utánvétes fizetési mód esetén, 
• a vevő az ügylet teljesítésekor azonnali fizetést teljesít (pl. készpénzben fizet), és kér számlát.

Ha végiggondoljuk, hogy most már a bevételeket dokumentáló bizonylatok adatai beérkeznek a NAV-hoz (belföldi számlák és az online pénztárgépekbe beütött bevételek), de a kézi és e-nyugták adattartalma még nem, akkor jogosan fogalmazódhat meg bennünk a kérdés, hogy vajon a következő lépése a jogalkotónak biztosan az lesz, hogy kiterjeszti a pénztárgépes rendelet körét további tevékenységekre is. Jómagam nagyon remélem, hogy a kormányzat meglátja a lehetőséget az e-nyugtákban, és inkább e felé terelik majd a vállalkozókat a pénztárgép használata helyett. 
E-nyugtát egyébként jelenleg is lehet adni, csak nem mindig praktikus. Például az elektronikus felületeken történő vásárlás esetén is lehet adni, ha bármilyen módon (pl. bankkártyával) azonnal fizet a vevő és megadja e-mail címét. E-nyugta kiállítása akár egy vásárban való értékesítésnél is lehetséges, ha azonnal fizet a vásárlónk, csak nem biztos, hogy hajlandó megadni e-mail címét.

Időszakos elszámolású ügyletek

Tapasztalatom szerint sokszor fel sem merül a vállalkozókban, hogy rendszeresen ilyen ügyleteket számláznak. Minden olyan ügylet esetén, ahol időszakonként kell elszámolni az ügyféllel, tehát nem egy-egy projektre szerződik az adózó, hanem időszakonként számlázza le az elvégzett munkáját, az időszakos elszámolású ügyletnek számít. 2016. január 1-jétől ezeknél a köznyelvben „folyamatos teljesítésű ügyletek” néven elhíresült eseteknél az a fő szabály, hogy a teljesítés dátuma az időszak utolsó napja. Viszont sajnos szinte minden esetben valamelyik kivétel szabályt kell alkalmaznunk, és a fő szabály lesz a legritkábban alkalmazandó.
Az Áfa törvény (2007. évi CXXVII. tv.) 58. §-ának a lényege tehát a következő.
Amennyiben a fizetési határidő az elszámolási időszak utolsó napja, akkor a teljesítés időpontját a fő szabály szerint állapítjuk meg. Ennek az az oka, hogy az alábbi szabályok közül egyik sem alkalmazható. Ha a számla kelte és a fizetési határidő az időszak utolsó napja elé esik, akkor mindig a számla keltével egyezik meg a teljesítés időpontja (például adott havi vagy következő havi díjak számlázása előre). Amennyiben a fizetési határidő ugyan korábbi mint az elszámolási időszak utolsó napja, de a számlázás nem történik meg az elszámolási időszak utolsó napja előtt, akkor úgyszintén a fő szabály irányadó. Ha pedig a fizetési határidő az elszámolási időszak utolsó napja utánra esik, akkor mindig a fizetési határidővel egyezik meg a teljesítési időpontja (például adott havi díjak számlázása hó végén vagy utólag a következő hónapban), feltéve, hogy az esedékesség nem későbbi, mint az elszámolási időszak utolsó napját követő 60. nap. Amennyiben a fizetési határidő későbbi, mint az elszámolási időszak utolsó napját követő naptól számított 60. nap, akkor a teljesítés időpontjának a 60. napot kell tekinteni. Abban az esetben, ha a teljesítés időpontja az említett szabály alapján az elszámolási időszak utolsó napja utáni 60. nap (például ha október havi díjat számlázunk későbbi fizetési határidővel, akkor december 30-a a teljesítés időpontja, ha a fizetési határidő ennél későbbi), akkor a 8 napos számlakiállítási szabály miatt a számla kelte legkésőbb az elszámolási időszak utolsó napját követő 67. nap lehet. Teljesen mindegy, hogy milyen időszakot számláz valaki, természetesen heti/negyedéves/féléves/éves számlázási gyakoriság esetén is ugyanezeket a relációkat kell figyelembe venni.

Ajándék termékek számlázása

A mai marketingorientált világban már rengeteg típusa van az árengedményeknek, akcióknak, árleszállításoknak, ajándék termékeknek. Vegyünk alapul egy nagyon egyszerű esetet! 
Például egy webáruház X Ft vagy Y termék megvásárlása esetén Z terméket ajándékba adja, akkor a számla kiállításánál ez a leghelyesebb eljárás:
1. arra felvezeti a megvásárolt terméket,
2. azon ugyancsak feltünteti az ajándék terméket is a tényleges eladási árán,
3. majd pedig a számlára felvezet egy kedvezmény sort ugyanilyen értékben, tehát rögtön kedvezményt is ad a vásárlás végösszegéből.

Ugyanis azonnali (a teljesítéssel egyidejűleg biztosított) kedvezményt/engedményt saját döntési hatáskörben bármikor adhatunk bárkinek, amely általában az áfa alapját is csökkenti. 
Lényeges szabály viszont, hogy egy olyan termék megvásárlásához kell kapcsolódnia, amely eleve nagyobb értékű, mint maga az ajándék termék. Fontos még az a szabály is, amely szerint, ha az engedménnyel az eredeti ügylet nulla értékűvé válna, akkor már ingyenes termékátadásról/szolgáltatásnyújtásról beszélünk. Ilyen esetben az Áfa törvény 11. § (1), valamint a 14.§ (1)-(2) bekezdését javaslom tanulmányozásra.