A hatóságok a foglalkoztatók és TB-kifizetőhelyek járulékfizetési, bejelentési és adminisztrációs kötelezettségeit ellenőrzik. Az ellenőrzések során vizsgálják a dokumentációs megfelelést és az ellátások szabályszerű folyósítását. A munkáltatóknak ismerniük kell az ellenőrzési eljárásokat, az ellenőrök jogosultságait és a saját kötelezettségeiket, hogy elkerüljék a büntetést.
A hatósági ellenőrzések típusai
A foglalkoztatók ellenőrzését a kormányhivatalok és a Magyar Államkincstár végzi. A kifizetőhelyek felügyeletét ellátó kormányhivatal célzott vizsgálatokat végez, elsősorban a társadalombiztosítási ellátások jogszerű kifizetését ellenőrzi. Emellett a Magyar Államkincstár is eljárhat, elsősorban akkor, ha pénzügyi szabálytalanság vagy jogosulatlan ellátásigénylés gyanúja merül fel. Az ellenőrzések történhetnek átfogó vizsgálatként vagy egy adott ügyhöz kapcsolódó célvizsgálatként. A foglalkoztatókat érintő vizsgálatok során a hatóságok az adatszolgáltatás pontosságát, a járulékelszámolást és a munkavállalók társadalombiztosítási jogviszonyának bejelentését is ellenőrzik.
Az ellenőr jogosultságai és az ellenőrzött foglalkoztató jogai
Az ellenőr jogosult ellenőrizni a társadalombiztosítási nyilvántartásokat, a bérszámfejtési dokumentációt, valamint a TB-ellátások kifizetésével kapcsolatos bizonylatokat. Helyszíni vizsgálat esetén betekinthet a foglalkoztató adatszolgáltatásába, kikérdezheti az érintett munkavállalókat, és jegyzőkönyvben rögzítheti a feltárt szabálytalanságokat. Az ellenőrzést végző hatóság meghatározott időkereten belül visszamenőleg is vizsgálhatja a jogviszonyokat és kifizetéseket, valamint hiánypótlásra szólíthatja fel a foglalkoztatót.
Az ellenőrzött foglalkoztató jogosult az ellenőrzés során betekinteni az eljárás irataiba, képviselőt bevonni az ügyintézésbe, valamint észrevételeket tenni a jegyzőkönyvben rögzített megállapításokra. Amennyiben jogsértő megállapítást tartalmaz a hatósági döntés, a munkáltató jogorvoslati lehetőséggel élhet.
Helyszíni ellenőrzés
A helyszíni ellenőrzés során a hatóság képviselője a foglalkoztató telephelyén vizsgálja a TB-nyilvántartásokat és a TB-ellátások kifizetésének szabályszerűségét. Az ellenőr betekinthet a foglalkoztató által vezetett adatszolgáltatásokba, iratokat kérhet be, és szükség esetén kikérdezheti az érintett munkavállalókat. Az ellenőr jegyzőkönyvben rögzíti a megállapításait, beleértve az esetleges szabálytalanságokat és a foglalkoztató észrevételeit.
Az ellenőrzés időtartama
Az ellenőrzés időtartama az ellenőrzés típusától és a vizsgált időszak hosszától függ. Egy célzott vizsgálat néhány nap alatt lezárulhat, míg egy átfogó ellenőrzés akár több hétig is eltarthat. A hatóságok általában több évre visszamenőleg vizsgálhatják a bejelentési és kifizetési kötelezettségek teljesítését. Az eljárás lezárását követően a foglalkoztató számára határidőt szabnak a hiányosságok pótlására vagy a jogsértések korrigálására.
Elektronikus kapcsolattartás előnyei
Az elektronikus kapcsolattartás gyorsabb és hatékonyabb adatszolgáltatást biztosít a munkáltatónak. Az elektronikus rendszeren keresztül benyújthatók a szükséges nyilvántartások, bérszámfejtési adatok és TB-kifizetési dokumentumok. Az előzetesen beküldött adatok lehetővé teszik az ellenőrzés előkészítését, így a helyszíni vizsgálatokat rövidebb idő alatt le lehet zárni. Az online kapcsolattartás elősegíti az ellenőrzési folyamat átláthatóságát és csökkenti a hibás vagy hiányos adatszolgáltatás kockázatát.