A számviteli bizonylatokkal kapcsolatosan a számviteli törvény számos előírást tartalmaz, így többek között előírja
– az idegen nyelven kiállított és befogadott bizonylat esetén a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítéshez szükséges adatok magyar nyelven való feltüntetési kötelezettségét;
– a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást;
– a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontjának, igazolásának a feltüntetését.
Ez papíralapú számlák esetében jellemzően vagy magára a számlára, vagy a számlához szorosan kapcsolódó külön bizonylatra (kontírozási melléklet, lap stb.) kerül felvezetésre. És ebben az esetben a két bizonylat, a számla és az azzal összerendelt, elválaszthatatlan kontírozási lap együttesen fog számviteli bizonylatnak minősülni.
Elektronikus számlák esetén azonban kérdéses, hogy mi a helyes út, hiszen egy elektronikus bizonylatra bizony nehéz rávezetni a kontírozást. Elektronikus számla esetén úgy rendelkezik a számviteli törvény, hogy az előírt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti elektronikus bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag kell hozzárendelni azzal, hogy a logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető.
A vállalkozás döntésétől, valamint az általa bevezetett számviteli rendtől függ, hogy a befogadott elektronikus számlákhoz például a számlaszám alapján rendel hozzá egy papíralapú kontírozási mellékletet és ekkor papíralapon történik az egyéb adatok rögzítése. Természetesen ebben az esetben a papíralapú kontírozási lap hitelesítését is meg kell oldani (pl.: aláírás).
Dönthet úgy is a vállalkozás, hogy az egyéb szükséges adatokat az e-számlához logikailag egyértelműen és elválaszthatatlanul, az utólagos módosítást kizáró elektronikus nyilvántartással oldja meg. Ez lényegében azt jelenti, hogy a számviteli, ERP rendszerében olyan megoldást alakít ki, ahol az e-számla és annak számviteli feldolgozása kölcsönösen egyértelmű megfeleltetéssel, megváltoztathatatlanul rögzítve van. Így bármikor egyértelműen ellenőrizhető egy adott e-számla számviteli elszámolásának módja, időpontja.
Szalai János