A változás elsősorban áfa szempontból releváns, hiszen a nyugtaadás és a nyugta tartalmi követelményei mindig is az általános forgalmi adóról szóló törvény hatálya alá tartoztak, az új adatszolgáltatási kötelezettség pedig szorosan illeszkedik ehhez az áfa alapú szabályozási környezethez.
A 2026. szeptember 1-jén hatályba lépő nyugtaadat-szolgáltatás az áfa rendszer belső logikájába illeszkedő, technológiai szempontból azonban jelentős adminisztrációs terhet jelentő újítás, amely elsősorban a korábban kevésbé digitalizált, kézi vagy számítógépes nyugtaadást folytató vállalkozói kört érinti. A szabályozás jogszabályi alapjai egyértelműek, az áfatörvény 257/G. §-a és 11. számú mellékletének B) pontja, valamint a NAV 18. számú információs füzete együttesen adják meg azt a keretrendszert, amelyben a tanácsadói felkészülésnek mozognia kell.
A gyakorlati munka szempontjából a legfontosabb feladat a technikai megoldás kiválasztása, valamint a belső folyamatok olyan kialakítása, amely biztosítja a szigorú, háromnapos határidő betartását.
A négyhónapos türelmi időszak lehetőséget ad a fokozatos felkészülésre, ez azonban nem csökkenti a kötelezettség tényleges, 2026. szeptember 1-jétől fennálló hatályát, csupán a jogkövetkezmények alkalmazását függeszti fel 2027 elejéig.
A könyvelői feladatok gyakorlati megközelítésben
A felkészülés első lépése az ügyfélportfólió szisztematikus áttekintése abból a szempontból, hogy mely ügyfelek adnak nyugtát, és ezt milyen technikai eszközzel teszik. Ehhez célszerű egy egyszerű felmérő táblázatot összeállítani, amely rögzíti az ügyfél tevékenységi körét, a jelenleg használt nyugtakibocsátási módot, valamint azt, hogy az ügyfél érintett-e az új kötelezettség hatálya alá.
A második lépés az érintett ügyfelekkel folytatott konzultáció, amelynek célja a technikai megoldás kiválasztása. Ilyenkor be kell mutatnia az ügyfél számára a rendelkezésre álló alternatívákat, vagyis a KOBAK-portál kézi rögzítését, a gépi interfészen keresztüli automatizált adatszolgáltatást, valamint az online vagy e-pénztárgépre való átállás lehetőségét, és segítenie kell az ügyfelet a vállalkozás méretéhez és forgalmához illeszkedő döntés meghozatalában. Ennek során érdemes figyelembe venni a nyugtaszám várható alakulását is, mert egy növekvő forgalmú vállalkozás esetében a kézi rögzítés rövid távon még megfelelő megoldás lehet, középtávon azonban célszerű az automatizált megoldás felé elmozdulni.
A harmadik lépés a belső folyamatok kialakítása azoknál az ügyfeleknél, akik a KOBAK-portálos kézi rögzítést választják. Ilyenkor ki kell dolgozni egy egyszerű, ismételhető munkafolyamatot, amely biztosítja, hogy a napi nyugtaforgalom a háromnapos határidőn belül rendszeresen összesítésre és bejelentésre kerüljön.
A negyedik lépés az áfakulcsok és a termék illetve szolgáltatás katalógus felülvizsgálata, amelyre a korábbi fejezetben már utaltunk. Ez a lépés különösen fontos azoknál az ügyfeleknél, akik korábban nem fordítottak kiemelt figyelmet a nyugtán feltüntetett áfakulcsok pontosságára, hiszen a nyugta adatai eddig nem kerültek automatikusan a NAV látókörébe, az új adatszolgáltatás bevezetése után azonban igen.
Az ötödik lépés a dokumentálás, vagyis annak írásos rögzítése, hogy a könyvelő milyen tájékoztatást adott az ügyfélnek, milyen döntés született a technikai megoldás tekintetében, és milyen határidőket állapítottak meg a felkészülésre. Ez a dokumentáció egyrészt a szolgáltató felelősségének korlátozása szempontjából fontos, másrészt segíti az ügyfélkör áttekinthető nyomon követését a felkészülési időszak alatt.
Végül érdemes az ügyfeleket felkészíteni arra is, hogy a türelmi időszak lejártát követően, 2027 elejétől a NAV szigorúbb ellenőrzési gyakorlatra vált. A felkészülést tehát nem a türelmi időszak végére, hanem lehetőség szerint már 2026 őszére célszerű befejezni, hogy az ügyfélnek legyen ideje a kiválasztott megoldás gyakorlati kipróbálására és szükség esetén korrekciójára.
Gyakorlati eset a döntési folyamat szemléltetésére
A döntési folyamat szemléltetésére érdemes egy tipikus esetet áttekinteni. Egy fodrászati szolgáltatást nyújtó egyéni vállalkozó, aki átalányadózást választott, eddig kézi nyugtatömbből állította ki a nyugtáit, napi tíz és tizenöt közötti vendégszámmal. A szolgáltatás nyújtása a szokásos huszonhét százalékos áfakulcs alá esik, a vállalkozó emellett alkalmanként hajápolási termékeket is értékesít, amelyek szintén a huszonhét százalékos kulcs alá tartoznak, ezért a vállalkozás esetében nem merül fel vegyes áfakulcs kezelésének problémája.
A társaság ebben az esetben elsőként megvizsgálta a napi nyugtaszámot, amely tíz és tizenöt közötti értékkel viszonylag alacsonynak számít. A KOBAK-portál kézi rögzítése technikailag megfelelő megoldás lenne, a napi rögzítési feladat azonban tartós, ismétlődő adminisztrációs terhet jelentene a vállalkozó számára, aki egyébként egyedül látja el a könyvelési előkészítő feladatokat is. Erre tekintettel egy tanácsadó a NAV ingyenes ePénztárgép alkalmazásának bevezetését javasolta, amely mobiltelefonon futtatható, és amelynek használatával a nyugtaadat-szolgáltatás automatikusan, külön rögzítési feladat nélkül teljesül.
Az átállás gyakorlati lépései a következők voltak a konkrét esetben. A vállalkozó beszerezte a szükséges bluetooth nyomtatót (a nyugta nyomtatása miatt ha kellene), igényelte a NAV üzembehelyezési kódját, majd a türelmi időszak első heteiben párhuzamosan használta a kézi nyugtatömböt és az új alkalmazást, hogy a személyzet és ő maga is megbizonyosodjon a működés megbízhatóságáról. A párhuzamos futtatás egy hónap után lezárult, ezt követően a vállalkozás kizárólag az e-pénztárgép alkalmazással állította ki a nyugtáit. Ez a fokozatos bevezetés jó gyakorlatként szolgálhat más, hasonló méretű vállalkozások felkészítése során is, mert csökkenti az átállással járó üzemviteli kockázatot, ugyanakkor még a türelmi időszak biztonságában teszi lehetővé a technikai problémák felismerését és korrigálását.
Kockázatok, ellenőrzési kitettség és keresztellenőrzési pontok
Az új adatszolgáltatás bevezetése érdemben növeli a NAV rendelkezésére álló adatvagyont, és ezzel együtt az adóhatóság keresztellenőrzési lehetőségeit is. A nyugtaadatok napi szintű, adómérték szerinti bontásban történő jelentése lehetővé teszi, hogy a hatóság az adott időszakra vonatkozó áfabevallásban szereplő adatokat összevesse a ténylegesen jelentett nyugtaforgalommal. Amennyiben a bevallott értékesítési forgalom és a nyugtaadat-szolgáltatásban jelentett forgalom között eltérés mutatkozik, ez automatikusan kockázati jelzést generálhat, amely alapot adhat célzott ellenőrzés indítására.
Ez a fejlemény különös jelentőséggel bír azon vállalkozások esetében, amelyek korábban a kézi nyugtaadás viszonylagos ellenőrizhetetlensége miatt kevésbé szigorúan kezelték a nyugtakibocsátási fegyelmet. A nyugtaadat-szolgáltatás bevezetése után a NAV gyakorlatilag valós idejű képet kap a korábban nehezebben nyomon követhető forgalmi szegmensről, ami a feketegazdaság visszaszorítására irányuló korábbi intézkedések, így az online pénztárgép bevezetése és az Online Számla rendszer kiépítése után a harmadik nagy adatszolgáltatási pillért jelenti az áfa terén.
A kockázatkezelés szempontjából célszerű felhívni az ügyfelek figyelmét arra, hogy az adatszolgáltatás bevezetése után a korábbi gyakorlattal ellentétben már nem elegendő a nyugtatömb formai megfelelősége, hanem a nyugtán feltüntetett adatok és az azt követő adatszolgáltatás tartalmi összhangja is vizsgálat tárgyává válhat. Ez különösen érinti azokat a vállalkozásokat, amelyek több telephelyen vagy több munkatárssal dolgoznak, mert ilyenkor a nyugtaadatok összesítése és jelentése decentralizált folyamat, amelynek pontossága nagyban függ az egyes munkatársak fegyelmétől.
Érdemes továbbá figyelembe venni, hogy a türelmi időszak alatt a NAV kifejezetten tájékoztató és segítő szerepet vállal, ez a gyakorlatban azt jelentheti, hogy a revizorok a helyszíni ellenőrzések során kiemelt figyelmet fordítanak az adatszolgáltatás megkezdésére és technikai működésére, még akkor is, ha bírságolásra ezen időszak alatt nem kerül sor.
A megőrzési kötelezettség szempontjából érdemes kiemelni, hogy az adatszolgáltatás teljesítése nem helyettesíti a nyugta és a mögöttes bizonylatok általános iratmegőrzési szabályok szerinti megőrzését. A vállalkozásnak továbbra is biztosítania kell, hogy a kibocsátott nyugták másolata vagy a nyugtázó program elektronikus naplója az elévülési időn belül visszakereshető és bemutatható legyen, mert egy esetleges ellenőrzés során az adatszolgáltatásban jelentett összesített adatok és a mögöttes egyedi bizonylatok közötti összhang igazolása is az adózó feladata.
(Cikkünket teljes terjedelmében az ÁFA Módszertani Szemle szeptemberi számában olvashatják)