A szülők által befizetett 10 000 Ft a leírtak alapján a gyermek táboroztatásáért fizetett ellenérték, ezért azt nem indokolt véglegesen egyéb bevételként kimutatni. A befizetéseket a tábori szolgáltatás árbevételeként, az alkalmazandó áfa figyelembevételével kell elszámolni.
Magánszemély igénybevevő esetén azonban nem feltétlenül kötelező minden esetben számlát kiállítani.
Amennyiben a szülő a teljes ellenértéket legkésőbb a szolgáltatás teljesítéséig megfizette, és számlát nem kért, a számlakibocsátási kötelezettség alól mentesülhetnek, de ebben az esetben nyugtát kell kibocsátani. Nyugta helyett természetesen számla is kiállítható.
Ha a 10 000 Ft befizetése a tábor megkezdése előtt történt, akkor az előlegnek minősülhet. Magánszemély által fizetett, 900 000 Ft alatti előlegről csak akkor kötelező számlát kiállítani, ha azt a befizető kéri. A szolgáltatás teljesítésekor azonban az ügyletet nyugtával vagy számlával mindenképpen bizonylatolni kell.
Gyakorlati szempontból ebben az esetben célszerű valamennyi befizetésről számlát kiállítani, mivel a banki átutalások így egyértelműen összerendelhetők a résztvevőkkel.
Ehhez használható a NAV ingyenes Online Számlázó programja. Fontos különbség, hogy az Online Számla rendszer alapvetően a számlaadatok NAV felé történő beküldésére szolgál, míg a számlák tényleges kiállítása az Online Számlázó programban végezhető el.
A NAV Online Számlázóban kiállított számlák azonban nem kerülnek automatikusan az SAP könyvelésébe. A számlák nettó értékét, az esetleges fizetendő áfát és a vevőkövetelést az SAP-ban is rögzíteni kell. Az SAP-beállításoktól függően ez történhet új vevőnként, egyszeri vevő vagy technikai gyűjtővevő alkalmazásával, illetve megfelelően dokumentált kézi könyveléssel.
A már egyéb bevételként könyvelt banki tételeket rendezni kell, hogy ne történjen kettős árbevétel-elszámolás.
Ennek javasolt menete:
1. a korábbi egyéb bevétel-könyvelés visszavezetése vagy átsorolása;
2. a tábori szolgáltatás árbevételének és az esetleges fizetendő áfának a könyvelése;
3. a banki befizetések vevőköveteléssel vagy technikai elszámolási számlával történő összevezetése;
4. a NAV Online Számlázóban kiállított számlák és az SAP-könyvelés tételes egyeztetése.
Az alkalmazandó áfakulcsot külön meg kell vizsgálni. Attól, hogy a szolgáltatás gyermekek táboroztatására irányul, még nem válik automatikusan adómentessé. Az adómentesség a szolgáltatás pontos tartalmától, a szolgáltató jogállásától és az Áfa tv. oktatási, szociális vagy egyéb mentességi feltételeinek teljesülésétől függ. Ha ilyen különös mentesség nem alkalmazható, egy egységesen nyújtott tábori szolgáltatás főszabály szerint 27 százalékos áfa alá tartozhat. Az összetett szolgáltatás áfáját egységesen, a szolgáltatás meghatározó tartalma alapján kell megállapítani.
Összefoglalva: a bevételeket mindenképpen bizonylatolni és árbevételként elszámolni szükséges. A legegyértelműbb megoldás a számlák NAV Online Számlázóban történő kiállítása, majd ezek kézi vagy technikai vevőn keresztüli SAP-könyvelése. A számlázási rendszer hiánya nem jelenthet akadályt az áfa- és számviteli kötelezettségek teljesítésében.